Projektstartmöten kan vara en spännande tid med mycket snack om hur saker och ting kommer att gå till och optimism om hur framgångsrikt projektet kan bli. Alltför ofta pågår en tråkig avspark alldeles för länge och all entusiasm har försvunnit från rummet när alla är på väg ut genom dörren. Det är därför förståeligt nog viktigt att försöka sätta tonen för resten av projektet genom att ha en supereffektiv projektstart.
Som ordspråket säger "en bra start är halva slaget", så vi har sammanställt några tips för att göra ditt nästa startmöte så effektivt som möjligt:
Var öppen och vänlig men ta kontroll
Det är ett uppstartsmöte, så inga heta diskussioner eller konfliktlösningar är nödvändiga. Var avslappnad och se till att deltagarna känner sig bekväma och välkomna, eftersom mötet är en introduktion till både projektet och de andra gruppmedlemmarna. Se dock till att hålla det hela professionellt och försäkra alla närvarande om att de kan lita på din auktoritet och ditt förtroende.
Ha en tydlig dagordning
En enkel och direkt dagordning gör det tydligt för alla vad som kommer att diskuteras. Skicka ut den via e-post före mötet och ge ut tryckta kopior på själva mötet. Informera alla om att det kommer att finnas tid för en frågestund&när dagordningen har gåtts igenom för att undvika avbrott.
Beskriv vad du vill ha ut av mötet
Innan startmötet inleds, berätta för deltagarna vad du vill uppnå så att de vet vad det handlar om. Det kan handla om godkännande av uppgiftsfördelning, klargörande av roller eller erkännande av fel i projektbeskrivningen.
Definiera projektmål och resultat
Beskriv projektets mål i stora drag och de mer specifika resultat som förväntas. Förklara vad som gäller för projektöversikten och att du kommer att vilja ha ett förtydligande av hur grupperna eller vissa medlemmar ska nå sina mål på löpande basis.
Presentera gruppmedlemmarna och deras roller
Ta dig tid att presentera varje deltagare för resten av teamet och beskriv kortfattat vilken roll de har. Begränsa det mesta av samtalet till dig själv för att kontrollera tidpunkten och riktningen för mötet.
Fastställa tidsramar
Tidslinjerna för leveranser kan klargöras och ändras utanför startmötet med berörda parter. De bör dock nämnas kort vid projektstarten så att alla andra medlemmar åtminstone känner till dem. Eftersom alla medlemmar och intressenter vanligtvis är närvarande vid projektstarten är det dock den bästa tidpunkten för att samordna den bästa tiden för veckovisa framstegsmöten i framtiden.
Håll mötet relevant
När det gäller Q&A ska du se till att om du svarar på frågor så är de relevanta för en stor del av gruppen. Du kan bibehålla engagemanget och göra din kickoff mycket effektivare genom att identifiera frågor som kan lösas utanför mötet och schemalägga tid för att besvara dem.
Avsluta med tydlighet
Avsluta med att se till att alla vet hur de ska få tillgång till en relevant kontaktlista och påminna dem om din tillgänglighet. Förstärk budskapet att ni nu är ett sammansvetsat team och att detta är ert gemensamma projekt. Tacka alla för deras deltagande och låt dem veta att du ser fram emot att arbeta med dem och att göra projektet framgångsrikt.
Genom att följa några enkla idéer kan du göra dina projektstartsmöten så tydliga och kortfattade som möjligt. En stor del av ett projekts framgång kan bero på hur bra det börjar, så för att ge dig själv och ditt team bästa möjliga chans bör du se till att det första mötet sätter rätt ton för resten av projektet.
