Många organisationer använder Key Performance Indicators (KPI:er) för att mäta prestationer och milstolpar mot sina mål. För dagens kundcentrerade organisationer är det viktigt att anpassa mätvärden som visar effekten av program som utformats för att uppfylla deras strategi. Vi har sett att detta är lättare sagt än gjort. Så sent som förra året ansåg 73 % av budgetbeslutsfattarna att 2017 kommer att bli ett mycket bra år, men redan 52 % av de tillfrågade har sagt att saker och ting inte går enligt planerna. Det är uppenbart att det finns en bristande koppling, och det är inte lätt att bevisa att de strategier som införts ger önskat resultat.
I det senaste webbseminariet uppmuntrar Margo Visitacion från Forrester Research till att vända på perspektivet för traditionella KPI-mätningar och istället fokusera på OKR - Objectives and Key Results (mål och nyckelresultat). Företag som vill leverera ett verkligt värde till kunderna måste mäta detta värde. Det låter bra, men hur gör man det?
Den största förändringen här är en förändring i tankesättet. Få intressenter och användare att anpassa sig till att mäta det som är viktigt. Insikterna skiftar från kundmedveten till kundledd. Företagsklimatet går från datarikt till insiktsdrivet. Avdelningar i silo blir sammankopplade, och allt spelar in i en snabb och resultatinriktad kultur. För att kunna arbeta mot ett mål och ett viktigt resultat måste du definiera vad som är viktigt för verksamheten och hur din organisation stöder initiativet. Om företagets mål är att öka intäkterna, vilket de flesta gör, måste du fastställa KPI:er för att mäta detta mål, t.ex. procentuell intäktsökning från en viss kanal. Detta kan innebära att en kundansvarig som försöker öka intäkterna från merförsäljning har fullständig kontoinformation och målinriktning, och att den granskas regelbundet. I det här exemplet försvinner inte KPI:n (korrekt kontoinformation), utan fokus ligger på målet och KPI:n är bara ett medel för att nå målet.
Traditionella KPI:er räcker inte till för att spåra och mäta prestanda i förhållande till affärsmålen. De flesta KPI:er fokuserar på fel mätvärden, och team blir alltför fokuserade på sina KPI:er och tappar bort affärsvärdet av sina ansträngningar. Förbättring av KPI:er tenderar att fokusera på effektivitetsförbättring. Som ett resultat av detta tenderar företagen att överdrivet fokusera på effektivitet i stället för att bli effektiva. Organisationer slutar med att fokusera på att gå framåt i stället för att stanna upp och fokusera på värdet.
Så om det är för lätt att skapa fel KPI:er, hur bestämmer man då rätt mätvärden? Forrester föreslår bästa praxis för att säkerställa att rätt mätvärden samlas in. I slutändan kan OKR:er ge fokus och pragmatism. Här är grunden för OKR:
- Fastställa och följa upp mål och deras resultat.
- Fokusera på insatser för att göra mätbara bidrag.
- Mycket synlig och användbar på organisations-, grupp- och individnivå.
- Kraftfullt verktyg för kontinuerlig förbättring
Genom att uppnå denna höga nivå av synlighet kan OKR:er skapa spårbarhet för att få alla att vara på samma sida och göra rätt saker vid rätt tidpunkt. Detta blir en levande övning och ett verktyg för planering och kontinuerlig förbättring. När det gäller att återuppfinna din förvaltningsmetod rekommenderar Forrester följande bästa praxis:
- Identifiera tvärfunktionella nyckelresultat så att du kan sluta tänka ensam.
- Använd en planeringssession i ett stort rum för att identifiera mål - att ha rätt personer i rummet ger omedelbar feedback och identifierar beroenden snabbare.
- Börja med målet i åtanke och ställ rätt frågor.
- Klargöra prioriteringen av "hur man gör" så att du kan fokusera på viktiga resultat och hur du uppnår dem.
- Mäta tillsammans i gemensamma utvärderingar med hjälp av OKR:er för att få insyn.
Project Portfolio Management hjälper organisationer att nå sina mål genom att börja med en strategi uppifrån och ner. Genom att anpassa projekten till affärsmålen och mäta projektens inverkan i affärstermer kan du arbeta med OKR-tänkandet och få teamet på samma sida. KPI:er fastställs sedan genom datapunkter och anpassas till mål snarare än projekt. Med hjälp av detta kan du identifiera projekt med högt värde och planera portföljen utifrån hur framgång ser ut för företaget.
Vill du veta mer om hur du kan börja mäta mål och viktiga resultat i din organisation? Titta på repris på begäran, Improving PPM Using Objectives & Key Results.
