Som ett av de största offentliga universiteten i Indiana strävar Purdue University efter att visa en orubblig och kompromisslös integritet för att stödja de högsta standarderna för excellens. Project Management Office (PMO) vid Purdue University tar hänsyn till detta i varje beslut som fattas när det leder projekt och stöder de sätt på vilka projekt hanteras inom IT för att stödja universitetets initiativ.
Den här bloggen ger en sammanfattning av den senaste fallstudien och delar med sig av de utmaningar som Purdue University PMO stod inför, deras tillvägagångssätt för förbättring och några av de fördelar som uppnåddes efter att ha förbättrat synligheten av projektdata för att informera verksamheten.
Fallstudien om Purdue University
Founded in 1869, Purdue University is a top public research institution located in West Lafayette, Indiana, with
nearly 17,000 faculty and staff supporting approximately 41,000 graduate, undergraduate, and professional students. The university’s project management office (PMO) was created in 2015 to bring structure and organization to IT project management.
Utmaningar: Få synlighet för exakta data för att informera affärsbeslut
PMO vid Purdue University stöder regelbundet mellan 400 och 500 projekt vid varje given tidpunkt. Verktygen som användes för att hantera dessa projekt varierade kraftigt och var inte integrerade, vilket innebar att det inte fanns någon verklig insyn i projektets status, kostnader, datum eller resurskapacitet. Utan tillförlitlig rapportering hade företagsledarna inte mycket att arbeta med när det gällde att fatta och bekräfta viktiga affärsbeslut.
Man prioriterade att hitta en lösning som skulle förbättra datakvaliteten, säkerställa konsistens och tvinga fram efterlevnad av specifika styrningsprinciper. Slutmålet var att ge beslutsfattare, ledare och projektintressenter tillförlitliga och aktuella data via regelbunden och konsekvent statusrapportering.
Lösning: Planview PPM Pro för att koppla ihop olika datapunkter till en enda sanningskälla
Planview PPM Pro® fungerar som Purdues enda registerkälla och tillhandahåller projektdata som intressenterna behöver för att övervaka projekten och få insikter, vilket hjälper dem att förstå och bättre prioritera det arbete som kommer att driva universitetets mål och initiativ. Beroende på användaren kan rapporterna anpassas för att visa exakt det som varje användare bryr sig mest om, vilket gör att man slipper generera irrelevanta rapporter som ingen använder. "Planview PPM Pro fyller gapet mellan de utspridda uppgifterna och de personer som behöver dem", säger Michelle Bates, chef för PMO på Purdue. "Lösningen gör det möjligt för oss att generera rapporter på hög nivå till granulär nivå som är specifika för användaren, så att de personer som behöver uppgifterna får dem utan att behöva leta efter dem.
Rapporterna och instrumentpanelerna ger Purdue beslutsfattande data och information som ökar datakvaliteten och ger detaljer som kan fyllas i, t.ex. projektstatusrapporterna som innehåller viktig information om viktiga projekt, t.ex. milstolpar, timmar och kostnader, samt alla problem och risker som är kopplade till varje projekt.
Med Planview PPM Pro kan PMO också spåra tid för att stödja efterlevnad, resurshantering och få en omfattande överblick över kostnader för underhåll, oplanerade och strategiska projekt. "Om vi som PMO vill vara effektiva och ändamålsenliga måste vi spåra vår tid baserat på våra IT-utgifter", säger Bates.
Lösningen har varit en värdefull tillgång för PMO vid Purdue University och har under många år stöttat deras ansträngningar att ständigt förbättra sin beslutsprocess. De granskar nu historiska data i systemet för att förutse vad som kan hända i år och de kommande åren. Data i Planview PPM Pro beräknas också för att fastställa när de tror att ett projekt kommer att slutföras baserat på dess nuvarande takt. Den här typen av prediktiva analyser ger Bates och hennes team ett annat sätt att presentera data, så att ledningen får information som ger upphov till samtal.
När det gäller införandet säger Bates att PPM Pro var ett enkelt val. "Folk vet att dessa data används för att fatta beslut i organisationen, så de vill att data ska vara korrekta i deras projekt", säger hon. Det var en stor seger för oss på alla sätt och vis."
Resultat: Riktade rapporter som svarar på rätt frågor
Sedan Planview PPM Pro infördes har Purdue University:
- En konsoliderad vy av data i hela IT-organisationen
- Multiple reports and dashboards with customizable levels of detail
- Mycket relevanta rapporter som enkelt kan delas med användare och icke-användare av Planview PPM Pro.
- Databaserade insikter som intressenterna kan lita på för att fatta beslut.
Planview PPM Pro antogs snabbt av Purdue som den enda källan för projekt, vilket ger företagsledare exakta och relevanta data för att informera beslut och ständigt förbättra effektiviteten. Här är en länk till den fullständiga fallstudien i PDF-format.
