Om man frågar projektledare vad som är det värsta med deras jobb skulle många av dem säga att rapporteringen är den mest tidskrävande och minst givande delen av dagen. Oavsett om de samlar in lägesrapporter från teammedlemmarna eller förbereder statusrapporter för kunder eller ledningen, ägnar projektledare oräkneliga timmar åt att se till att alla intressenter i projektet får de rapporter de behöver. Föråldrade projektledningsverktyg och besvärliga rapporteringssystem kan göra processen mycket frustrerande. Trots att rapporteringen är tråkig förstår de flesta projektledare att den är kritisk betydelse för ett projekts framgång.
Lyckligtvis kan dagens sofistikerade projektledningslösningar ta bort smärtan från rapporteringsprocessen och göra det möjligt för projektledare att tillhandahålla information av hög kvalitet samtidigt som de får tid över för att ta itu med de dussintals andra uppgifter som de ställs inför varje dag. Här är en kort översikt över hur PM:s kan använda företagsrapporteringsverktyg för att lösa rapporteringsproblemet.
Rapportera i realtid
Projekt på företagsnivå, med resurser som arbetar dygnet runt på flera kontinenter, utvecklas så snabbt att en rapport om gårdagens data kan vara lika irrelevant som en rapport för en månad sedan. Med molnbaserad programvara för projekthantering som Planview AdaptiveWork kan projektledare se och rapportera om projektbudgetar, uppgifter och andra viktiga element i realtid, vilket gör det möjligt att snabbt reagera på kritiska händelser.
Anpassa dina rapporter
Oavsett hur väl utformad en färdig rapport än är, ber kunder eller chefer ofta om att få se information i ett annat format eller att få se data jämfört med en annan uppsättning baslinjer. Med en bra projektledningslösning är det lätt att skräddarsy rapporter för en specifik målgrupp, vilket gör statusmöten snabbare och mer produktiva.
Spåra projekt på resande fot
Många branscher reser ofta, och även de mest erfarna affärsresenärerna kan ha svårt att hålla sig uppdaterade när de pendlar mellan flygplatser, konferensrum och hotell. Projektledare och andra intressenter kan använda Planview AdaptiveWorks mobilapp för att visa projektdata som nya förfrågningar, problem och avslutade arbetsuppgifter, allt från en mobil enhet.
Länka rapporter och projektdokumentation
När en rapport indikerar ett behov av åtgärder kan Planview AdaptiveWork effektivisera arbetsflödet genom att inkludera länkar till projektdokument som Gantt-diagram eller projektplaner direkt i rapporten. Du kan också använda det valfria Excel-tilläggsrapportens verktyg för att extrahera obearbetade Planview AdaptiveWork-data och generera komplexa rapporter baserade på förbättrade frågor.
Projektledaren eller teammedlemmarna kan sedan navigera till de relevanta dokumenten, göra ändringar vid behov och se vad andra intressenter har gjort i realtid. Planview AdaptiveWork-kunder kan också inkludera rapportdata i sina KPI:er för att underlätta mer exakta bedömningar av organisationens projekt och övergripande projektportfölj.
Om du vill veta mer om hur du kan effektivisera din rapporteringsprocess och förbättra projektresultatet kan du utforska Planview AdaptiveWorks branschledande lösningar för projekthantering för företag.
