Hur får du reda på sanningen?
Jag pratar varje dag med människor som kämpar med resurskapacitet och planering av efterfrågan. Det är en utmaning att se vad folk arbetar med och om folk är tillgängliga för att ta på sig fler projekt. Ofta är de fokuserade på det dagliga arbetet, som ett enskilt projekt eller uppgifter inom ett projekt. Andra fokuserar bara på helheten - hur mycket av mitt team arbetar med strategiskt arbete jämfört med underhållsarbete? I verkligheten behövs båda dessa pusselbitar för att bilden ska bli komplett. Tricket är att faktiskt koppla ihop dem.
Men det är inte riktigt hela sanningen:
Även om du får makro- och mikrobilderna, saknar du det mellersta lagret. Detta är det lager som förbinder de två och gör att du kan vara proaktiv och reaktiv vid behov. Det är här din scenarioplanering kommer in i bilden. Genom att kunna se hur resurserna och projekten påverkas när nytt arbete kommer in, blir det mindre gissningar och utrymme för fel. Och mindre risk att hamna i en knivig situation efter att ha åtagit sig en resurs, bara för att i efterhand få reda på att de redan hade fullt upp med arbete.
Det gör också underverk när du redan befinner dig i en knivig situation och måste reagera. Du kanske inte har insett att ditt team har åtagit sig för mycket arbete. Genom att använda scenarioplanering med en What-If-maskin kan du se om det hjälper att ta bort arbete från deras tallrik överhuvudtaget. Jag rekommenderar att du fokuserar dina eventuella projektförskjutningar på de projekt som ännu inte har börjat i stället för de som redan pågår för att undvika onödiga störningar.
Det räcker med att tala om vad man ska göra. Så här gör du:
Nu börjar du se hela sanningen om resurser och hur man kan vara både proaktiv och reaktiv för att kunna hantera dem effektivt. Och med detta är möjligheterna många. Det första man måste göra är att se till att det dagliga arbetet verkligen är anpassat till det strategiska arbetet. När vi utför uppgifter, projekt och andra små saker är det viktigt att allt arbete kopplas till ett eller flera strategiska mål. När du gör din strategiska planering, oavsett om den är årlig eller kvartalsvis, kan du kontrollera att anpassningen fortfarande finns kvar. Du vill försäkra dig om att det du planerar att spendera din tid verkligen är där du vill vara; med vilka projekt kommer du att driva dessa strategiska mål och målsättningar?
Under årets gång är det en bra metod att återkomma ofta till denna plan. Du har inte bara en bra anledning att kontrollera den strategiska anpassningen, utan du vill också se till att allt fortfarande ser bra ut på mikronivå. Den enda konstant som vi kan lita på är förändring. Även om den stora planen lät bra och godkändes av ledningen, lever resten av oss i den verkliga världen. Detta är en värld där inget projekt går helt enligt planerna, slutdatum är uppskattningar och framför allt kommer och går våra medarbetare. Det är detta mellanskikt som ger dig mer information och gör det möjligt för dig att göra rätt ändringar när ditt projekt förändras.
Att hålla ihop allt:
Du har det översta lagret, den strategiska planeringen med ledarskap. Du har det nedersta lagret, det projekt och de uppgifter som ditt team hanterar. Och nu har du det viktiga mellanskiktet som gör att du kan se insiktsfulla scenarier för att planera den bästa vägen framåt. Rapportera om var människor spenderar sin tid och fundera på om det är där du vill att människor ska spendera sin tid. Detta mellanskikt är viktigt - att hantera de förändringar som kommer i din väg trots de bästa planeringsinsatserna. I slutändan är det limmet som håller ihop allt i en lycklig smörgås med resurshantering.
