Projektledning är en ofullständig vetenskap. Oavsett hur erfaren du är i att övervaka eller hur bra din programvara för projekthantering än är, är det oundvikligt att vissa initiativ överskrider budgeten, tar längre tid än beräknat och skapar en flaskhals och komplikationer som stör andra aktiviteter inom IT och i hela organisationen.
Tips för att korrigera kursen i projektledningen
Inget projekt är det andra likt: Trots likheterna finns det alltid personal, resurser, mål och andra variabler som ger projektledningen nya aspekter, vilket gör det opraktiskt att närma sig varje projekt med samma förväntningar på ledningen.
Men trots dessa unika egenskaper faller de problem som stör projekt ofta in i någon av de få kategorierna. Att identifiera dessa mönster är ett sätt för projektledare att ta itu med projektkomplikationer och få arbetsflöden och tidslinjer tillbaka på rätt spår. Samtidigt behöver projektledarna rätt blandning av färdigheter och resurser för att kunna anpassa projektledningsstrategier i farten när både projektets karaktär och önskemål från den högre ledningen kräver korrigeringar av deras tidigare tillvägagångssätt.
Letar du efter sätt att hålla projekten igång på ett smidigt sätt, även när saker och ting går åt skogen? Här är sex tips för projektledning som hjälper dig att hålla dig på rätt spår.
1. Justera prioriteringarna för vissa uppgifter när projektets dynamik förändras.
Om ett projekt avviker för mycket från kursen eller om projektets karaktär förändras jämfört med när arbetsflödena och tidslinjerna ursprungligen skapades, måste en bra projektledare känna igen dessa förändringar och göra justeringar i hur projektet hanteras. Nya utvecklingar i processen kan kräva att vissa uppgifter prioriteras högre för att underlätta effektivare arbetsflöden för andra grupper och uppgifter.
I vissa fall kan förseningar och ändringsförfrågningar förlänga tidslinjen för vissa projekt på ett sätt som gör det omöjligt att få ett projekt tillbaka till den ursprungliga tidslinjen. När det händer är det bästa en projektledare kan göra att justera allas förväntningar och sätta upp nya, realistiska mål.
Deadlines kan förbättra ansvarsskyldigheten och hålla projekten i tid, men om dina team ständigt missar deadlines kan du inte använda den här strukturen för att organisera och motivera till att slutföra uppgifter. Även om det kan vara tråkigt att göra dessa justeringar i ett antal olika uppgifter och team kan en programvarulösning för projektledning minska den tid som krävs för att göra dessa ändringar.
2. Kommunicera med gruppmedlemmarna för att hålla dem motiverade och målinriktade.
Effektiv projektledning beror till stor del på din förmåga att hålla projektgruppens medlemmar motiverade och fokuserade på de aktuella uppgifterna och målen. Även när frustrationen bubblar upp bland missade tidsfrister och andra komplikationer, kommer det inte att leda till produktiva resultat om du låter det gå ut över ditt team.
När problem uppstår är det ännu viktigare att se till att kommunikationslinjerna är öppna. Kommunicera med dina medarbetare för att se till att de är medvetna om konsekvenserna av missade deadlines och budgetöverskridanden, och håll ett uppmuntrande och stödjande budskap för att hålla dem motiverade i sitt arbete.
Uppmuntra dem att tala öppet om de problem som de står inför - genom att vara öppen för denna feedback kan du samla in värdefull information om projektgruppens prestationer som inte nödvändigtvis kommer att synas i en instrumentpanel för projekthantering.
3. Se till att ledningen förstår konsekvenserna av förändringsförfrågningar.
Det är inte ovanligt att ytterligare förfrågningar görs medan ett projekt pågår. Dessa förfrågningar kan ändra tidslinjen för deluppdrag inom det större projektet, vilket påverkar den övergripande tidslinjen för projektet. Ändringar i tidsplanen kan få budgetkonsekvenser som projektledarna också måste ta hänsyn till.
Som projektledare är det viktigt att tillgodose dessa önskemål när det är möjligt. Men du måste också tydligt kommunicera vilken inverkan dessa ändringsförfrågningar kommer att ha på projektet. Ledningen måste förstå att ändringar i ett pågående projekt kommer att innebära en ny kostnad i någon form, så de måste vara beredda på konsekvenserna av dessa beslut.
