Alla projektledare skulle vilja veta exakt vad som händer i deras projekt vid varje given tidpunkt. För andra intressenter, som befinner sig längre utanför denna informationsslinga, är en sådan dröm ännu mer fantasifull. Utan någon form av superkraft för projektsynlighet är det tyvärr omöjligt att få en sådan omedelbar och användbar insikt. Det betyder dock inte att man inte bör försöka komma så nära perfektion som möjligt.
Ett ineffektivt informationsflöde mellan organisationens olika nivåer kan leda till att projekt inte kan anpassas till varandra, att resurser slösas bort och att viktiga intressenter blir oense. Lösningen är att förbättra synligheten, men det väcker frågan: vad är projektets synlighet?
Projektets synlighet är hur lätt (eller inte) det är för alla intressenter med ett intresse för projektet att få tillgång till och förstå vad som har utförts i projektet, var det befinner sig nu och vad det kommer att göra i framtiden.
Om du vill veta hur du kan förbättra ditt projekts synlighet inom din organisation får du några tips:
Att ha en enda källa till sanning
En vanlig företeelse i de flesta projekt är att chefer och gruppledare har olika uppgiftsplaner och listor med saker att göra, antingen som papperskopior (t.ex. en whiteboardtavla) eller på sin dator eller smarta enhet. Problemet är att även om den omedelbart ansvariga personen vet vad som händer, är det ingen annan som vet det.
För att förbättra synligheten är det viktigt att ha en enda plats, som till exempel en projekthanteringsplattform som Planview AdaptiveWork, där all information om projektet lagras, vilket innebär att alla intressenter enkelt kan ta reda på projektets status utan att behöva skicka e-post till den ansvariga personen.
Skapa kontakter mellan intressenterna
För att få en klar uppfattning om hur projektet fungerar måste man också förstå vad varje gruppmedlem har för roll och hur ansvaret har fördelats. Att skapa större synlighet innebär i detta fall att koppla samman de olika berörda aktörerna. Som projektledare kan detta innefatta att du kan ha kontakt med högre chefer eller externa intressenter för att förklara projektfunktioner, medan gruppledarna i ditt eget team bör vara medvetna om sitt ansvar för att ladda upp uppgiftsplaner och uppdatera framsteg.
Håll informationen relevant och uppdaterad.
Det är ingen idé att utbilda intressenter som undrar: "Vad är projektsynlighet?", om informationen som de tittar på aldrig ändras. När du använder projektledningsprogram är det viktigt att du också lär dig vad som ska läggas ut och när det ska uppdateras. Lyckligtvis har bra programvaror enkla arbetsblad som kan byggas upp block för block. Detta innebär att den nödvändiga inmatningen kan göras på några minuter, samtidigt som en uppgift uppdateras (t.ex. Första fasen av konstruktionen är klar, granskningsfasen påbörjad) behöver bara ta några sekunder.
Gör ingen detaljstyrning
Det har funnits en pågående debatt bland många i projektledningsvärlden om användning av tidrapporteringsprogram för att följa medarbetarnas produktivitet och framsteg. Förutom att bryta förtroendet mellan anställd och arbetsgivare är ett annat stort problem med den här programvaran att den kan leda till att projektledare mikrostyr och är besatta av för många små detaljer, samtidigt som de tappar bort helhetsbilden. Projektets synlighet bör vara enkel och lätt att få tillgång till, vilket gör det möjligt att förbättra informationsutbytet, men den bör undvika att bli en övervakningsmetod som används för att observera och utöva påtryckningar på de anställda.
