Det här är en del av en serie i tre delar om hur du kan hålla samman team på distans. Vi rekommenderar att du börjar med delarna 1 (anställning) och 2 (introduktion) innan du läser det här inlägget om kommunikation.
I det sista avsnittet av den här serien kommer jag att diskutera vikten av effektiv kommunikation - överkommunikation faktiskt - i fjärrteam. Jag kommer att dela med mig av de kommunikationsstrategier och metoder som jag har sett vara mest effektiva när det gäller att hålla ihop distansgrupper.
Bygga upp och upprätthålla förtroende genom direkt kommunikation
I mitt inlägg om onboarding presenterade jag Esther Derbys ramverk för att skapa förtroende i team: Visa förtroende, ta upp problem direkt, dela med dig av relevant information, fullfölja dina åtaganden eller meddela i god tid när du inte kan göra det, säg nej när du menar nej, dela med dig av vad du vet och vad du inte vet.
Lägg märke till verben i var och en av dessa: Visa, tala om, dela med sig, följa upp, meddela, säga, dela med sig. Var och en av dessa faktorer återspeglar ett behov av proaktiv, direkt och tydlig kommunikation. Det är på detta sätt som chefer och teammedlemmar kan bygga upp ett förtroende för sina distansanställda.
Men det räcker inte att bara bygga upp förtroendet - du måste också upprätthålla det. När du anställer en smart och begåvad person är det lätt att anta att han eller hon kommer att vara helt självförsörjande när han eller hon väl är på plats. Men när initiativen ändras, teamet växer och prioriteringarna ändras är det lätt för distansanställda att hamna i skymundan.
Jag har funnit att följande strategier är användbara för att upprätthålla förtroendet genom direkt kommunikation i fjärrteam:
- Be en medlem av teamet på plats att föra anteckningar under teamets möten och dela ut dem efteråt så att alla kan läsa dem.
- Skapa en enkel loggbok över alla viktiga beslut i teamet - vad som beslutades, när och varför. Detta är till hjälp för alla i teamet, särskilt när teamet växer och enskilda personer specialiserar sig, för att ha ett register över hur teamets prioriteringar genomfördes. Det gör det också möjligt för ditt team att hålla reda på alla initiativ till ständiga förbättringar.
- Använd ett verktyg för sociala meddelanden som Slack och organisera det efter team, underteam och projekt så att alla vet vart de ska vända sig för att få viktig information. Teamloggen som nämns ovan kan vara en Slack-kanal, där viktiga beslut läggs upp i kanalen.
En anmärkning för chefer
Dessa rekommendationer är lika viktiga för chefer som för team: Enligt Harvard Business Review säger 91 % av de anställda att kommunikationsproblem drar ner deras ledning. En framgångsrik relation mellan chef och distansanställd kräver proaktiv kommunikation. Ledare måste dela visionen för att hålla sina medarbetare på rätt spår mot sina mål. Det handlar inte bara om att "checka in" då och då - distansanställda behöver lika mycket tid att träffa varandra som anställda på plats, om inte mer - och det är upp till både den distansanställde och dennes chef att se till att detta sker.
Skapa vanor i kommunikationen
I 2012 New York Times bestseller The Power of Habit beskriver författaren Charles Duhigg vanebildningen. Det börjar med en signal, sedan en rutin och slutligen en belöning. Grupperna måste hitta sätt att göra kommunikationen till en vana.
Förutom att föra mötesprotokoll och en beslutslogg som nämns ovan är den dagliga standupen en utmärkt kommunikationsvana för alla team, särskilt för team som arbetar på distans. Standups är ett tillfälle för team att samlas för att diskutera arbetet och identifiera och ta bort allt som hindrar produktiviteten. Läs mer om standups här.
För distansanställda är dagliga möten en ovärderlig möjlighet att träffa sitt team. Standups ger distansanställda möjlighet att be om hjälp, kommunicera sitt värde och lära sig hur de kan bidra till andras arbete.