Se till att företagets beslutsfattare förstår konsekvenserna av sådana förfrågningar innan du ändrar arbetsflödena i ditt team.
4. Dela upp stora uppgifter i mindre uppgifter.
Komplexiteten i vissa projekt kan göra det svårt att organisera och slutföra uppgifter - särskilt när du är projektledare med ansvar för att hantera resurserna på ett så effektivt sätt som möjligt. Om problem uppstår kan komplexiteten i dessa projekt förvärras, vilket ökar förvirringen för både projektledare och deras respektive team.
Det är en enkel rekommendation, men den är ändå värdefull: Om du har svårt att hantera uppgifter inom ett större projekt kan du kanske få en inblick genom att dela upp uppgifterna ännu mer. Det är möjligt att komplexa uppgifter hindrar dig från att bedöma teamets behov, och du kanske inte helt förstår kraven för dessa uppgifter.
En projektledningslösning kan göra detta enkelt, eftersom den gör det möjligt att hantera uppgifter på en detaljerad nivå och snabbt utvärdera resursbehov, tidskrav och andra överväganden som gör ett redan svårt projekt onödigt komplicerat.
5. Övervaka enskilda personer och grupper framsteg, och vara beredd att erbjuda stöd.
Fördelen med att övervaka framstegen med vissa uppgifter är att du kan vara redo att erbjuda extra stöd när det behövs. Planerna för ett visst projekt utvecklas sällan exakt så som de är utformade, särskilt när nya utmaningar och önskemål kommer in i processen.
Större synlighet kan göra dig till en effektivare ledare. Det handlar inte om att kika över axlarna på dina anställda, utan du bör övervaka framstegen som ett sätt att fördela resurser, mänskligt stöd och dina egna ledningsinsikter för att möjliggöra bättre och snabbare prestationer.
En viss uppgift inom ett större projekt kan bli för tråkig eller för tidskrävande för de nuvarande projektgrupperna att hantera manuellt. Om dessa komplikationer till exempel rör manuell datainmatning kan du överväga ett par alternativ: antingen öka antalet medarbetare som arbetar med manuell inmatning eller integrera en automatiseringslösning, till en extra kostnad, för att påskynda datahanteringen och frigöra medarbetare som kan fokusera på andra projekt.
Dessa beslut erbjuder sällan ett perfekt alternativ, men det är här som expertisen inom projektledning kommer in i bilden. Håll ett öga på projekten när de fortskrider och var beredd att engagera dig när utmaningar uppstår.
6. Fira små framgångar på vägen mot större framgångar.
Du kan använda den bästa programvaran för projekthantering och få all erfarenhet i världen när du hanterar stora projekt. Men i slutändan handlar projektledning om att motivera ett team att göra sitt bästa. Det är viktigt att upprätthålla en hög arbetsmoral, särskilt när projekten börjar få problem.
Dåligt ledarskap kan förvärra dessa problem genom att sänka de anställdas moral, öka frustrationen och göra projektdeltagandet till en otacksam uppgift. Att använda små milstolpar för att stanna upp och fira framgångar förbättrar inte bara humöret i teamet och hjälper dig att visa din uppskattning, utan kan också ge väsentliga skillnader i projektets framgång.
När du kan hålla de anställda motiverade och uppmuntra dem att göra sitt bästa, leder det till högre kvalitet och snabbare slutförande av projekt samtidigt som företagets kostnader minimeras. Ta en stund för att stanna upp och lukta på rosorna då och då - det hjälper teamet att inse vilka framsteg de gör, vilket är en egen form av uppmuntran.
Få ditt projekt tillbaka på rätt spår igen
Alla projektledare vill övervaka ambitiösa, värdefulla projekt och processer som klarar av att hålla tidsfrister och budgetar. I stor utsträckning är det så här projektledare utvärderas i många organisationer, så de är under ständig press att se till att team och uppgifter håller sig på rätt spår och är inriktade på större projektmål.
Men problem är inneboende i projektledning. Rätt programvara hjälper och stöd från ledningen gör alltid skillnad, men det handlar också om att har rätt inställning och tar till sig dessa problemlösningsutmaningar.
Oavsett vilka komplikationer som uppstår under ett projekt finns det alltid möjligheter att få projektet tillbaka på rätt spår och få ut det mesta av det du står inför.
