Rapporter om projektets status är det viktigaste kommunikationsmedlet. mellan ditt projekt och dess olika intressenter. Rapporteringens regelbundenhet kan variera mellan veckovis, varannan vecka, månadsvis eller vid bestämda milstolpar i projektets gång. Oavsett när den förbereds och delas är det viktigaste att du som projektledare utnyttjar möjligheten att leverera effektiva projektrapporter.
Fördelarna med projektstatusrapporter är många och de hjälper dig att få ytterligare övervakning och ett implicit godkännande av projektets framsteg. En bra rapport informerar intressenterna om projektets status i fråga om budget, uppnådda milstolpar och slutfört arbete, samtidigt som den visar på potentiella risker och ger insyn i beslut och aktiviteter inom projektet.
För att se till att du får ut det mesta av den tid du lägger ner på att skapa rapporter och den tid som andra lägger ner på att granska dem, får du här en enkel uppdelning av vad som ingår i effektiva projektrapporter.
- Projektets namn, kundens namn, datum och omfattning
Det är grundläggande uppgifter som förblir desamma (förutom datumet naturligtvis) under hela projektets gång och som gör det lättare att identifiera projektet samt att fräscha upp minnet om vad som är projektets fokus och vad det syftar till att uppnå.
- Projektets nuvarande status
Ge en kort uppdatering om projektets hälsaså att teammedlemmar och andra intressenter vid en överblick kan få en grov uppfattning om hur projektet fungerar. Du kan ge detta med ett enkelt betyg som är dåligt, medelmåttigt eller bra, baserat på en nyckelmätare eller prestandaindikator. Om du till exempel hade budgeterat att du skulle ha använt 60% av din tillgängliga tid vid den tidpunkten och att 60% av projektet skulle vara slutfört, men faktiskt hade använt 50% av din budgeterade tid och hade 55% av projektet slutfört, skulle projektet vara bra eftersom det ligger betydligt under budgeten, men det skulle vara viktigt att notera att det också ligger efter tidsplanen.
- Vad har uppnåtts
När läsaren har fått en överblick över hur projektet framskrider kan du börja dela upp projektets detaljer. Börja med att ta upp vad projektgruppen har åstadkommit sedan den senaste rapporten och ange vad som skulle ha slutförts och vad som slutfördes inom tidsramen.
- Nuvarande och framtida uppgifter
Ta upp vad teamet för närvarande arbetar med och vad nästa omgång uppgifter är. Detta kommer att informera intressenterna om vad de kan förvänta sig av ditt team i framtiden och i nästa projektstatusrapport.
- Identifiera aktuella frågor och eventuella risker.
Som en del av en riskhanteringsplanDet är viktigt att kunna identifiera potentiella projektrisker och hur sannolikt det är att de kommer att inträffa. I detta avsnitt av din lägesrapport ska du informera intressenterna om aktuella problem som har uppstått och hur de hanteras, samt om möjliga framtida problem och vilken riskhanteringsplan som finns för att hantera dem om de skulle uppstå.
- Tidigare, nuvarande och framtida leveransdatum
Varje projekt kommer att ha fördefinierade milstolpar som anger datum då vissa uppgifter måste vara utförda eller leveranser tillhandahållna. I det här avsnittet kan du inkludera en En uppdaterad förteckning över vilka milstolpar som har uppnåtts och när., samt inkludera alla framtida milstolpar och när du tror att de kommer att uppnås jämfört med när de var planerade att uppnås.
- Viktiga anmärkningar och kommentarer
Allt kan inte inkluderas i fakta och siffror, så för att avrunda din rapport kan du inkludera en mer beskrivande uppdatering om hur du anser att projektet fortskrider och om det finns några risker som du anser bör eskaleras och granskas av relevanta intressenter.
