På Agile2015-konferensen i augusti förra året hörde jag en verktygsleverantör demonstrera mätrapporter för en intresserad besökare. Jag ville veta mer och stannade kvar vid montern. Besökaren uttryckte intresse för ledtidsmätningar och frågade om det fanns något sätt att utesluta helger från ledtidsrapporterna.
Jag störde (på mitt artigaste och mest respektabla sätt) och frågade: "Verkligen? Varför vill du utesluta helger från ledtiden?"
Han svarade: "Eftersom mitt team inte arbetar under helgen vill jag inte att den tiden ska räknas av mot oss."
"Hur kommer det sig att ledtidsmått räknas emot dig?" Jag frågade.
"Ja", sa han, "vår vice vd sa åt oss att minska vår ledtid. Det finns med i mina mål, så det påverkar min recension. Min löneförhöjning är kopplad till min årliga prestationsbedömning." Mitt ledsna och förbluffade uttryck kunde inte hitta några ord för att ackompanjera det. Jag lämnade båset och gick vidare.
Sedan dess har jag hört liknande historier. Människor som ber om att få undanta helger från tidsmätningsrapporter verkar vara ett vanligt fenomen. Och det stör mig. Jag har till och med klagat på det på Twitter nyligen.
Svaren var bland annat "Yessss!!!!, Plz!" och "Please do!". - Så, voila! - Jag utvecklade ett föredrag för Lean Kanban Central Europe (#LKCE15) om ämnet och skrev även det här blogginlägget.
Varför all icke-arbetstid är viktig
Här är tre anledningar till varför det kan ställa till det för dig att utesluta helger (eller andra tider som inte anses vara arbetsfria) från tidsmätningar:
- Tidsmått baseras på antaganden.
- Siffrorna kommer sannolikt att manipuleras.
- Kunderna bryr sig om tid i termer av varaktighet.
1. Tidsmått baseras på antaganden
Tidsmått kan misskrediteras genom att man ifrågasätter sina antaganden. Till exempel: Låt oss säga att du vill utesluta den tid som teamet inte arbetar från ledtidsmätningar.
Vill du utesluta alla helger? Betyder detta att ingen ingen i ditt team någonsin arbetar på helger? Hur är det med semestrar? Arbetar du på några helgdagar? Om ja, vilka helgdagar? Hur är det med helgdagar? Handlar dina kunder endast måndag till fredag, exklusive helgdagar? Hur är det med teamet i Storbritannien? Ska vi välja amerikanska helgdagar eller brittiska helgdagar?
Arbetar folk överhuvudtaget under semestern? Ska vi undanta de semesterdagar som arbetstagarna faktiskt tar ut från mätningen, eller alla de som erbjuds? Hur är det med sjukdagar? Människor arbetar inte när de är sjuka. Vad sägs om halvdagar? Man kan gå hem tidigt om man inte mår bra.
Många människor får inte mycket arbete gjort under möten. Att utesluta mötestid kanske skulle ge ett mer korrekt mått. Hur är det med en nödsituation som avbröt teamets arbete i två dagar - ska det räknas? Ett problem som ligger utanför teamets kontroll (t.ex. att Akamai utfärdar ett nytt SSL-certifikat) bör inte räknas in i ledtiden.
Varför inte gå hela vägen? Varför inte bara mäta ledtiderna i timmar och utesluta allt som sker utanför arbetstid? Skulle det vara en 40-timmars arbetsvecka? Arbetar alla i ditt team exakt 40 timmar per vecka - varje vecka?
Detta är några exempel på antaganden som du måste diskutera: Hur mycket tid är du villig att lägga ner på att försvara dem, och vilket affärsvärde kommer diskussionen att generera?
2. Siffrorna kommer att spelas upp
Förutom att debattera antaganden kommer uteslutningar av tidsmätningar att skapa en arbetsplatskultur som hyser felaktigheter och bedrägerier. Jag arbetade en gång för ett telekombolag som krävde att arbetstagarna skulle fylla i veckotidsredovisningar. Varje fredag anger jag 40 timmar per vecka. Det var en förutsättning för fakturering och för att jag som entreprenör skulle få betalt.
De anställda fyllde också i tidrapporter, men inte för fakturering. I dessa veckotidsrapporter registrerades deras projekttimmar. På grundval av uppgifterna i tidtabellerna fattade ledningen beslut om resursutnyttjande och kapacitetsplanering.
