En av de viktigaste aspekterna av en projektledares arbete är att mäta framstegen med varje uppgift. Det hjälper medarbetarna att hålla fokus och nå målen, och det hjälper projektledarna att hålla sig uppdaterade om vad som händer på arbetsplatsen. Det första steget i ett effektivt ledarskap är att hjälpa andra att hålla sig till sina uppgifter, hålla gruppmedlemmarna engagerade och hålla alla ansvariga. Här är några effektiva sätt att följa upp projektets utveckling som projektledare.
Skapa en projektöversikt
Att arbeta tillsammans med gruppmedlemmarna för att skapa en projektöversikt kan vara ett bra sätt att följa projektets utveckling. Varje medlem i teamet kan bidra till att sätta upp realistiska projektmål och lära sig vad som förväntas av dem individuellt och som en del av gruppen. Ett bra första steg är att ta sig tid att sätta sig ner tillsammans med arbetstagarna och utarbeta en omfattande plan med gruppens mål, milstolpar och key project indicators (KPI:er).
Fastställa mål och milstolpar
När du funderar på hur du ska spåra ett projekts framskridande är det bra att först ta hänsyn till en arbetstagares specifika färdigheter. Att mäta framsteg kan se väldigt olika ut från person till person och från projekt till projekt. Ju mer bekant projektledaren är med varje anställds färdigheter och begränsningar, desto bättre vet han eller hon hur han eller hon ska hålla dem ansvariga. Att sätta upp skräddarsydda mål och milstolpar med varje medlem i teamet är också en viktig del av arbetet för att göra teamet nöjt. Det är viktigt att betona varje gruppmedlems roll och hur den kommer att bidra till gruppens framgång som helhet. Det är alltid viktigt att ha den stora bilden i åtanke, även när man genomför mindre mål och framsteg.
Kontrollera regelbundet
När du funderar på hur du ska följa ett projekts utveckling ska du aldrig underskatta vikten av att kontrollera att du är på plats. En snabb, informell pratstund i början av varje arbetspass kan skapa förtroende mellan projektledare och arbetstagare och bidra till att skilja en viktig skillnad mellan att arbetstagarna känner sig omhändertagna och kontrollerade och att de känner sig dömda eller kontrollerade. Kommunikation är alltid viktigt för att ett projekt ska löpa smidigt. Om en anställd har problem med att nå målen eller utföra tidskänsliga uppgifter är det bäst att kolla in och försöka ta reda på varför, i stället för att fortsätta att införa strukturer som inte är motiverande eller hjälpsamma.
Fråga hur du kan hjälpa till
En projektledare kan på många sätt hjälpa arbetstagarna att känna sig mindre stressade eller överväldigade av sina uppgifter. Det är till exempel alltid ett bra alternativ att föreslå verktyg som kan hjälpa arbetstagarna att organisera sig. Programvara för projekthantering som Planview AdaptiveWork kan vara ett utmärkt sätt att visa enskilda arbetstagare hur man kan följa ett projekts utveckling och samarbeta utan att fastna i en massa förvirrande detaljer.
Fastställ tydliga tidsfrister
Att ha slutmålet i sikte är alltid bra för att mäta framstegen. Att vara tydlig med tidsfrister kan hjälpa arbetstagarna att hålla sig på rätt spår och slutföra uppgifter utan att bli överdrivet stressade eller överväldigade. Det blir mycket lättare att följa upp projektets utveckling när alla vet hur projektets tidslinje ser ut. Vissa projektledare föredrar att arbeta med en enda sista tidsfrist, medan andra föredrar att fastställa en tidsfrist per milstolpe eller mål. Oavsett vilken metod du föredrar är det enkelt att hålla koll på varje projekt genom att hålla sig till schemat, så länge som varje tidsfrist är tydligt fastställd och gruppmedlemmarna har en känsla av vad de arbetar mot.
