Om du arbetar med projektledning är utan tvekan ett av de största hindren du möter dagligen tidshantering. Ditt jobb är beroende av att du ser till att uppgifterna utförs inom en viss tid, vilket innebär att effektivitet och produktivitet är avgörande.
För att bli en framgångsrik projektledare måste du ständigt lära dig och växa. Det innebär att du måste ta kurser, delta i webbseminarier och naturligtvis läsa läsa läsa läsa. I din forskning om att effektivisera din projektledningsstil har du kanske stött på en mycket viktig term för tidshantering: Parkinsons lag.
Om du har frågat dig själv: "Vad är Parkinsons lag?" har du kommit till rätt ställe. Vi har sammanställt en guide om vad Parkinsons lag är och hur den kan revolutionera ditt sätt att arbeta.
Vad är Parkinsons lag?
Parkinson’s Law is a decades-old adage that says “work expands so as to fill the time available for its completion.” The sentence was first coined by Cyril Northcote Parkinson in his 1995 essay for The Economist and later reprinted in the 1958 book Parkinson’s Law: The Pursuit of Progress. The concept was based on Parkinson’s experience in the British Civil Service and primarily refers to bureaucracy growth, but has now been applied as an important time management principle.
Parkinsons lag & Tidshantering
När det gäller tidshantering ifrågasätter Parkinsons lag föreställningen att hårdare arbete innebär bättre arbete. Parkinson menar att ett projekt kommer att ta lika lång tid som den tid som du har avsatt för det. Om du ger ett projekt som tar en timme i anspråk en timmes tidsplan kommer du att slutföra det på den tiden. Om du ger ett projekt på en timme en tidsplan på sex månader kommer du att överkomplicera det och lägga onödig stress på uppgiften.
Den övergripande principen bakom Parkinsons Law-teorin om tidshantering är att genom att tilldela uppgifter exakta tidsfrister kan du behålla uppgiftens enkelhet och återta din tid.
I slutändan försöker Parkinson berätta för oss att vi ibland ger projekten för mycket tid att slutföra. Som projektledare är det viktigt att notera att längre arbetstid inte innebär att man arbetar bättre.
Hur du kan använda Parkinsons lag tidshantering till din fördel
Nu när du vet vad Parkinsons lag är kan du börja dra nytta av teorin. Så här gör du:
1. Arbeta snabbare, inte hårdare.
Den vägledande principen säger oss att vi kan få allting gjort på den tid som vi har bestämt oss för det. Enligt de bästa metoderna för tidshantering ska vi bygga in buffertar i våra tidslinjer för att ta hänsyn till oförutsedda bakslag och för att se till att vi inte bryter våra löften till intressenterna - och det är fortfarande viktigt.
Men vad Parkinsons lag påminner oss om är att du kan kombinera rimliga tids- och arbetsberäkningar med lite optimism och sträva efter att få deadlines precis rätt. Du kanske tror att överskattning av tidsgränserna ger dig det spelrum du behöver, men det kan sluta med att du slösar bort resurser utan att dina leveranser blir mer kvalitativa.
2. Behandla det som en sport.
Gör arbetsbelastningen för ditt team mer spelartad. Behandla det som om du klarar deadlines som om du klarar home runs, och belöna team som klarar deadlines utan att ge avkall på kvaliteten. Den här strategin fungerar särskilt bra för dem som arbetar i Agila team som redan har anammat snabbhet som en drivkraft för produktivitet.
3. Bekämpa dina produktivitetsdödare.
Eftersom du har bråttom att slutföra dina uppgifter har du inte tid att låta dig distraheras av e-post och sociala inlägg. Det är nästan omöjligt att helt eliminera dessa saker, men det finns sätt att kontrollera dem med hjälp av visdomen i Parkinsons lag. Skapa en tidsfrist även för dessa saker. Fem minuter per dag för e-post. Tio minuter för sociala inlägg. Voila!
Ett annat bra sätt att få tillbaka din tid som projektledare är naturligtvis att implementera en projektledningsprogramvara, som Planview AdaptiveWork. Begär en live-demo på idag.
