I de två första inläggen i den här bloggserien gav vi exempel på hur organisationer använder dynamisk planering och snabb omprioritering för att snabbt kunna ställa om och reagera på störande förändringar och nya möjligheter. Vi beskrev också hur EPMO:er och ekonomichefer bör samarbeta med koncernledningen för att fatta de bästa besluten på både kort och lång sikt:
Del 1: Dynamic Planning and Rapid Reprioritization: Resilience Amid Disruption
Del 2: Dynamic Planning: Refocus, Reprioritize, and Reallocate Rapidly
Vad är nästa nivå av dynamisk planering? Det handlar om att operationalisera de nya planerna för att se till att alla fortsätter att genomföra strategin. Men hur gör man snabba omprioriteringar, flyttar resurser, omfördelar budgetar och omorganiserar team - särskilt när man har anställda som är utspridda över olika tidszoner, kulturer, arbetsmetoder och nu oftast hemmakontor - eller matbord?
PMO:s kan underlätta allt detta på ett smidigt sätt. De kan se till att människor, pengar och teknik fokuseras på rätt arbete för att genomföra strategin. Här är några av de sätt som smarta PMO:er gör detta på.
Att hålla sig till sin strategi mitt i störningar
PMO har en slags Rosetta Stone: Strategiska färdplaner som hjälper dem att kontinuerligt omsätta strategi till leverans på en organisationsövergripande och tvärfunktionell nivå. När planerna ändras bestämmer PMO hur man bäst anpassar eller flyttar resurser, budgetar och resultat (produkter, teknik, tjänster osv.) för att uppnå de strategiska målen.
De kan prioritera och rangordna projekt utifrån hur de överensstämmer med företagets strategier och ekonomi. PMO:er kan sedan skapa handlingsplaner på projekt- och programnivå, vilket är nyckeln till att hålla alla på samma linje och arbeta med strategin hela tiden.
Kloka PMO:er omvärderar och justerar planerna vid behov genom kontinuerlig planering. De har insikt i realtid i variabler som projektets ekonomi, resurser, dagliga ändringar i genomförandet och prestanda, som alla är kopplade till de strategiska planerna och portföljplanerna.
När strategiska planer och prioriteringar revideras och ny information kommer in från hela företaget kan PMO:s snabbt genomföra omprioriteringar, flytta ut eller in projekt eller till och med lägga dem på is. Hela organisationen kan då anpassa sig till varandra.
Säkerställa leverans av arbete
Det är en utmaning i bästa fall att se till att arbetet utförs enligt strategin. Idag, när de flesta team arbetar virtuellt, är det ännu svårare att anpassa sig till strategin och göra omprioriteringar. Distribuerade team är dock inget nytt, och många organisationer lyckas hålla sina team engagerade, motiverade och effektiva på en hög nivå med hjälp av rätt verktyg för visualisering av arbete.
Ett sätt för PMO:er att säkerställa att leveranserna sker i rätt tid, med kvalitet och enligt strategin är genom att stödja alla de olika sätt som team arbetar på idag, t.ex. traditionella projekt, hybrida eller iterativa projekt, Lean, Agile och samarbete. Dessa PMO:er fokuserar på att hjälpa sina team att leverera det mest värdefulla arbetet med hjälp av en metod som är bäst lämpad för teamet, istället för att mikromanagera.
Agila team kan till exempel fritt använda sina egna verktyg, metoder och processer samt prioritera sina uppgifter och sitt arbete. PMO:er följer teamens framsteg och ser till att deras arbete stöder de strategiska målen. När flera team eller team av team har konflikter om resurser, budgetar eller det faktiska arbetet kan PMO lösa dessa konflikter och hålla alla på rätt spår.
För att hålla sig till strategin krävs insyn i status, trender och ömsesidiga beroenden i hela programmet. Grupper behöver delade digitala arbetsytor som gör det möjligt för dem att samarbeta och få saker gjorda. Data från dessa arbetsytor och andra blandade arbetsutföranden och tillämpningar matar kritisk information tillbaka till det centraliserade PPM-verktyget och rullar upp till portföljen. Med dessa data till hands kan PMO:er visualisera, dela och undersöka prestanda för att identifiera problem, hantera KPI:er och justera planer vid behov.
