Det största dilemmat genom tiderna lever och mår bra. Nej, inte om hönan eller ägget kom först. Frågan är: "Ska jag först få en solid process på plats eller ska jag först köpa ett verktyg som hjälper mig att hantera processen?" Utan en process finns det inget som en lösning kan stödja, men utan lösningen finns det inget som kan driva och registrera processen. Det finns för- och nackdelar med varje produkt, men låt oss ta en närmare titt för att se vilken som är den klara vinnaren.
Processen:
Det är vanligt att PMO:er omvärderar sina processer och lösningar då och då. Vanligtvis inträffar detta när ett PMO har funnits ett tag, men det sker förändringar. Ibland är det en ny chef som vill skaka om saker och ting, ibland är det en insikt om att alla de ursprungliga PMO-medlemmarna är borta och att ingen riktigt vet varför de gör saker och ting på det sätt de gör. Det är vid denna tidpunkt som de ifrågasätter om processen eller lösningen behöver deras uppmärksamhet först.
Å andra sidan börjar PMO:er som precis håller på att bildas titta på hur det görs idag och hur de önskar att det skulle vara. Vad krävs för att nå det idealiska tillståndet? Många tror att en strängare process kommer att få laget i form. Det är inte alltid fallet. Oftast behöver det bara definieras och dokumenteras tydligt.
En bra början är att dokumentera både hur det görs i dag och hur det önskade tillståndet ser ut. När det finns på papper kan du prata med teamet för att se till att alla är överens. Alla kanske inte gör saker på samma sätt. Vissa personer kan komma med idéer om hur man kan göra det mer effektivt, så håll det mer som en brainstorming-session och inte som en bedömning eller kommentar om det är rätt eller fel. Målet är att få alla på samma sida, komma överens om det önskade tillståndet och hitta ett sätt att nå dit med så liten påverkan på teamet som möjligt.
Lösningen:
Lösningar för projektportföljhantering (PPM) är ett fantastiskt sätt att hålla allt arbete samlat på ett ställe och enkelt rapportera om det. Många gånger är den första "snabba vinsten" att få allt på ett ställe. När du kommer från kalkylblad och dokument är det svårt att få en bra överblick över exakt vad ditt team arbetar med, hur mycket tid de lägger ner på det och (viktigast av allt) när du kan ge dem mer arbete. När intag och projekt är åtskilda, och båda dessa är åtskilda från resurskapacitet, är det ett stort hinder att få allt på ett ställe för rapporteringssyften. Det tar inte bara en hel del (okej, för mycket!) av din tid, utan det är också besvärligt för ditt team att manuellt behöva skicka information till dig varje vecka eller månad.
Slutligen är en sista punkt där PMO:er vanligtvis börjar med en PPM-lösning tidsuppföljning. Detta blir en snabb vinst eftersom du omedelbart får en uppskattning och en faktisk beräkning i alla dina rapporter. Därefter kan du göra oändliga analyser. Det hjälper att se hur nära deras uppskattningar var och använda det för att skapa en mall så att andra inte behöver gå igenom samma gissningar och det förbättrar uppskattningen nästa gång.
Slutsatsen:
Det viktiga att komma ihåg är att lösningen inte ersätter en process, och tyvärr kan den inte heller skapa en process åt dig. En bra PPM-lösning tvingar inte användaren att hantera projekt på det ena eller andra sättet, utan konfigureras för att matcha den befintliga processen (eller den önskade processen). Gå inte i fällan och tro att ett verktyg gör att du slipper definiera dina processer!
Är det ena eller det andra verkligen bättre att börja med? Jag har sett det göras på båda sätten, och det fungerar bättre om man börjar med att söka efter lösningar. Även om du kanske inte har definierat dina processer helt och hållet, har du troligen en god uppfattning om var du vill vara, även om du fortfarande arbetar med hur du ska ta dig dit. Genom att titta på PPM-lösningar får du en uppfattning om vad som finns tillgängligt och vilken detaljnivå du behöver. Du kan bli positivt överraskad av vad de kan erbjuda.
Det enda som är konstant är förändring, så se till att du väljer en lösning som kan växa och skalas upp i takt med att du använder lösningen för att uppnå mognad inom projektledning. Som projektledare i mer än 9 år har jag använt många olika PPM-lösningar. Ta en titt på Innotas demobibliotek för att se om det hjälper dig att bygga vidare på din befintliga process eller om det hjälper dig att skapa en ny.
