PMO:er, IT-chefer och CIO:er mäts vanligen utifrån deras förmåga att slutföra projekt i tid och inom budget. Detta räcker inte längre. I dagens värld har IT en plats vid det affärsstrategiska bordet, så vi måste se bortom våra traditionella mätvärden och utmana oss själva för att se till att vi ger affärsnytta.
There is a fundamental gap between the business and technology groups in organizations, specifically when it comes to IT-focused PMOs. In a recent survey by Forrester Research, 53% of technology decision makers believe IT is accelerating business success; however, only 31% of business decision makers believe IT is accelerating the business. Gartner also found similar results; their survey shows that only 38% of PMOs measure projects to ensure value is delivered.
Att skapa mervärde bör vara högsta prioritet för varje IT- eller PMO-organisation. Här är tre sätt för organisationer att överbrygga klyftan.
#1 Ha samtalet
Vi vet alla att man inte kan hantera det man inte mäter. Börja med att fråga dig själv var IT och PMO står. Gör en ärlig bedömning av status quo. Vilken är den realistiska uppfattningen om teknik- och projektledningsfunktionerna?
Som en del av denna process bör du dokumentera de mätvärden och kriterier som du fokuserar på. Är din organisation fokuserad på mätvärden som mäter det dagliga genomförandet av projekt eller mäter du resultaten och effekterna på verksamheten? Skillnaden kan tyckas trivial, men den kan göra stor skillnad (mer om detta senare).
Det sista området i din självbedömning bör vara att avgöra om du har rätt kommunikationskanaler. Om du dokumenterar hur ofta och vilka verktyg du använder för att rapportera resultaten till dina intressenter kan du avslöja vissa områden som kan förbättras. Om kommunikationen är för mycket eller för lite och inte är lätt att ta till sig, kommer det levererade värdet aldrig att bli synligt. Det bästa vore om kommunikationen var ofta och smidig, och om den gav information och tog hänsyn till återkoppling.
#2 Fokusera på resultat, inte på aktiviteter
Aktiviteter är lätta att mäta - att slutföra en uppgift, leverera ett projekt eller helt enkelt att hålla tid och budget. Aktiviteterna är dock inte alltid kopplade till den inverkan som du har på organisationen. Du kanske har hört mig använda denna analogi tidigare: en läkare kommer ut från operationssalen och säger: "Operationen lyckades, men patienten dog." Verksamheten (operationen) slutfördes och kanske i tid och inom budget, men resultatet av operationen var långt ifrån önskat. Varje PMO kan ta lärdom av den här historien - fokusera på det önskade resultatet av projektet för att generera mer värde (upplevt eller realiserat).
I en presentation nyligen vid Gartners PPM-toppmöte visade uppgifterna att vi alla är skyldiga till att vi fokuserar på aktiviteter, särskilt när 59% rapporterar "färdigställande i tid" och 65% rapporterar "färdigställande inom budget" som deras mått på projektets framgång. Samma undersökning visade dock att dessa åtgärder hade den lägsta nivån av effektivitet i organisationen, med poäng 5.0 respektive 5.1 på en skala från 1 till 7. De två åtgärder som hade den högsta graden av effektivitet var "stöd till ett viktigt mål i affärsstrategin" och "full leverans av det värde som fastställts i den ursprungliga affärsidén". Dessa två åtgärder hamnade längst ner på listan över hur vi faktiskt mäter våra projekt.
Om PMO tydligt kan beskriva de förväntade resultaten av ett projekt och sedan rapportera om projektets status i förhållande till dessa resultat, kommer värdet för organisationen att öka - särskilt om resultatet mäts i termer av affärseffekter.
#3 Mät värde och resultat
Det är lätt att säga att vi måste mäta resultat och kvantifiera värde, men det kan vara svårt att omsätta det i praktiken - men det behöver inte vara så. Det finns flera mätvärden och kategorier som PMO:er kan använda för att kommunicera värdet av sina projekt.
Portföljer: Kategorisera dina projekt i portföljer för att på ett naturligt sätt bidra till att säkerställa att organisationer levererar värde på två enkla sätt. För det första bör du under planeringsfasen komma överens om vilken typ av projekt du ska bemanna och inleda. Vilka projekt godkänner du och varför? För det andra: tvinga dig själv att ha insyn i alla projekt som du för närvarande genomför. Arbetar du med strategiska initiativ eller underhåll? Har ni rätt blandning av arbete för att hålla verksamheten konkurrenskraftig? Att organisera arbetet i portföljer leder till diskussioner och bättre beslutsfattande. Du kan dela dina resursfördelningar och prioriteringar med viktiga intressenter och visa dem att PMO genomför projekt som har störst inverkan på verksamheten.
Poängsättning: Sätt ett kvantifierbart tal på varje projektförfrågan i form av en poäng för att bedöma värdet. Scoring fungerar bra för alla organisationer oavsett mognadsgrad eftersom scoring kan konfigureras för att passa er specifika kultur, mål och process. Faktum är att i vår senaste undersökning fann Innotas att nästan 50% av organisationerna använder scoring för att säkerställa anpassning. Om det görs på rätt sätt kan poängsättningen inkludera bidrag från PMO, affärsintressenter och till och med den som begär det föreslagna projektet. Genom att sammanställa dessa uppgifter och tillämpa lämplig viktning av poängkriterierna kan man åstadkomma en exakt och kvantifierbar anpassning till företagets mål eller målsättningar, vilket garanterar att värde skapas.
Affärs- och strategipåverkan: Värdet mäts i slutändan av hur mycket affärs- eller strategisk påverkan på organisationen. Det finns flera åtgärder som PMO:er kan använda under projektplanerings- och genomförandefaserna för att kommunicera och mäta affärseffekten på rätt sätt. Några av dem som jag tänker på är: intäkter, kostnadsminskningar/kostnadsminskningar, lönsamhet, marknadspenetration, resursutnyttjande, kundnöjdhet och efterlevnad. Utmaningen ligger i att välja åtgärder som överensstämmer med de organisatoriska målen.
Att se till att ditt PMO har ett värdecentrerat tillvägagångssätt för projektleverans är avgörande för att en organisation ska kunna överleva länge. Det kan vara en utmaning, men inte omöjligt, att få din organisation att stödja dig i detta arbete. Ytterligare kommentarer och tips finns på där du kan se det senaste webbseminariet på begäran: Making the PMO a Value Center.
