När man reducerar projektledning till det väsentliga har alla projektledare samma grundläggande mål: att få saker och ting gjorda med de resurser de har till sitt förfogande. Oavsett om du är en accidental projektledare som har till uppgift att övervaka olika verksamheter eller en professionell projektledare som ansvarar för flera team över hela världen, är det ditt jobb att se till att uppgifterna slutförs i tid.
Varje projekt är annorlunda, och de strategier som fungerar för den tillfälliga projektledaren i ett litet företag är kanske inte lika användbara för projektledare som arbetar för globala företag. Varje projekt har sina egna unika utmaningar som bygger på:
- Projektets storlek
- Antalet deltagande lag.
- Typ av industri
En viktig utmaning som de flesta projektledare möter i alla branscher är dock optimerat samarbete. Med andra ord har grupperna svårt att samordna och arbeta tillsammans för att slutföra uppgifterna.
En del av detta kan tillskrivas det sätt på vilket projektledning och teamarbete har förändrats under åren. Eftersom distansarbete blir allt vanligare måste både stora och små team ofta arbeta med medlemmar från olika platser och ofta i olika tidszoner. Därför måste cheferna delegera och övervaka uppgifterna med största möjliga effektivitet för att garantera projektets framgång. Detta kan endast uppnås genom effektivt samarbete och god projektplanering.
Projektplanering: Hur man förbereder ett projekt för framgång
Först och främst måste varje projekt ha ett klart och tydligt slutmål.
En av huvudorsakerna till att projekt blir ineffektiva är bristande styrning. Projekt utan inriktning uppstår ofta på grund av oklara projektmål. Därför bör projektledare noga överväga vad de vill uppnå och hur de planerar att uppnå det när de planerar projekt. Det kan de göra genom att svara på följande frågor:
- Hur kan jag skapa en långsiktig väg som hjälper oss att nå våra mål?
- Hur kan jag inkludera mina medarbetare i planeringsprocessen?
- Vilka är de viktigaste faktorerna som främjar och hindrar projektens effektivitet?
Av detta framgår det tydligt att projektets framgång beror på tre huvudkomponenter: strategi, lagarbete och produktivitet. Här är hur du kan optimera din projektplanering på ett sätt som förbättrar din strategi, förbättrar samarbetet och ökar teamets effektivitet.
Utveckla en strategisk plan som garanterar framgång
En handlingsplan hjälper dig och dina medarbetare att arbeta effektivt. Med en solid strategi på plats är det dessutom mer sannolikt att dina anställda och intressenter stöder dina beslut och önskemål under hela projektet.
Vilken typ av strategi du använder beror till stor del på din ledarstil och på projektets behov och kriterier. Vissa projekt fungerar bra med vattenfallsmetoden, där uppgifterna utförs linjärt, vilket innebär att teamet måste slutföra en uppgift innan de går vidare till nästa. Men i mer snabba miljöer har den agila metoden blivit normen, eftersom den möjliggör snabba leveranser.
I slutändan finns det inget rätt eller fel sätt att hantera ett projekt. Även om vattenfallsmetoden har kommit ur modet under de senaste åren har den sina fördelar.
- Strategisk planering är lättare eftersom kunder och intressenter är överens om vad resultatet av projektet kommer att bli innan det första spadtaget tas.
- Det är lätt att mäta projektets framskridande eftersom hela omfattningen har fastställts i förväg.
- Det finns en mindre felmarginal eftersom teammedlemmarna samarbetar om hela projektet på en gång, snarare än om enskilda delar.
Å andra sidan är Agile utmärkt för tidskänsliga projekt. Dessutom är agila projekt mer flexibla, vilket innebär att omfattningen kan ändras när som helst under projektets gång utan att det påverkar uppgiftens framsteg och effektivitet.
När du har en allmän uppfattning om hur du vill gå till väga för ditt projekt är det dags att utarbeta en strategi genom att skapa en projektplan. Projektplanen är i huvudsak ramen för din projektstrategi och är ett dokument som listar alla händelser som måste äga rum för att du ska kunna uppfylla alla dina mål. Det är också här du fastställer dina tidsfrister och milstolpar samt de resurser som behövs för att slutföra projektet.
Med andra ord är projektplanen en sammanfattning av allt du behöver för att genomföra projektet. Några av de viktigaste delarna är:
- En detaljerad förteckning över alla uppgifter och aktiviteter som ska utföras för att garantera ett framgångsrikt slutförande av projektet, inklusive en uppskattad summa timmar och resurser som behövs för att slutföra alla uppgifter inom projektet.
- Kommunikationsinstruktioner som anger vilka personer som ska informeras om projektets utveckling och hur de ska kontaktas.
- En förteckning över förväntade risker och lösningar på de problem som kan uppstå.
Genom att inkludera dessa komponenter i din projektplan får du och dina medarbetare en bättre uppfattning om vem som är involverad i vilka uppgifter, samt vilka förfaranden som måste följas för att uppfylla milstolparna och framgångsrikt slutföra dina projekt.
Maximera projektsamarbetet
Som projektledare förväntas du känna till dina gruppmedlemmars styrkor och svagheter. På så sätt kan du ge dem uppgifter som faller inom deras kompetensområden. Därför är det rekommenderat att inkludera dina team i projektets planeringsfas. Det är trots allt de som har den praktiska kunskap och erfarenhet som behövs för att utföra uppgifterna.
Lyckligtvis behöver du inte uppfinna hjulet på nytt för att samarbeta med ditt team. Håll helt enkelt planeringsmöten där ni diskuterar era mål och målsättningar och delegera sedan uppgifter till lämpliga gruppmedlemmar.
Byta till en digital lösning för projekthantering
Tack vare framsteg inom projektledningstekniken har det aldrig varit lättare att planera och starta stora projekt. Istället för att ständigt kommunicera med teammedlemmarna via e-post, digitala ledningsverktyg som Kanban- och Gantt-tabeller gör det lättare att tilldela uppgifter och följa utvecklingen, särskilt i projekt där teamen är utspridda på olika platser.
Dessutom gör verktygen det möjligt för gruppmedlemmar och projektledare att ge uppdateringar i realtid. Detta innebär att projektledare kan anpassa sig och hjälpa till att lösa problem snabbare, vilket förhindrar att oväntade bakslag påverkar projektets tidsplan.
Det finns ingen perfekt planering av ett projekt. I de flesta fall kommer det att finnas utmaningar på vägen. Men om du skapar en solid projektplan som beskriver dina resurser, mål och förväntningar är det lättare att övervinna dessa problem - särskilt när du arbetar med ett team som samarbetar effektivt. Och när du kombinerar det med en programvara för projekthantering kommer en konsekvent och hanterbar projektplan att minska ineffektiviteten och öka insynen i ditt projekt, oavsett storlek.
