Den digitala omvandlingen kräver att organisationer rör sig snabbare och anpassar sig snabbare till förändrade marknads- och kundkrav. Det finns dock organisatoriska silos som bromsar tempot, vilket försvårar ett effektivt projektsamarbete och hindrar företaget från att förbli flexibelt och lyhört.
Organisatoriska silos uppstår när anställda eller hela avdelningar inte vill eller har möjlighet att dela information eller kunskap med andra inom samma företag. Kanske är ledningen mer bekväm med att tilldela vissa projekt till en smal uppsättning ämnesexperter i stället för att samarbeta över hela företaget. Men denna inställning kan innebära flera utmaningar, till exempel:
- Det minskar den operativa effektiviteten.
- Det stoppar flödet av viktig information.
- Det ger ofta upphov till osund konkurrens.
- Det sänker moralen och kan leda till att de anställda blir missnöjda med sina jobb.
Decreased efficiency is costly, but so is employee disengagement: According to a recent Gallup poll, 67% of employees are experiencing varying levels of disengagement, costing the U.S. economy up to $600 billion a year in lost productivity.
Vilka är då de bästa sätten att undanröja hinder som oengagemang, missförstånd och bristande transparens? Hur kan team arbeta bättre tillsammans för att snabbare få en produkt eller tjänst på marknaden? Här är fem tips för att avveckla silos och skapa en miljö som uppmuntrar effektivt och ändamålsenligt projektsamarbete.
- Skapa tvärfunktionella team. Om du kör vidare med din avdelnings strategier och mål utan att ta hänsyn till andra avdelningar vars medverkan är avgörande kan projektet fördröjas eller till och med spåra ur. Istället bör du ta itu med projektet genom att sätta ihop tvärfunktionella team med relevanta intressenter. Ett tvärfunktionellt team består av personer med olika färdigheter och expertis från olika avdelningar och nivåer som samlas för att uppnå ett gemensamt mål.
Tänk till exempel på ett projekt för att stärka ett sjukhus' cybersäkerhetsprotokoll. På många sjukhus faller detta ansvar på den ansvarige för efterlevnad och IT-chefen, eftersom det är de som har expertisen för att stärka datasäkerheten, hantera sekretessrutiner och hålla hackare på avstånd. Men ofta arbetar dessa två i silos, vilket kan göra deras insatser osammanhängande och ineffektiva mot organiserade, ihållande cyberattacker. Ett tvärfunktionellt team bestående av både efterlevnads- och IT-experter kan samla sina kunskaper och utveckla en ny cybersäkerhetsplan tillsammans mycket snabbare än om de gör det på egen hand.
- Skapa bättre kommunikationskanaler. I studien Slack Future of Work Study, som genomfördes av Kelton Global bland mer än 1,400 kunskapsarbetare i USA, konstaterades att nästan en av fyra arbetstagare (24 %) säger att de är missnöjda med kommunikationen på jobbet, inklusive hur information delas. De som svarade på enkäten sa att kommunikationen kunde förbättras med bättre kommunikationsverktyg och mer samarbete. Uppgifterna tyder också på att äldre kommunikationsverktyg som e-post inte är tillräckligt tillfredsställande för att tillgodose moderna kommunikationsbehov - en uppfattning som delas av både baby boomers och millennials.
- Konsolidera verktygen och minimera komplexiteten. Lösningen på föråldrade kommunikationssätt är inte att kasta alla nya verktyg på ett projekt och hoppas att något fastnar. När du arbetar med tvärfunktionella team, särskilt när de är geografiskt spridda, är det viktigt att minska komplikationerna så långt det är möjligt. Ett sätt att minska kaoset och öka effektiviteten? Överväg att byta ut dina många olika verktyg mot en lösning för samarbete som är inriktad på arbetshantering och effektiviserade teamworkprocesser.
- Enable a more open and transparent culture. The Slack Future of Work Study found that 80% of workers want to know more about how decisions are made in their organization, and 87% want their company to be transparent. The study for Slack shows “today’s workers prefer employers who view them as trusted employers.” And for their part, smart employers “support transparency because it helps people move quickly and feel engaged; to operate in alignment, and have the autonomy to make decisions.”
När det gäller insyn i ett arbetsprojekt kan du överväga att använda ett visuellt projektledningsverktyg som gör det möjligt för alla gruppmedlemmar att enkelt se arbetet före, under och efter att det dyker upp i ett arbetsflöde. När teammedlemmarna kan visualisera projektet i etapper kan de bättre prioritera och samordna uppgifter, vilket ökar den totala produktiviteten.
- Maximera interaktion och samarbete. I en artikel på för Inc. rekommenderar ledarskapskonsulten Brad Gleeson att man främjar bättre interaktion mellan avdelningarna med praktiska idéer som att "minska onödigt långa och frekventa möten, bygga ut tillgängliga och små mötesrum, införa ett utbildningssystem för alla avdelningar och uppmuntra konstruktiv återkoppling från externa avdelningar".
Arkitektur med öppna utrymmen kan också bidra till att öka återkopplingen mellan avdelningarna. "De schweiziska kontoren för Novartis AG i Basel har till exempel utformats för samarbete med gemensamma arbetsytor, soffor, mjuk belysning och cappuccinomaskiner för att uppmuntra människor att prata, dela idéer och bygga relationer", skriver Adrienne Fox i en artikel på för Society for Human Resource Management. Även något enkelt som att ge de anställda bärbara datorer och installera trådlöst nätverk i öppna utrymmen uppmuntrar teammedlemmarna att komma ut från sina kontor, interagera med varandra och minska hindren för ett framgångsrikt projektsamarbete.
Fördelar med att bryta upp silos
Det kan vara svårt att införa ett tankesätt för att bryta silos till en början, men forskning visar att tvärfunktionella team som uppvisar större öppenhet och använder rationella verktyg för projektsamarbete kan ge konkreta och långvariga fördelar för organisationen.
Även om vertikala relationer - de personer som du har hand om och de personer som har hand om dig - ofta prioriteras i en organisation, kräver de relationer som är viktigast för att skapa värde för kunderna horisontellt samarbete, enligt Tiziana Casciaro , Amy C. Edmondson och Sujin Jang i en artikel i Harvard Business Review . "Anställda som kan ta sig utanför sina silos för att hitta kollegor med kompletterande expertis lär sig mer, säljer mer och får snabbare kompetens", skriver de. Heidi Gardner från Harvard tillägger att företag med mer gränsöverskridande samarbete "får högre marginaler, inspirerar till större kundlojalitet och får en konkurrensfördel".
Det är inte lätt att bygga upp en samarbetsmiljö som inte är fastlåst i silos av ineffektivitet och självgodhet, men fördelarna överväger vida de utmaningar som förändringen innebär. Om du vill ha fler tips och verktyg för att förbättra ditt projektsamarbete kan du läsa e-boken "Get Work Done Faster" på : 6 Steps to Accelerate Project Planning and Delivery".
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
