Som projektledare är det av avgörande betydelse hur du planerar tiden. Strategier för tidsplanering kan omfatta allt från 20/80-regeln till att förstå dina anställda, minska arbetsuppgifterna, bedöma beroenden och ta itu med de svåra uppgifterna först. Att hantera tiden samtidigt som man balanserar en miljon andra jobb är anledningen till att projektledning är en så mångfacetterad befattning.
Om du har problem med ditt schema, var inte rädd! Det finns en mängd olika tekniker som kan användas för att få in din dag och få mer av din tid.
Strategier för tidshantering och 20/80 Regel
A common concept in project management, the 20/80 rule (also known as the Paretoprincipen) säger att 20% av arbetet kommer att ge 80% av resultaten. Varför skulle du därför inte identifiera och fokusera på att slutföra denna del av arbetet först? Värdet av denna princip är att den påminner dig om att fokusera på de 20% av uppgifterna som är viktiga och att inte låta dig distraheras av mikroförvaltning.
Känna till din personal
Har du frilansare eller personer som arbetar internationellt med ditt projekt? Hur hanterar du tiden om alla inte har samma schema? Moderna affärer kan vara mycket omfattande, men det är ingen ursäkt för en projektledare att ha dålig tidshantering. Genom att förstå vilka tidszoner alla bor i kan du bättre planera möten, sätta upp bättre resultatmål och hantera förväntningar.
Krympa uppgifter för strategier för tidshantering
Effektiva strategier för tidshantering innebär också en förmåga att dela upp uppgifterna i mer lättsmälta bitar. Ju mer tid du lägger ner på din arbetsfördelningsstruktur. (WBS) desto enklare blir det att se helheten.
När arbetet delas upp i mindre delar är det lättare att uppskatta hur lång tid det tar att slutföra uppgifterna. Om ett jobb till exempel kan delas upp på en dag i stället för en vecka, blir det lättare att hantera ett schema för den uppgiften. Var försiktig så att du inte bryter ner något så mycket att det tar mer tid att hantera uppgiften än att få den gjord.
Omvärdera beroenden
Tidshanteringsstrategier omfattar också förmågan att kontinuerligt omvärdera projektets tidsplan och var beroenden finns. Alla uppgifter måste inte utföras i turordning, utan vissa kan utföras samtidigt. Lägg lite tid på att arbeta med projektets beroenden och utvärdera allt som kan köras samtidigt för att spara tid. Detta hjälper dig också att bättre förstå dina resursbehov vid varje given tidpunkt, vilket hjälper dig att planera effektivare.
De svåra sakerna först
Kontrollera regelbundet din arbetslista och försök att arbeta med de mer komplexa uppgifterna först. Om din tid är knappt tilltagen kommer de enklaste uppgifterna att vara de enda som återstår att utföra. Dessutom, Intressenterna tittar vanligtvis på de mest värdefulla uppgifterna. ska slutföras så snart som möjligt, så att uppfylla denna standard är en dubbel vinst. När mindre uppgifter är försenade är folk vanligtvis lite mer förlåtande när det gäller schemat.
bästa tidshanteringsstrategier för projektledare kan variera beroende på vad som fungerar bäst för dig. Det finns en mängd olika metoder för att inte bara hantera ett team utan även din egen tid.
När det gäller att vara punktlig i ett projekt är 20/80-regeln, att bedöma beroenden, att känna sitt team, att dela upp uppgifterna och att ta itu med de komplexa uppgifterna först en riktigt bra start. I slutändan handlar effektiv tidshantering om strategi och planering. Så länge du har tidsplanering som en kontinuerlig process på ditt bord, och använder programvara för projekthantering i företagDu kommer sällan att bli överraskad av sena tidsfrister.
