Följande innehåll är baserat på vitboken "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 1", skriven av Jerry Manas.
Noggranna projektberäkningar är en viktig framgångsfaktor för enskilda projekt. Det är en självklarhet. Ändå skrivs det inte mycket om de nedåtgående effekterna av dåliga uppskattningar - vilket är förvånande eftersom dåliga uppskattningar är en av de främsta orsakerna till problem som projektförseningar, kontinuerlig krissituation, slumpmässiga resursförflyttningar och mycket annat. Det är egentligen bara en enkel fråga om orsak och verkan: dåliga uppskattningar = förseningar i projekten = ändrade resurskrav = en dominoeffekt som påverkar hela portföljen. Du kommer snart att drunkna i kaos, ett tillstånd som tyvärr inte är ovanligt för många av dagens organisationer.
Gå bort från krissituationer och arbeta mer proaktivt.
Detta är det enda sättet att vara konsekvent framgångsrik - jag vet, ingen press, eller hur? Egentligen kan man lära sig mycket om uppskattningsfärdigheter; det är något som man snabbt kan förbättra. Oftast är det -processen som organisationerna förlitar sig på som är felaktig, inte de enskilda uppgiftsberäkningarna. Allt du behöver är de rätta verktygen, överväganden och riktlinjer för processen, som vi listar nedan.
Gör dig redo för en positiv spridningseffekt.
Med 10 enkla tips kan du förbättra dina projektberäkningar. Låt oss börja med de tre första i den här sjudelade serien:
- När vi kommer dit vet vi det (noggrannhet kontra timing).
Du har precis påbörjat ett projekt. Ni har planer och scheman, men egentligen är det inte mycket som är känt. Den stora mängden okända faktorer gör det svårt att förutsäga något med exakt precision, men du måste ändå göra en uppskattning. Därför krävs projektberäkningar vid olika tidpunkter i ett projekts livscykel, från den första utformningen till budgetgodkännande och godkännande av baslinjen. Ju mer man vet om projekten, desto större är naturligtvis sannolikheten för en tillförlitlig uppskattning - med några få undantag där det är vanligt att kraven förändras, till exempel i agila projekt. Jag kommer att diskutera dessa undantag i de följande tipsen.
- Det finns mer än ett sätt att hantera osäkerhet (traditionella agila metoder).
"Ett vanligt misstag är att göra fasta åtaganden för tidigt i projektet när man inte vet så mycket, vilket gör att det behövs flera nivåer av uppskattningar med allt mindre noggrannhet." - Jerry Manas [citat]
Agil metod flyttar testningen tidigare i projektcykeln genom att utveckla delprogramvara eller produkter i korta intervaller på 2-4 veckor och få tidig kundfeedback - detta eliminerar de mer intensiva kraven och dokumentationen i förväg, vilket gör traditionella uppskattningsmetoder föråldrade. För att Agile ska fungera krävs dock en viss grad av tillit till att utvecklingsteamet består av smarta och kundfokuserade personer som kommer att arbeta nära kunden för att leverera iterationer av en färdig produkt som svarar mot marknadens prioriterade behov. Som ett resultat av detta blir successiva iterationer mer och mer exakta, men den här metoden är uppenbarligen inte lämplig för alla, eller ens för alla projekt. Det skulle inte vara lämpligt för projekt där det inte är möjligt eller önskvärt att involvera kunden, eller för projekt där exakt noggrannhet krävs på förhand. Det finns andra alternativ, till exempel kapitalplanering.
- Var försiktig med vad du ber om (uppskattningar och kapitalplanering)
Ah, den klassiska uppskattningen i tre nivåer. Detta verkar vara mest meningsfullt för ganska stora, traditionella projekt, eftersom det innebär successivt noggranna uppskattningar på storleksordning, budget och basnivå. Men samma typer av projekt har ofta en viss nivå av kapitalplanering, vilket kräver tidiga och ofta förekommande godkännanden när man inte vet så mycket om de verkliga kostnaderna. Det är bäst att vara så noggrann som möjligt när du försöker få godkännande för kapitalutgifter. Minimera risken genom att:
- Ge en beskrivning av omfattningen, projektfördelarna och en tidsplan på hög nivå för projektet;
- Bevisa att alternativa lösningar har analyserats och motivera den valda lösningen;
- Beskriv specifika risker och de potentiella konsekvenserna för kapitalbudgeten,
- Specificering av ytterligare analyser som kan krävas senare och som kan påverka kapitalbudgeten eller inte.
- Säkerställa att budgetansökans noggrannhetsintervall specificeras.
Oavsett hur man ser på det kan det vara svårt att göra projektberäkningar. Förändringar sker, vare sig de är väntade eller oväntade, och du måste kunna anpassa resurser, budgetar och tidsfrister. Om du börjar med en dålig uppskattning gör du processen mycket svårare, vilket i slutändan påverkar hela portföljen. Istället för att genomlida onödig turbulens kan du använda de här tipsen för att vägleda din projektbedömningsprocess och undvika att gå in i krisläge helt och hållet.
Om du vill fortsätta att lära dig mer om tips för bättre projektbedömningar kan du läsa nästa avsnitt i den här bloggserien, som du hittar nedan:
- Del 2: Förbättrade projektbedömningar handlar om riktning
- Del 3: Metoder för uppskattning av projekt
- Del 4: Det är dags att börja planera för resurser
- Del 5: Hur riskhantering är avgörande för projektledning
- Del 6: 6 Orsaker till att projekt blir försenade
- Del 7: 10 Checklista med punkter för bättre projektuppskattningar
Läs också om Lean och agil leverans, samarbetshantering och resurshantering för att lära dig mer.
