Projektstatusrapporter är ett ständigt faktum för alla projektledare. De flesta projektledare skapar minst en projektstatusrapport per projekt och vecka, men det antalet kan snabbt öka om chefen behöver rapportera oftare eller rapportera separat till olika grupper av intressenter.
När det gäller statusrapporter är det tyvärr så att praxis inte alltid är perfekt. Projektledare, även de som har skrivit hundratals rapporter tidigare, gör ofta sitt eget liv svårare genom att utelämna viktig information eller inkludera fler detaljer än nödvändigt. Innan du sätter dig ner för att skapa nästa projektledning statusrapport, ta en stund för att läsa igenom dessa tips.
Inkludera en sammanfattning på hög nivå
Hur säker kan du vara på att din publik kommer att läsa din rapport hela vägen? Om du använder standardmall för projektstatusrapport för alla dina rapporter kan du överväga att lägga till ett utrymme i början för en snabb sammanfattning av vad som ingår i rapporten nedan. En mening eller två om att projektet fortfarande är på rätt spår, eller (om det behövs) några viktiga problemområden, kan bidra till att intressenterna får den viktiga information de behöver, även om de blir distraherade innan de läser resten. Dessa snabba sammanfattningar kan också bidra till att skapa rätt ton och förväntningar i början av statusuppdateringssamtal eller möten.
Ge de senaste siffrorna
Förutom en sammanfattning på hög nivå är den viktigaste informationen du kan ge i en statusrapport aktuell information om projektets ekonomi och tidslinjer. Vilka mätvärden du använder och hur detaljerade de är beror på din målgrupp och projektet, men varje statusrapport bör ge teammedlemmar och andra intressenter information om hur projektet presterar jämfört med budget och tidsplan. Projekthanteringslösningar som Planview AdaptiveWork gör det enkelt att hämta realtidsdata på dessa områden, så det finns ingen ursäkt för att lämna dem utanför dina rapporter.
Identifiera riskområden och frågor
Varje projektledare måste ägna särskild uppmärksamhet åt riskhantering. Förutom att identifiera risker från början bör projektledarna hjälpa sina team att hålla sig medvetna om dem genom att lägga till riskdiskussioner på mötesagendor och i projektstatusrapporter. Du bör också se till att ge den senaste informationen om eventuella problem som redan har dykt upp, inklusive anteckningar om hur teamet planerar att lösa dem.
Lev inte i det förflutna
Naturligtvis kommer huvuddelen av din rapport att handla om saker som redan har hänt, men framgångsrika PM:er använder också sina statusrapporter för att kommunicera planen för den kommande veckan. Se till att du listar de uppgifter som planeras att slutföras, tillsammans med uppgifter om viktiga möten eller milstolpar som kommer att äga rum mellan din nuvarande rapport och nästa (lika perfekta) projektstatusrapport.
Du bör också vara medveten om att det finns en ljus framtid för projektledare som nu kan automatisera sina rapporter med ett modernt projektledningsverktyg som Planview AdaptiveWork. Projektledare kan bokstavligen "få tillbaka sina liv" när de slipper den manuella processen med att skapa rapporter. Vill du veta mer? Ta del av en produktvisning av Planview AdaptiveWork idag.
