Thanksgiving ger mig alltid chansen att ta ett steg tillbaka och se på allt jag är tacksam för. Naturligtvis är jag tacksam för min familj, mina vänner, min hälsa och alla de saker som får min värld att gå runt. Men utöver det finns det saker i livet som jag betraktar som "trevligheter" och som gör mitt liv och arbete mycket enklare.
I år är jag särskilt tacksam för resursförfrågningar. Du skrattar, men jag menar allvar. För några år sedan var mitt jobb vansinnigt, och ärligt talat, eländigt. Som PMO Manager övervakade jag hela vårt PMO och måste se till att allting gick smidigt. Projektledarna följde processen till punkt och pricka, men på något sätt levererade vi ändå konsekvent projekt som var försenade. Vi investerade i professionell utbildning i projektledning. Jag gick igenom varje projekt tillsammans med dem och gick igenom varje detalj. Jag tog till och med kontakt med intressenter och sponsorer för att få deras feedback om vad problemet var. Ingenting verkade göra någon skillnad. Det var inte förrän jag stötte på vår CIO i hissen och hon sa nonchalant: "Jag ser fram emot lanseringen av Project Alpha. Jag är säker på att hela teamet har arbetat hårt med det." Hela teamet...... hjulen i mitt huvud började snurra och lösningen på mitt problem kom till mig i ett ögonblick!
Det var inte projektplanen, utbildningen eller sponsorns engagemang som var problemet. Det var sättet vi tilldelade gruppmedlemmar till projekt som var boven i dramat! Vi skulle tillåta projektledarna att tilldela projektet vem de vill, utan att det ens krävs kommunikation eller godkännande från resursförvaltaren. Nu började saker och ting bli begripliga. Detta informella tillvägagångssätt orsakade stora brister, både när det gällde kommunikation och synlighet. Utan funktionschefernas kunskap om var deras medarbetare hade engagerats, engagerade de dem för mycket. Det visade sig att chefen för affärsanalytikern inte visste att projektledarna tog sig rätten att tilldela hans analytiker till deras projekt. BA-chefen erbjöd också sitt team till andra projekt. I slutändan blev hans stackars medarbetare överbokade, och varken PMs eller BA Manager visste om det. Usch!
Vad ska man göra? Det var inte vår kultur att dölja arbete eller resurstid för de anställda. Vi är stolta över att ha en mycket öppen miljö. Efter en snabb sökning på Internet hittade jag svaret: Project Work Authorization. Detta är en formell process där förfrågningar görs för att tillgodose resursbehovet i projekt. Jag bestämde mig för att hoppa in med båda fötterna. Vi ändrade snabbt vår process veckan därpå. Vi ändrade också vår PPM-lösning för att återspegla denna nya processförändring. I framtiden kunde projektledarna välja vilka roller de behövde och hur länge de behövde arbeta. Till exempel kan de ha behövt en BA, en ingenjör och en finansanalytiker för 25%, 50% respektive 10% av sin tid. Det är lätt att göra en uppskattning på hög nivå. Nu skulle begäran gå till varje funktionschef, som kunde se över hela sitt team, se exakt vad de har åtagit sig att göra och tilldela rätt personer som verkligen var tillgängliga. Lysande!
Jag var beredd på motreaktionen, på att bli irriterad över ett extra steg i processen. Till min förvåning var våra premiärministrar tacksamma för denna förändring! Det tog av dem bördan av att behöva bestämma vem som får arbeta med vad och att det kändes som om de alltid valde sina favoriter. Huzzah! Framgång! Inom några veckor stod det klart att alla inblandade var nöjda och hade nytta av förändringen. Till och med gruppmedlemmarna var lättade över att ha en klar uppfattning om vad de skulle arbeta med. Jag kunde inte tro att det kunde vara så enkelt.
Ett år efter förändringen hade vi förfinat processen en del och till och med tillåtit PM:s att begära vissa teammedlemmar som de arbetar bra med. PM:arna var glada, funktionscheferna var upprymda och teammedlemmarna tacksamma. Det bästa var att projekten började komma in i tid, med rätt tilldelade resurser, inga överraskande resurskostnader och färre resursbyten mitt i projektet. Det tog ett år, men var värt det till slut.
Så ja, var tacksam för familj, vänner och god mat. Och om du tycker att du är tacksam för att du begär resurser är du inte ensam.
