Vad är ett projektledningssystem?
Termen "project management system" används ofta för att beskriva två viktiga delar av det övergripande projektledningspusslet. Den första delen är i huvudsak en strategi för att få arbetet gjort. Den andra delen avser olika verktyg och tekniker som hjälper till att driva detta tillvägagångssätt. I den här artikeln kommer vi att utforska de båda aspekterna som tillsammans skapar en solid och grundläggande definition av projektledningssystemet.
Projektledningssystem som en metod
När det gäller tillvägagångssättet för att få arbetet utfört, hänvisar ett projektledningssystem till integrationen av sju integrerade delsystem som skapar och stöder projektledning i hela organisationen. Dessa delsystem omfattar: projektgruppens struktur, projektplanering, projektkontroll, projektrapportering, metoder och tekniker, arbetstagarnas engagemang samt verktyg och teknik. Var och en av dessa respektive delsystem beskrivs kortfattat nedan.
Projektgruppens struktur Delsystem
Delsystemet Projektgruppsstruktur reglerar hur projektgrupperna organiseras i hierarkier. Generellt sett finns det fyra typer av strukturer:
- Funktionell, där projekten startas och genomförs av divisionschefer som fortsätter att utföra sina respektive funktionella roller.
- Projektorienterad, där projektledare uteslutande fokuserar på projekt (vanligtvis ett stort projekt eller flera mindre projekt).
- Matrix, som är en balans mellan funktionell och projektorienterad. De flesta organisationer använder sig av denna struktur.
- Komposit, som stöder både en distinkt funktionell struktur och en distinkt projektorienterad struktur, och båda strukturerna rapporterar till en central chef. Denna struktur är inte vanlig, men kan förekomma i vissa organisationer som har både ett nationellt och regionalt inflytande (t.ex. statliga myndigheter).
Delsystemet Projektplanering
Delsystemet Projektplanering styr alla aspekter av projektplanering i hela portföljen. Detta inkluderar projektval, identifiering av affärsmål, resursfördelning och utveckling av strategier för hur affärsmålen ska uppnås.
Delsystemet Projektstyrning
Delsystemet Projektstyrning reglerar alla processer, protokoll och förfaranden som är nödvändiga för att styra projekt i varje skede av livscykeln. Den fokuserar också på att fastställa resultatstandarder som ska användas för att övervaka och mäta tidsplaner, budgetar och produktivitet.
Delsystem för projektrapportering
Delsystemet för projektrapportering styr alla informella kanaler (t.ex. samtal och chattar) och formella kanaler (t.ex. möten och konferenser) som rör hur projektgrupper samlar in information löpande och använder den för att genomföra och kontrollera projekt.
Delsystemet Metoder och tekniker för projekt
Delsystemet Projektmetoder och tekniker reglerar de olika metoder som används för att förvalta projekt. Exempel på detta är: CPM-metoden (Critical Path Method), CCPM (Critical Chain Project Management), PERT (Program Evaluation and Review Technique), vattenfall, agil, Scrum, integrerad projektledning (IPM), PRiSM (Projects integration Sustainable Methods), PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) och flera andra.
Delsystemet "Arbetstagarengagemang".
Delsystemet "Medarbetarengagemang" reglerar de olika taktikerna, strategierna, programmen och metoderna för att främja engagemang och arbetsmoral hos hela arbetsstyrkan. Forskning har visat att företag med hög grad av engagemang bland sina anställda rapporterar 22% högre produktivitet jämfört med företag med låg grad av engagemang bland sina anställda.
Delsystemet Verktyg och teknik för projekt
Delsystemet Projektverktyg och projektteknik reglerar de lösningar som används för att inleda, planera, genomföra, övervaka och avsluta projekt, och driver i huvudsak alla andra delsystem som diskuteras ovan. De flesta organisationer (och praktiskt taget alla större företag) upprättar och förvaltar detta delsystem med hjälp av programvara för projektledning online, vilket för oss till den andra pusselbiten.
Projektledningssystem som en mjukvarulösning
I samband med en mjukvarulösning skapar ett projektledningssystem en centraliserad enda sanningskälla som integrerar projektinformation i hela företaget. I slutändan är det bästa projektledningssystemet molnbaserat, maximerar produktiviteten, ökar synligheten och driver anpassningsförmågan.
Maximera produktiviteten
Att maximera produktiviteten innebär att avsevärt och hållbart minska kostnaderna, samtidigt som teamet kan få varje sekund av arbetet att räknas genom att:
- Automatiserar tråkiga och repetitiva uppgifter och stöder flera olika arbetspreferenser och stilar.
- Anslut tidigare team för att anpassa kommunikationen och främja samarbete.
- Att hålla kunder, partners, leverantörer, säljare och andra externa intressenter "informerade".
- Utvärdering av projektets framgång genom att följa upp relevanta mätvärden och nyckelindikatorer.
Ökad synlighet
Ökad synlighet innebär att skapa enkel insyn för att möjliggöra snabba och korrekta beslut genom att:
- Centralisera tillgången till data i realtid för alla resurser och arbetsflöden, och för alla typer av arbete och metoder.
- Ge teamet tillgång till all uppdaterad information som de behöver i realtid.
- Stödja företagens hälsa.
- Stödja beredskapsplanering.
- Att beslutsfattare (t.ex. PMO) kan se helheten, så att de kan fördela och optimera resurserna.
Anpassningsförmåga vid körning
Att driva anpassningsförmåga innebär att ha förmågan att ändra sig vid förändrade omständigheter eller möjligheter, för att:
- Maximera intäktsmöjligheterna.
- Identifiera nya marknadstrender.
- Anpassa/omfördela arbetet baserat på förändrade affärsmål och prioriteringar.
- Effektivt implementera nya processer och arbetsflöden.
- Att kontinuerligt leverera värde för att möta nya marknadsbehov.
Andra viktiga funktioner för projektledningssystem online
Dessutom bör ett effektivt molnprojektledningssystem ha olika funktioner som stöder:
- Beredskap utan krav på att vara redo att använda en lösning
- Snabb och enkel introduktion
- Flexibel anpassning på alla nivåer
- Robust informationssäkerhet (både dataöverföring och data i vila).
- Lätt att använda
De bör också erbjuda omfattande leverantörsstöd, inklusive användarutbildning, lärresurser på begäran och ytterligare professionella tjänster för att påskynda tid till nytta och maximera avkastningen.
The Final Word
Det är viktigt att upprepa att även om vi har tittat på två aspekter av ett projektledningssystem - en uppsättning delsystem och programvara för projektledning online - är de inte separata enheter. De är integrerade och påverkar varandra.
Därför är det extremt viktigt för organisationer att välja en programvara för projekthantering i företagsklass som uppfyller alla deras nuvarande behov, och som också har kapacitet att anpassa sig till deras verksamhet i framtiden. Detta kommer att säkerställa att projektledningssystemet som helhet (som består av båda pusselbitarna) kommer att hjälpa projekten att nå mållinjen i tid, inom budget och efter att ha uppnått alla nödvändiga affärsmål. Och det är faktiskt vad bra projektledning handlar om!