Dagliga standups håller teamet i synk utan att störa det dagliga arbetet (effektiva standups tar vanligtvis mindre än 15 minuter). Teamet kan kontrollera och prioritera sina åtaganden dagligen. För chefer är dagliga möten ett utmärkt tillfälle att se till att teamet prioriterar arbetet i enlighet med teamets mål.
Visualisera arbetet med Kanban
Det sägs att en bild säger mer än tusen ord. För några år sedan arbetade jag på Startup Weekend. Vi försökte förstå vad vi behövde göra för att starta vår applikation. Brandon Carlson började sätta upp lappar på väggen. Detta var den första Kanban-tavlan som jag såg. Vi började med enkla steg som To Do, Doing och Done. Det var verkligen otroligt att se hur snabbt Kanban hjälpte den här gruppen människor att bli ett team - och börja prioritera, delegera och få arbetet gjort.
Att visualisera arbetet med Kanban kan vara ovärderligt för fjärrteam. Kanban-tavlor hjälper team och chefer att hålla sig i linje med prioriteringar, mål och projektmål. Kanban hjälper distansanställda att kommunicera vad de arbetar med till sitt team, sin chef och intressenter.
Uppfostra relation
Rapport definieras som: "Ett nära och harmoniskt förhållande där de berörda personerna eller grupperna förstår varandras känslor eller idéer och kommunicerar väl." Detta bör vara varje grupps kommunikationsmål. Det är ungefär som att balansera en basketboll på fingret, och det krävs ständig rörelse för att bygga upp en relation i ett team på distans. Det är inte något man gör en gång och sedan glömmer man det. Vi måste alltid ha det i åtanke.
När jag tänker på relation tänker jag alltid på min mamma. När hon träffar någon försöker hon hitta något gemensamt med sin nya vän. Genom att söka en gemensam grund kan hon skapa en meningsfull grund för relationen. Varje gång hon träffar den personen har hon sedan något meningsfullt att fråga om: Istället för ett enkelt "Hur mår du?", kan hon fråga: "Hur går det med din keramiklektion?" eller "Hur trivs din son i sin nya skola?". Det är därför som folk älskar min mamma - för att hon är empatisk och skapar en relation.
Empati är en utmaning när man inte arbetar ansikte mot ansikte. I ett team på distans måste vi vara mycket uppmärksamma för att uppfatta våra kollegors känslor och energi. Våra lagkamrater kan behöva vår hjälp. Om vi stänger av dem eller bara upprätthåller ett transaktionsförhållande missar vi en möjlighet att hjälpa dem att lyckas.
Som teammedlem eller chef för en distansanställd är det viktigt att veta vad som händer, både på jobbet och i privatlivet (så mycket som de vill dela med sig av, förstås). Vi tillbringar 40+ timmar i veckan med våra medarbetare - det är bra om vi känner, gillar och förstår dem som personer. Gör en ansträngning för att odla en god relation med medarbetare på distans genom att försöka inkludera dem i sociala samtal och i samtal på jobbet. Om du organiserar teambuilding-evenemang, hitta sätt att inkludera distansanställda. Låt inte ett geografiskt hinder bli ett känslomässigt eller yrkesmässigt hinder! Om du skapar en god relation kan du skörda de personliga och yrkesmässiga vinsterna av en stark arbetsmoral i teamet.
Att hålla ihop distansgrupper: (Över-)kommunikation är nyckeln
Definitionen av sammanhållning är "den handling eller det faktum att man bildar en enhetlig helhet". Målet för alla team är att arbeta som en enhetlig helhet mot ett gemensamt mål. Enhetligt betyder dock inte enhetligt - bra team är en blandning av begåvade individer, och för att utveckla sammanhållningen i bra team krävs en unik personlig blandning av kommunikationsverktyg, vanor och taktik. Det är en utmaning att bygga upp ett team på distans som litar på, stöder och stärker varandra, men det är en utmaning som är värd att ta itu med.
Rekommenderad läsning
Om du vill veta mer om hur man bygger upp sammanhållning i distansgrupper rekommenderar vi följande resurser:
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
