Vi har alla hört att om man inte planerar är man tvungen att misslyckas, eller hur? Men hur lyckas du genomföra din portföljstrategi när interna och externa faktorer och även oplanerad efterfrågan påverkar dina portföljer? Kan ni ta dessa oförutsägbara krafter och omvärdera hur ni genomför er strategi? Detta dilemma stod i fokus för en diskussion som jag förde med Gary Merrifield, chef för IT Project Delivery and Quality Assurance på BlueCross BlueShield Louisiana, under en webbsändning med titeln "Keep Calm and Plan On: Plan Well and Plan Often for Success" (Håll dig lugn och planera: planera väl och planera ofta för framgång). Den nuvarande miljön inom den amerikanska sjukvården lämpar sig väl för utmaningarna med att skapa långsiktiga planer baserade på antaganden som kommer att förändras under året.
Genom att planera effektivt kan du utnyttja dina resurser strategiskt, oavsett om det rör sig om pengar, personal, tillgångar eller allt det ovanstående. Vi är alla överens om att planering (och brist på planering) definitivt har en direkt inverkan på din kapacitet och förmåga att genomföra din strategi. Planering är dock mer än årlig budgetering och projektplaner - det slutliga målet är en kontinuerlig och anpassningsbar plan under hela året för att se till att resurserna fördelas på de viktigaste resultaten för ditt företag.
Hur hanterar mogna organisationer sin kapacitet och hur lyckas de?
Till att börja med använder de planering för att leda organisationen och se till att rätt saker väljs ut och sedan schemaläggs utifrån prioriteringar och kapacitet - i stället för att ta på sig fler projekt än de kan hantera. Gary och jag diskuterade några verkliga exempel på hur BlueCross BlueShield of Louisiana hanterar sin investeringsefterfrågan i förhållande till kapaciteten.
Här är några av de höjdpunkter som du kommer att finna mest användbara, tillsammans med tidsmarkörer bredvid varje ämne för att du snabbt ska kunna navigera i webbsändningen.
- 4:48 - Hur påverkar investeringarna din kapacitet? Om man grupperar alla investeringar lika mycket i förhållande till kapaciteten får man flera konkurrerande prioriteringar och ingen mekanism för att avgöra vad som bör försenas på grund av begränsningar. Mät och kvantifiera portföljbesluten så att du snabbt kan reagera på förändringar eller nya investeringar.
- 10:26 - BlueCross BlueShield Louisiana utvecklade en strategi för att förstå all efterfrågan och prioritera den i förhållande till kapaciteten så att de kunde hantera efterfrågan. En kapacitetsplan är nödvändig för att få insyn i efterfrågan i hela organisationen.
- 12:09 - Utan standardisering och centraliserad information kommer du att arbeta utifrån flera prioriterade projektlistor. Hur kan man bevisa att resurserna är överallokerade utan verklig portföljförvaltning?
- 12:45 - Du måste förstå hur planerat och oplanerat arbete ser ut om du vill optimera din resurskapacitet. Du behöver en helhetsbild av din efterfrågan så att kapaciteten kan anpassas till vad som är viktigt för din organisation.
- 15:27 - Utnyttja principerna för portföljförvaltning för att samla in och kvantifiera rätt information. Samla in meningsfull, aktuell och viktig information för portföljförvaltning i realtid.
- 17:46 - Skapa en enda lista över prioriterade projekt och använd en enda centraliserad källa för uppgifter om efterfrågan och kapacitet för att förstå effekterna av nytt arbete. Använd Planview Enterprise för att definiera resursroller och använda historiska tidsrapporteringsdata för att prognostisera kapaciteten.
- 23:26 - Rangordna arbete baserat på affärsdrivkrafter, analysera beslut över och under linjen och balansera kapacitet och efterfrågan. Utveckla en plan som överensstämmer med ditt ekonomiska och organisatoriska perspektiv. Du kan sedan upprepa den här processen när du övergår från årlig planering till kontinuerlig planering.
- 31:00 - Ju mer du använder en PPM-lösning, desto mer exakt blir uppgifterna för planeringen. Få viktig information för rätt projekt när du granskar planerade och faktiska utgifter samt efterfrågan och kapacitet.
- 35:20 - Det är viktigt att definiera rätt informationsnivå ur ett rollperspektiv för att säkerställa rätt nivå på kapacitetsplaneringen. Se till att du har processer för att samla in och hantera pipeline.
Registrera dig för att lyssna på hela webbsändningen "Keep Calm and Plan On: Plan Well and Plan Often for Success", eftersom den erbjuder unika insikter för alla som strävar efter att gå från en årlig plan till en kontinuerlig plan. Om du vill fördjupa dig har jag nyligen gjort en bloggserie om Planning Challenges and Best Practices som du kanske också tycker är intressant. Lämna en kommentar nedan för att berätta om din planeringsprocess.
![Bygg upp PMO:s partnerskap med finans genom kontinuerlig hantering av efterfrågan [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/02/Build-the-PMOs-Partnership-with-Finance-Through-Continuous-Demand-Management.jpg)
