Uppskattning av arbetsinsatsen är en kritisk faktor som skiljer projekt som lyckas från projekt som kämpar. Den här informativa och lättlästa artikeln behandlar grunderna i uppskattning av insatser, och innehåller en titt på Program Evaluation and Review Technique (PERT).
Att planera ett projekt är inte lätt, det är ett projekt i sig självt. I de flesta fall finns det inga genvägar, men det finns bästa praxis och programvarulösningar för projektledning online som kan hjälpa dig att planera ett framgångsrikt projekt.
En kritisk fas i varje projektplanering är uppskattningen av insatsen. Många projekt startar fel eftersom man tenderar att underskatta den ansträngning som krävs för att leverera arbetet. Som projektledare måste vi se till att teamet förstår några saker:
- Vad kunderna behöver
- Krav
- Hur mycket det kommer att kosta att producera det som kunderna vill ha.
Människor tenderar att vara alltför optimistiska.
Tendensen att vara övertygad om att det egna projektet kommer att gå som planerat, även om man vet att den stora majoriteten av liknande projekt har försenats, har kallats för planeringsfel. (Kahneman & Tversky, 1979). I de flesta fall bygger projektplaner och uppskattningar av insatser på optimistiska antaganden, vilket leder till felaktiga uppskattningar och försenade tidsplaner. Det kan till exempel hända att människor inte tar hänsyn till oväntade händelser eller brådskande arbete med hög prioritet och att de inte tar hänsyn till arbetets hela komplexitet.
Noggrann uppskattning av arbetsinsatsen är en nyckelfaktor för att ett projekt ska lyckas.
Med planeringsfelet i åtanke bör projektledare anta en mer objektiv syn när de uppskattar insatserna i ett projekt. En enkel metod för att ge en mer objektiv och realistisk uppskattning av ansträngningen är att använda Teknik för utvärdering och översyn av program (PERT), en beräkningsteknik som bygger på ett beräknat vägt genomsnitt av tre siffror.
(P) - Det mest pessimistiska fallet när allt går fel
(O) - Det mest optimistiska fallet där allt går rätt till
(M) - Det mest sannolika fallet med tanke på normala problem och möjligheter
Den resulterande PERT-beräkningen är ett "vägt genomsnitt", där det mest sannolika fallet väger tyngre än de pessimistiska och optimistiska fallen.
Det vägda genomsnittet beräknas som (O + 4M + P)/6. Du kommer att märka att den slutliga PERT-beräkningen flyttas något mot antingen det optimistiska eller pessimistiska värdet - beroende på vilket värde som ligger längst från det mest sannolika.
Uppskattningen av ansträngningen bör ständigt övervakas och optimeras.
När ett projekt avslutas kan projektledaren gå tillbaka till de tre olika uppskattningarna och identifiera om uppskattningarna var för optimistiska eller pessimistiska jämfört med den faktiska ansträngningen. Avvikelsen mellan den faktiska ansträngningen och det viktade PERT-genomsnittet ger projektledarna ett mätbart mått. Måttet kan användas på övertid för att optimera projektledarens färdigheter i uppskattning av insatser genom att ständigt övervaka variansmåttet och sträva efter att minska den genomsnittliga avvikelsen mellan plan och verklighet för alla projekt i portföljen.
KPI:er för uppskattning av insatser.
Efter att ha arbetat med PERT ett tag kan ytterligare mätvärden användas för att ytterligare optimera färdigheterna för uppskattning av insatser. Projektledaren kan beräkna standardavvikelsen för uppskattningen av ansträngningen genom att dividera skillnaden mellan det optimistiska fallet och det värsta fallet och dividera skillnaden med 6 (O + P6). De arbetspaket där standardavvikelsen är högre än den genomsnittliga standardavvikelsen bör utlösa en varning till projektledarna, vilket visar att det finns en hög grad av osäkerhet för det specifika arbetspaketet. Ju större standardavvikelsen är, desto mindre förtroende har du för din uppskattning av ansträngningen. Om standardavvikelsen är liten kan du vara mer säker på din uppskattning, eftersom den optimistiska och den pessimistiska uppskattningen ligger närmare varandra.
Kom ihåg PERT-formeln och använd den för att göra uppskattningar när du har en hög grad av osäkerhet.
Förbättra ständigt dina färdigheter i projektledning.
Även om ett projekt per definition är en engångsinsats är det en långsiktig process att förbättra dina kunskaper i projektledning. Påminn dig själv om att ständigt förbättra dina projektledningsfärdigheter och fortsätt att leta efter verktyg som tidshanteringsprogram eller bästa praxis som hjälper dig att förbättra dina färdigheter och processer.
