Av: George Shaheen, försäljningskonsult & Product Evangelist på Innotas
I del 1 av den här serien tog vi en titt på hur vi lägger grunden för framgångsrik resurshantering genom att dokumentera alla våra medarbetare, deras egenskaper, fastställa företagskalendrar och slutligen tid utanför kontoret.
På denna starka grund kommer vi att bygga upp en bild av var vi befinner oss i dag. Men innan vi kan göra det, hur definierar vi den nuvarande arbetsbelastningen? Här är en enkel ekvation för att fokusera våra tankar:
Aktuell arbetsbelastning = (projektarbete) + (operativt arbete)
Låt oss ta en titt på var och en av dessa delar.
Projektarbete
Vi definierar projektarbete som arbete med en specifik start och ett specifikt slut, med ett definierat och specifikt mål. Några exempel är projekt för implementering av applikationer, projekt för förbättring av affärsprocesser eller projekt för uppgradering av arbetsstationer. Vi måste förstå den efterfrågan som dessa projekt ställer på vår verkliga kapacitet/utbud.
För att kunna göra det behöver vi åtminstone följande information för varje pågående och planerat projekt (så att vi kan se efterfrågan i framtiden):
- Projektets titel
- Varje roll som projektet kräver (t.ex. projektledare, affärsanalytiker etc.):För varje roll behöver vi startdatum, slutdatum och antal anställda/FTE eller antal timmar som behövs.
- Varje resurs som uppfyller de definierade rollerna (t.ex. Joe är projektledare, Jane är affärsanalytiker osv.):För varje resurs behöver vi startdatum, slutdatum och antal anställda/FTE eller antal tilldelade timmar.
Innotas har som standard möjlighet att samla in ovanstående data, tillsammans med många andra projektattribut (vi går in på dem i del 3 av den här serien). När du börjar bli bättre på att förstå hur resurserna spenderar tid på projekten kommer Innotas dessutom att tillåta dig att göra konturerna av tilldelningarna så att du kan visa hur olika resurser spenderar mer tid på olika delar av projektet. En affärsanalytiker tillbringar till exempel fler timmar i början av ett projekt än i mitten eller i slutet. Detta ger en ännu mer exakt bild av var resursbegränsningarna finns.
Operativt arbete
Den andra typen av arbete som vi måste fånga upp är operativt arbete. Vi definierar operativt arbete som pågående icke-specifikt arbete. Det vill säga, det finns inget start- eller slutdatum för detta arbete och vi är inte särskilt intresserade av vad exakt vi gör (till exempel reparerar en telefon). Från ett högre perspektiv på resursförvaltning är vi mer intresserade av hur mycket tid vi ägnar åt olika typer av arbete. Vi samlar in detta arbete kategoriskt, och kategorierna är vad som är viktigt för din organisation. Några exempel på detta kan vara tid som ägnas åt helpdeskarbete, ett specifikt program eller infrastrukturarbete.
Vi behöver åtminstone följande information:
- Titel på kategorin (t.ex. SAP, infrastruktur, helpdesk, etc.)
- Varje roll som kategorin kräver (t.ex. nätverksingenjör, junior helpdesktekniker etc.):För varje roll behöver vi antal anställda/FTE eller antal timmar som behövs.
- Varje resurs som uppfyller de definierade rollerna (t.ex. Joe är nätverkstekniker, Jane är helpdesktekniker osv.):För varje resurs behöver vi antal anställda/FTE eller antal tilldelade timmar.
Med Innotas kan du definiera dessa kategorier eller hinkar av arbete, tilldela lämpliga roller och resurser till dem och definiera hur mycket tid de kommer att spendera där. När du börjar bli bättre på detta kan du i Innotas även definiera underkategorier av arbete. Du kanske till exempel vill dela upp den tid som spenderas på SAP i brytnings-/korrigeringsarbete eller förbättringsarbete.
Vad händer nu?
Okej, vi har samlat in alla dessa fantastiska data. Bra. Men det är ganska värdelöst om vi inte kan rapportera om det på ett meningsfullt sätt. Innotas tillhandahåller detaljerade kapacitets- och efterfrågeskärmar som kan visa hur dina resurser för närvarande är fördelade från ett resurs-, roll- och projektperspektiv för vilken tidsperiod som helst, på vilken granularitetsnivå som helst, för vilken uppsättning roller, resurser eller projekt som helst.
Med hjälp av dessa skärmar kan vi se hur vi för närvarande klarar oss i förhållande till vår verkliga kapacitet nu och i framtiden ur resurs-, roll- och projektperspektiv. Vi förstår nu vad det är vi arbetar med i hela organisationen. Dessa rapporter är dock ganska statiska... så hur kan vi leka med data för att se vad som händer om vi avbryter ett projekt? Eller ändra tidslinjen? Eller om det dyker upp ett högre prioriterat projekt som vi måste genomföra? Vad händer om någon går på semester? Vilka projekt påverkas av detta?
För att få svar på dessa frågor får du vänta på del 3 i den här serien där vi talar om optimering, anpassning och effektivitet med några kraftfulla Innotas-funktioner.
I del 3 av den här serien kommer vi att undersöka hur du optimerar och anpassar dina resurser.
Titta på vår webbsändning på begäran "Den smarta strategin för IT-resurshantering."
