De mest framgångsrika projektledarna vet att för att hålla ett team på rätt spår måste de hitta det mest effektiva sättet att kontinuerligt mäta deras prestationer och, ännu viktigare, deras effektivitet. Precis som det finns oändligt många olika projekt och uppgifter finns det oändligt många olika sätt att mäta teamets prestationer.
Att mäta teamets effektivitet kan vara meningsfullt med kvantitativa metoder för vissa projekt, medan det är bättre att etablera en nivå av förtroende för andra uppgifter. En projektledare bör känna sitt team tillräckligt väl för att kunna avgöra vilka metoder som fungerar bäst för att kritisera dem. Nedan följer några allmänna sätt för projektledare att mäta teamets effektivitet:
Skapa mål
Att avgöra hur framgångsrikt ett projekt är är en sak, men att mäta en anställds individuella prestation är en annan. Målstyrning är en metod för att mäta effektivitet där en projektledare bedömer en anställds särskilda resultat och hur det bidrar till företagets strategi och resultat.
In order for this method to work, every team member must be given set goals at the beginning of the project so that there’s a standard to be gauged against. Annual or 6-month evaluations should help you align project goals with individual skills and experience. You should also meet regularly with your team members to discuss progress and address any issues as they arise.
Grundläggande förtroende
Lagmedlemmar som uppvisar ett konsekvent och pålitligt beteende är garanterat mer effektiva för laget. Ju mer teamet litar på sin projektledare, desto mer bekväma kommer de att känna sig med att omedelbart erkänna och korrigera misstag. Detta leder till högre produktivitet. Fel kan rättas till snabbare eftersom ett djupt förtroende har etablerats. Statistiken visar faktiskt att organisationer med hög tillit är 286% bättre än företag med låg tillit.
Mätning av produktivitet
Det finns en hel del sätt att mäta den faktiska produktiviteten beroende på vad du vill uppnå. Den kvantitativa metoden för att mäta produktivitet fastställer hur mycket produkter eller tjänster en gruppmedlem producerar. Detta är inte tillämpligt på alla typer av projekt och därför finns det mer godtyckliga sätt att mäta gruppens prestationer.
Att mäta försäljning och service är ett annat sätt för en projektledare att fastställa en gruppmedlems produktivitet. Vinsten är ytterligare ett användbart mått för att utvärdera produktiviteten. Varje 6-12 månad bör en PM omvärdera baslinjen för mål som korrekt tar hänsyn till de aktuella marknads- och affärsförhållandena.
Tidshantering
Detta är ett av de mest beprövade sätten för projektledare att mäta gruppmedlemmarnas produktivitet. Det finns många programvaror tillgängliga för att spåra den tid det tar att utföra vissa uppgifter och mål inom ett projekt.
En noggrann mätning kommer att visa hur mycket tid som går åt till att utföra arbetsuppgifter och hur mycket fritid som går åt och var (t.ex. sjukdom, semester, sociala medier etc.). Även om den här tekniken kan vara mycket effektiv är det vanligtvis svårare att följa upp gruppens resultat när den blir större.
360-gradig återkoppling
Ett av de bästa sätten att verkligen bedöma en gruppmedlem är att fråga de andra gruppmedlemmarna. Denna metod kallas i allmänhet 360-graders-feedback-metoden och använder andra anställdas kommentarer och åsikter för att mäta en individs produktivitet. Det är bäst att använda den här metoden tillsammans med en annan objektiv process som du kan använda utanför teamet, men det är bra data att ha för att bedöma en teammedlems bidrag.
Det bästa sättet att använda 360-graders-feedback-tekniken är att se till att de anställda får utbildning innan de ger kritik så att de förstår vad som anses vara välbalanserad och partiell input. När man väl har tagit bort fördomar kan detta vara en mycket effektiv metod för att mäta teamets effektivitet.
En bra projektledare känner sitt team tillräckligt väl för att förstå exakt vilken metod (eller kombination av metoder) som fungerar bäst för projektet. Att mäta teamets effektivitet innebär att du måste förstå dina medarbetare, hur du ska mäta deras produktivitet, vara öppen för feedback och skapa ett grundläggande förtroende. När detta sker är projektet nästan alltid framgångsrikt.