Some people used a 40/60 rule of thumb, where 40% of their time was spent in non-project events such as staff meetings, training, and other administrative tasks. Others attributed all 40 hours to project work, as they feared it would otherwise reflect poorly on them. As a result, the time sheet data was inaccurate and everyone knew it. Regardless, the data was used because project management office processes ruled the floor.
Ordspråket "När ett mått blir ett mål upphör det att vara ett bra mått" tillskrivs ekonomen Charles Goodhart. Den kallas Goodharts lag och har stora konsekvenser för teknikorganisationer. Många åtgärder är lätta att samla in i högteknologiska datainsamlingssystem. När de ses som trovärdiga kan de vara bedrägligt betryggande.
An arm of a financial services organization I worked with ended up mandating a 50% reduction in lead time. This mandate resulted in people working weekends and holidays to manipulate lead time and velocity metrics. It was a quick, albeit deceptive, approach to meet the target.
Ett annat team på en annan avdelning kämpade för att slutföra sina berättelser inom sin tvåveckorssprint. Istället för att dimensionera berättelserna på ett lämpligt sätt gav de efter för trycket och gjorde sina berättelser stora. Teamet arbetade på helgerna för att slutföra de omfattande berättelserna. Hastighetsmätningarna verkade bra, men de tog inte hänsyn till helgens ansträngningar. Ledningen var nöjd med den uppenbara förbättringen av hastigheten och bad teamet att börja slutföra större berättelser på mindre än en sprint. Kort sagt: det blev vansinne.
3. Kunderna bryr sig om varaktighet
If you’re my business customer, and you ask me when a feature will be delivered, and I tell you in 30 days, you expect it to be delivered 30 days from now. You would not be happy if you discovered 30 days from now that the feature won’t be delivered for another 11 days, because weekends and holidays don’t count.
Enligt min erfarenhet har kunderna aldrig brytt sig om hur länge deras begäran har legat i utvecklings- eller testfasen eller väntat på att distribueras. De har aldrig brytt sig om den tekniska ledtiden. De brydde sig om tiden till marknaden - varaktigheten. Om man förstår det rätt, är ledtiden den tid som kunderna väntar innan de kan ge feedback.
du-ra-tion , substantiv
Den period under vilken något existerar, varar eller pågår.
t.ex. "Tunnelbanestationen kommer att vara stängd under kongressen."
Synonymer: full längd, tid, tidsspann, tidsskala, tidsperiod, period, term, spännvidd, fyllighet, längd, omfattning, fortsättning.
Varaktighet har en starttid och en sluttid. Den gör inte start-stop-start-stop-start-stop-start-stop. Det skulle vara processtid och väntetid - som är viktiga mått för att studera och förbättra interna tider - men de är inte viktiga för företagskunder. Det är de på varandra följande kalenderdagarna som är viktiga.
Att använda mätvärden för att skämma ut människor uppmuntrar till spelande. På samma sätt kan målstyrda mätvärden som enbart fokuserar på mätvärdet och inte på det verkliga målet med kontinuerlig förbättring uppmuntra till spelande.
Förbättra chanserna att uppnå bra tidsmått
Mätningar av ledtider är ett bra sätt att se trender. Genom att spåra ledtiden under en viss tid kan du utvärdera effektiviteten av förbättringar eller den negativa effekten av förändringar. Att känna till ledtiden kan också hjälpa till att förutse kostnader och ge uppskattningar för framtida arbete. Du kan visa att dina ledtidsmätningar är trovärdiga genom att använda tydliga antaganden.
Det kommer alltid att finnas variationer i arbetet på grund av semestrar, sjukdagar och oplanerade händelser. Ge ledningen beröm för att den är smart nog att förstå att förfrågningar som kommer dagen före en tredagarshelg kommer att ha en längre ledtid. De kanske inte är så glada över det, men ledningen kommer troligen att uppskatta den förbättrade noggrannheten i dina mätvärden, särskilt om de används för prognoser.
Om du är chef bör du undvika att sätta upp dina anställda för att spela med siffror. Var okej med sanningen. Synlighet för korrekta uppgifter är en följd av öppenhet. Tänk också på start- och sluttid i kalendern (även kallad varaktighet). Dina kunder kommer att uppskatta den förbättrade förutsägbarheten när det gäller tiden till marknaden.
Att förstå syftet med mätvärden - att kontinuerligt förbättra affärsbeslut och behålla nöjda kunder - kan hjälpa dig att fokusera på kärnan i din verksamhet i stället för ytliga mål. Hur ni mäter organisationens tidsmått speglar er kultur och påverkar tydligt de anställdas arbetstillfredsställelse, så välj noggrant hur ni mäter.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
