Vi är glada att så många av er deltog för att lära er hur man effektivt planerar ett projekt, fördelar arbetet och levererar i tid i vårt live-webinar "Project manager's guide to getting things done". Vi fick många intressanta frågor i chatten, men tyvärr kunde vi inte svara på alla under webinariet. Så här är ett blogginlägg med frågor&A - om du har fler frågor kan du lämna en kommentar nedan!
Om du missade webbseminariet, Se den kostnadsfria inspelade versionen här.
F: Du sa att ett kort möte bör vara 15 minuter?
S: För vissa är det 5 minuter, för andra är det 20. Men planera inte alltid in en hel timme för möten av vana eller för att kalendern föreslår det som standard - om en timme är schemalagd kommer du sannolikt att spendera en timme.
F: Vad menade du med "misslyckas snabbt"?
Svar: Du vet inte om det du planerar är meningsfullt förrän du börjar göra det. Om det inte fungerar har du lagt ner mycket tid på att planera förgäves. Om du misslyckas märker du det snabbt och har inte slösat bort så mycket tid, du kan lätt omgruppera dig och försöka igen.
F: Hur får du intressenterna att inse & resurserna för kostnaderna för produktförändringar?
S: Det bästa sättet att få intressenterna att köpa in sig är att vara öppen och hålla dem delaktiga och medvetna om projektets/produktens begränsningar. Detta gör det lättare att tala om förändringar och deras konsekvenser för resurstilldelning och kostnader.
F: Hur vet jag när jag ska börja med nyckelaktiviteter om jag bara arbetar med en tidsram på 2 dagar? Jag måste ha ett Gantt-diagram över projektets färdplan, eller hur?
S: Jag skulle rekommendera att du kartlägger dina aktiviteter på ett Gantt-diagram för att se till att de planeras i rätt ordning och för att få en bättre överblick över tidsramen. Detta är också en bra visualisering av den nuvarande hypotesen. Det är dock viktigt att du inte förväxlar hypotesen med verkligheten och inser att den kan, måste och bör ändras med den nya information som du får under projektets gång.
F: Hur kan jag påverka chefer som uppfattar arbetet som en ständigt pågående process att se det i en slutproduktstruktur, där arbetsaktiviteterna endast äger rum för att nå slutprodukten (PRINCE2)?
S: Bygg upp en relation genom att anpassa din terminologi eller använda terminologin i par. Så varje gång vi talar om process talar vi också om produkt. Med tiden slutar du att använda den oönskade terminologin och behåller produktterminologin. Ha en nära kommunikation med dessa chefer och få dem involverade i slutprodukten och hur den överensstämmer med affärs- och kundvärdet.
F: Hur lyfter jag upp snabbhet (cykeltid) på företagets agenda?
Svar: Tid är lika med pengar. Ju snabbare vi kan leverera värde, desto snabbare får vi avkastning på investeringen. Om vi fokuserar på att få ut en MVP så snart som möjligt kan vi lära oss snabbare och skapa en mer värdefull produkt.
F: Jag arbetar med att förbättra serviceprocessen från beställning till leverans av produkter. Jag förväntar mig att våra konkurrenter förbättrar sig på detta område, vilket är viktigt för kunden när han eller hon väljer leverantör. Hur kan jag få våra kunder att köpa in det här projektet?
S: Utgå alltid från att dina konkurrenter förbättrar sina processer och ägnar tid åt att försöka leverera mer värde billigare till dina kunder - ALLTID. Hur presenterar du denna process för dina kunder? Jag antar att en förbättring av denna parameter kommer att ge dina kunder en snabbare avkastning på dina produkter och se till att de är nöjdare med slutresultatet. Detta ger verkligen ett mervärde för kunden.
F: Om intressenterna också är nyckelpersoner (ledningen), hur får jag dem att inse att de behöver lägga mer tid på projektet?
S: Berätta för dina intressenter att de måste vara delaktiga om de vill att projektet ska lyckas. Ge en grov vägledning om vad du förväntar dig av dem (15-30 minuter per vecka till exempel) och vad de får ut av det - leverans i tid, kontroll över kostnader, risker och framsteg samt möjlighet att fatta välgrundade beslut om projektet.
F: Eftersom ni mäter framstegen i antal bearbetade kort, är korten då av en viss storlek (timmar)?
S: Du kan lägga till uppskattade timmar eller använda punktskattning. Jag rekommenderar att du gör korten så små som möjligt - bestäm dig för en tidsram inom vilken varje kort måste vara färdigt. Dela upp kort med längre förväntad sluttid. Men i allmänhet behöver det inte vara exakt. Se bara till att korten inte är diametralt olika (ett kort representerar till exempel 90 % av arbetet). Uppskattningar är till sin natur inexakta och att lägga ner för mycket tid på detaljerade uppskattningar är också slöseri med tid.
F: För att specificera lagets hastighet måste alla "kort" ha samma ansträngning... är mitt antagande rätt? Och om så är fallet, är det realistiskt?
S: Se föregående fråga. Mätningen är alltid underordnad den faktiska leveransen, så lägg inte alltför mycket tid på att se till att korten är likvärdiga. Om de är ungefär lika stora och konsekventa över sprintar och lag har du fortfarande ett bra mått på om du förbättrar dig eller inte. Och det är det viktigaste värdet av mätning - att avgöra om vi lär oss och blir bättre.
Q: How should a project manager work with the backlog? Is it set from start or do you reprioritize regularly or only when changes arrive?
S: Min bestämda rekommendation är att omprioritera regelbundet. Du kan behöva göra det ad hoc om du får ny information mellan de planerade omprioriteringarna, men det bör vara undantaget. Om du arbetar med Scrum bör du till exempel göra en omprioritering mellan varje sprintplanering.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
