Följande innehåll är baserat på vitboken "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 1", skriven av Jerry Manas.
Är du duktig på vägbeskrivningar? Du vet, enkla saker som att veta vart du ska när du kör bil, vilket håll du ska röra dig för att undvika att kollidera med någon på trottoaren, och så vidare. Visst kan det vara fåniga exempel, men jag har en poäng, lovar jag. När det gäller att förbättra projektbedömningar måste du känna till dina riktningar - du måste veta vilken riktning du ska använda för att ta fram en lämplig bedömning.
Vad menar jag egentligen med det? Du kommer att få se, men först kan du läsa del ett av den här serien, "Improve Project Estimates and Escape Crisis Mode", om du missat den. Där hittar du tips 1-3 av de 10 tipsen för bättre projektbedömningar. Tips fyra är ganska viktigt och långt, så det får en egen blogg. Om du inte redan har gissat det, handlar det om riktningen i skattningsmetoderna.
Tips 4: Dimensionering (Uppskattningsmetoder)
Beroende på vilken nivå av uppskattning som ges (t.ex. storleksordning, budget eller baslinje) finns det flera tekniker som kan användas för att ge effektiva uppskattningar. De olika metoder som finns tillgängliga kan delas in i två huvudkategorier: top-down och bottom-up. Här är det viktigt att du känner till vägbeskrivningen, *wink wink.
Uppifrån och ner
- Top-down-metoder används i allmänhet för uppskattningar på storleksordning och budgetnivå. Några exempel, som kan göras i kombination eller separat, är:
- Analogt - Jämförelse av projektet med ett tidigare, liknande projekt. Det kan finnas många skillnader, t.ex. mellan de inblandade personerna, tekniska variabler, den kulturella eller externa miljön, den process som genomförs och andra faktorer.
- Expertutlåtande - En expert som ger en uppskattning baserad på en inledande analys. Detta är ofta den mest exakta typen av uppskattning uppifrån och ner.
- Parametrisk - Användning av en beräknad parameter, t.ex. $2 per kodrad, x timmar per program osv. När det saknas sakkunskap är detta ett alternativt tillvägagångssätt.
- Funktionspunkanalys - En mer intensiv typ av parametrisk uppskattning av programvara som innebär att man adderar förekomsten av olika typer av komponenter (t.ex. externa ingångar, externa utgångar, gränssnitt etc.) multiplicerat med komplexiteten hos varje förekomst.
- PERT (Program Evaluation and Review Technique) - PERT-beräkningen är P+O+(4*ML)/6, där P är den pessimistiska uppskattningen, O är den optimistiska uppskattningen och ML är den mest sannolika uppskattningen. Detta ger ett vägt genomsnitt mot den mest sannolika uppskattningen. Den pessimistiska uppskattningen utgår från att de flesta eller alla misstänkta risker kommer att inträffa, den optimistiska från att de flesta risker inte kommer att inträffa och den mest sannolika från att endast de med hög sannolikhet kommer att inträffa. PERT används sällan i dag, men kan vara användbart för specifika uppgifter med stor osäkerhet eller med många risker, om inte annat för att ge en viss trovärdighet åt din uppskattning.
Nedifrån och upp
- En uppskattning nedifrån och upp är en uppskattning där de enskilda projektuppgifterna har uppskattats av resurserna och/eller de små och medelstora företagen (och ibland, även om det inte rekommenderas, "gissningsvis" av produktchefen), och sedan rullas dessa uppskattningar upp till projektnivå. När en bottom-up-beräkning väl är fastställd sparas den vanligtvis som projektets grundberäkning, som sedan kan revideras om godkända ändringar har gjort den ursprungliga grundberäkningen irrelevant för att följa utvecklingen. I båda fallen bör den ursprungliga baslinjen bevaras för senare analys.
- En annan aspekt som bör beaktas vid bottom-up-beräkningar är varaktighet kontra ansträngning. Varaktighet är den tid det tar innan uppgiften är slutförd, medan ansträngning representerar de resurstimmar som krävs för att slutföra uppgiften. Den bästa metoden är att uppskatta båda, men att hantera schemat utifrån uppskattningar av varaktighet. Varaktigheten styr schemat. Ansträngningen driver kostnaden - och bidrar till varaktigheten.
- Slutligen bör uppskattningarna nedifrån och upp spegla den nuvarande verkligheten. De faktiska resultaten handlar om det förflutna, men varaktighet och ansträngning handlar om framtiden, dvs. den återstående delen av tidsplanen. Det är därför viktigt att inse att ett schema inte är något som ska sättas i sten eller hängas upp på en vägg för att beundras. Tidtabellen syftar till att förutsäga verkligheten, men i slutändan är den en levande, andasande enhet som också måste återspegla verkligheten. Annars är det bara önsketänkande. Det är här som bidragsgivarnas uppskattningar kommer in... som vi kommer att ta upp i nästa del av den här serien.
...Fortsättning följer.
Det är viktigt att avgöra om ditt projekt kräver en uppskattning uppifrån och ner eller nedifrån och upp innan du börjar arbeta i grävskyttegravarna. Om du gör det rätt från början kan du spara mycket huvudvärk senare. Använd dina färdigheter för att hitta rätt riktning. Håll ögonen öppna för del tre av den här serien, där jag kommer att ta upp följande tre tips: GPS för uppskattning (bidragsgivare uppskattningar, intjänat värde och intjänad tidsplan); var PPM-teknik passar in; och uppskattningar och resurstillgång.
Fortsätt att läsa för alla sju delarna i denna serie:
- Del 3: Metoder för uppskattning av projekt
- Del 4: Det är dags att börja planera för resurser
- Del 5: Hur riskhantering är avgörande för projektledning
- Del 6: 6 Orsaker till att projekt blir försenade
- Del 7: 10 Checklista med punkter för bättre projektuppskattningar
