När det gäller implementering av tidsuppföljning för resurshantering är många företag oense om hur detaljerad tidsuppföljning ska vara. Vissa anser att det räcker med att följa upp sammanfattningar eller faser, medan andra vill följa upp verksamheten på uppgiftsnivå.
Här är några tips som kan hjälpa dig att lösa detta vanliga dilemma:
- Hantera resultat, inte åtgärder - Använd resultat i stället för uppgifter i dina projektplaner och tidrapporter. Detta ger en känsla av frihet för personer som är närmare åtgärden, samtidigt som resultaten kan kopplas till milstolpar och förutsättningsresultat.
- Hantera resultat, inte timmar - I likhet med ovanstående; i stället för att fokusera på att människor ska redovisa en 40-timmarsvecka, låt dem helt enkelt ange den tid de spenderar mot specifika resultat, oavsett vad det blir. Detta leder till att fokus läggs på att analysera var ansträngningen läggs ner och inte på hur många timmar folk arbetar, vilket kan vara en avmotiverande faktor.
- Överväg daglig tidsuppföljning - Det har bevisats att daglig tidsuppföljning faktiskt är enklare, för att inte tala om mer korrekt. Människor kan bara registrera tiden dagligen och sedan lämna in den veckovis med större noggrannhet.
- Förstå hur tidsregistrering relaterar till dina mål - Tidsregistrering kan berätta vad som spenderats tidigare och ge en grund för framtida uppskattningar, så det har en viss inverkan på senare tilldelningar. Och om tidsregistreringen inkluderar en uppskattning av den återstående tiden (se nästa tips) spelar tidsuppföljningen en ännu viktigare roll när det gäller att förutsäga resurstillgänglighet.
- Institute Contributor Estimates - När en resurs lägger in tid för ett visst resultat eller en viss uppgift bör de alltid se till att revidera den återstående tiden om det behövs. Detta kan i hög grad förbättra precisionen i framtida tilldelningar och därmed resurstillgången.
- Reservera inte hela biblioteket om du bara behöver en bok - Om du tilldelar resurser till olika faser eller projekt kommer det att se ut som om de är bokade för flera månader framåt. Det kommer inte att finnas något realistiskt sätt att se deras tillgänglighet för ett tvåveckorsfönster för arbete (eller att göra ändringar på den nivån). Om du vill kunna fatta beslut på en nivå av veckor måste du fördela resurserna på samma nivå. Samma sak om du vill bedöma planerna i förhållande till de faktiska resultaten på den nivån.
- Få med alla på bussen - För att tidsuppföljningen ska fungera måste alla mellanchefer vara med på tåget, särskilt om det krävs en kulturförändring. Den högsta ledningen måste se till att detta sker, eftersom det krävs samarbete från hela organisationen för att se till att detta genomförs på ett effektivt sätt.
- Förstå orsakerna till tidsregistrering - Om du förstår i vilka situationer tidsregistrering behövs kan du sälja den i hela organisationen. Tidsregistrering är särskilt viktigt i följande scenarier:
- När det finns kontraktsarbete, för att bedöma fakturerade timmar.
- För offentliga kontrakt - det är lagen
- För finansiell arbetsrapportering, särskilt när det finns tillsyn.
- När människor delar upp sin tid på flera olika projekt
- När det är fråga om betald övertid
- När arbete återförs till andra avdelningar.
- När du vill göra en mer exakt prognos för kostnaden vid färdigställande.
- När du vill förbättra din uppskattningskapacitet genom att titta på tidigare trender.
Sammantaget kan dessa 8 tips hjälpa dig att komma förbi det potentiella hindret att registrera tid för bättre resursplanering och uppskattning.