Effektiv förvaltning av resurser
Kunniga PMO:er har insyn i pågående arbete och framtida efterfrågan. Med den här informationen kan de effektivt identifiera personer och team för rätt projekt vid rätt tidpunkt. De kan proaktivt identifiera kapacitetsbegränsningar per roll, plats och andra faktorer, t.ex. minskad individuell kapacitet på grund av hemarbete, tillfällig ledighet eller olyckliga minskningar av personalstyrkan.
När planer och budgetar förändras använder PMO:s omprioritering för att ombalansera, omprioritera och planera om resurskapaciteten i alla projekt och arbeten. Besluten fattas genom att skapa och jämföra scenarier för att utvärdera olika personalalternativ. De kan se hur olika scenarier påverkar olika projektportföljer.
Spårning av planerad och faktisk ekonomi
Omprioritering ger möjlighet att snabbt omfördela budgetar, vilket är viktigt i tider av snabba förändringar. Årliga planer och budgetar begränsar flexibiliteten - förändringar sker snart efter att de har godkänts. Många organisationer övergår till inkrementell finansiering, vilket gör det möjligt att snabbt omfördela medel när prioriteringarna ändras, projekt läggs på is eller avbryts, eller nya tillväxtmöjligheter uppstår.
Det är åtminstone viktigt att hantera kostnaderna i förhållande till budgeten. PMO:er kan tillhandahålla faktiska värden jämfört med planerade värden för portfölj- och projektframsteg, roll- och resursanvändning samt kostnader. Detta gör det möjligt för dem att omorganisera arbetet, främja leveranser i tid och hantera ekonomi.
Visualisering av effekterna av omprioriteringar
Rätt synlighet och rapportering är nyckeln till att genomföra strategin. Kunniga PMO:er har insyn i realtid i prestanda som sträcker sig över strategi, program, projekt och resurser, vilket gör att de snabbt kan fatta nödvändiga beslut och göra justeringar.
Chefer och andra intressenter i hela företaget kan få tillgång till denna information för att fatta beslut och hålla planerna på rätt spår. Med hjälp av synlighet i realtid kan de samarbeta med PMO:s för att besvara frågor som:
- Arbetar vi med rätt projekt för att stödja våra affärsmål?
- Har vi tillräckligt många personer med rätt kompetens för att slutföra arbetet?
- Håller vi oss inom budgeten och får vi den förväntade avkastningen på investeringen?
- Har vi rätt blandning av projekt och produkter för att uppfylla våra strategiska initiativ?
Kloka PMO:er arbetar för att identifiera de viktigaste mätvärdena för intressenterna och skapar sedan rapporter och instrumentpaneler för att visualisera informationen. Cheferna måste snabbt kunna se status och prestanda på hög nivå för KPI:er och mätvärden för att omprioriteringar ska kunna ske när som helst.
Bli förändringsagent
Störande förändringar kan vara svåra för alla. PMO-ledare är väl positionerade för att hjälpa organisationen att snabbt omorientera sig och fokusera på det som ger mest värde när som helst, även i tider av störningar. Det handlar inte bara om att omfördela resurser, utan också om att stärka organisationens konkurrensposition på lång sikt.
Planview är här för att hjälpa dig att klara av denna utmaning med smidighet. Vårt breda spektrum av lösningar för portföljhantering och Work Management hjälper organisationer att påskynda leveransen av strategiska lösningar och ge teamen möjlighet att leverera sitt bästa arbete. För nuvarande PPM Pro-kunder kan du se min sexdelade videoserie med praktiska tips för "Snabbt reagera i tider av förändring."
För mer information om PPM Pro och för att ladda ner en demo, besök https://www.planview.com/products-solutions/products/ppm-pro/.
