Det finns många anledningar till att ditt team för närvarande använder en fysisk Kanban-tavla i stället för en online Kanban-tavla. Att använda en fysisk Kanban-tavla är ett bra sätt att lära sig grunderna i Kanban. Det kan få teamet att acceptera tanken på att dela arbete på en gemensam tavla och att bli vana vid vanor som att "gå runt på tavlan" i en daglig standup. För ett team som arbetar på samma plats och som har ett regelbundet schema på ett gemensamt kontor kan en fysisk tavla vara ett bra verktyg för att hålla alla på samma linje.
Men begränsningarna med fysiska Kanban-tavlor är många, bland annat att tavlans noggrannhet är beroende av att alla teammedlemmar har fysisk tillgång till den. Detta begränsar möjligheten till moderna arbetsformer som hemarbete, flexibla arbetstider (inte begränsade till 9-till5 timmar) och distansarbete, som i många arbetskulturer ses som moralhöjande förmåner. Om du vill uppdatera din styrelsedesign eller bara statusen för ett "kort" måste du göra dessa ändringar på den fysiska styrelsen - och sedan se till att ändringen kommuniceras till alla som berörs.
Förutom dessa logistiska utmaningar finns det också mindre, mer praktiska nackdelar med att använda en fysisk styrelse: Dåligt skrivande kan hindra förståelsen. Om du använder klisterlappar som Kanban-kort ökar du ditt koldioxidavtryck - och du låter din tavla vara beroende av en stark vindpust.
Slutligen erbjuder digitala Kanban-tavlor otaliga fördelar som fysiska tavlor inte kan erbjuda, t.ex. möjligheten att spara kommentarer, bilagor, relevanta länkar och korthistorik på ett och samma ställe. Med digitala Kanban-tavlor kan du koppla samman relaterade arbetsmoment och ta deras framsteg som en helhet, genom att kommunicera status uppåt och utåt. Alla dessa fördelar och fler gör det värt att byta från en fysisk till en online Kanban-tavla. Så här gör du.
ANPASSA DIG TILL DITT "VARFÖR".
Innan du byter till en digital Kanban-tavla med ditt team bör du se till att ha ett samtal i gruppen om varför detta byte görs. Det är troligt att de flesta i ditt team redan är med på tåget (med ordlek!), men precis som med alla gruppbeslut är det viktigt att de är överens.
Diskutera fördelarna med en digital Kanban-tavla, vad du hoppas kunna uppnå genom att byta till en digital tavla och vilka funktioner du vill börja använda i samband med den nya implementeringen.
VÄLJA RÄTT DIGITALT KANBAN-VERKTYG OCH TILLHANDAHÅLLA UTBILDNING.
Det finns flera Kanban-verktyg online på marknaden, som alla har olika funktioner. Vi gillar Planview AgilePlace, som kombinerar flexibiliteten och användarvänligheten hos ett gruppverktyg med skalbarheten och rapporteringen hos ett företagsverktyg. Baserat på teamets samtal om vilka funktioner som är viktigast för er som team kan ni begränsa listan över verktyg som ni kan testa och välja ett som passar ert team.
Innan ni börjar flytta över ert arbete till det nya verktyget bör ni diskutera en övergångsplan i teamet. När planerar du att vara officiellt "ombord" på din nya digitala tavla? Vem kommer att ansvara för att flytta uppgifter till styrelsen? Hur kommer teamet att utbildas i det nya verktyget så att de kan komma igång med arbetet?
Om du fastställer dessa detaljer i förväg kan du göra övergången till en digital tavla smidigare och göra det mer sannolikt att den håller.
SKAPA EN DIGITAL KOPIA AV DIN FYSISKA TAVLA.
Det kan vara frestande att börja experimentera med nya tavellayouter så fort du byter till en digital tavla. Motstå detta tills alla i teamet har haft en chans att bekanta sig med hur det digitala Kanban-verktyget fungerar, så att de inte behöver lära sig att använda verktyget och använda den nya tavellayouten samtidigt. (Så här redigerar du din styrelselayout i Planview AgilePlace.)
BESTÄMMA HUR DU SKA ANVÄNDA NYA (FÖR DIG) FUNKTIONER.
Som vi nämnde ovan erbjuder online Kanban-brädor många nya funktioner som fysiska brädor inte har, vilket kan påverka hur teamet interagerar med och använder brädan. Om ditt team till exempel inte använde förfallodatum på den fysiska tavlan, och sedan några teammedlemmar började tilldela uppgifter förfallodatum på den digitala tavlan, kan detta skapa förvirring eller till och med spänningar mellan teammedlemmarna.
Om du håller ett dagligt eller regelbundet standup-möte med ditt team kan du lägga till en fråga som uppmuntrar teamet att reflektera över hur tavlan används, samt eventuella observationer om hur nya funktioner kan införlivas i teamets arbetsflöde på ett produktivt sätt.
ÖVERVÄGA ATT LÄGGA TILL KÖRFÄLTSREGLER OCH GRÄNSER FÖR TORKA.
En av de mest potentiella funktionerna i en digital Kanban-tavla är möjligheten att lägga till policyer för körfält och implementera WIP-gränser.
Policyer för körfält gör det möjligt att bygga in en uppsättning riktlinjer för hur styrelsen ska användas i styrelsen. (Så här lägger du till körbanepolicyer och andra körbanedetaljer i Planview AgilePlace.) Detta kan vara särskilt användbart när teamet anpassar sig till den nya digitala Kanban-tavlan.
WIP-gränser är riktlinjer som hjälper dig att bättre hantera hur mycket arbete du eller ditt team har under bearbetning. Genom att begränsa det pågående arbetet genom att införa WIP-gränser kan du öka produktiviteten, minska kontextbytet och andra former av stress som är relaterade till för mycket WIP, och njuta av Kanbans alla fördelar. (Så här ställer du in WIP-gränser för banor i Planview AgilePlace.)
HÅLLA EN RETROSPEKTIV UTSTÄLLNING.
När du har använt din nya digitala Kanban-tavla i några veckor kan du hålla ett möte för att diskutera hur övergångsprocessen har varit för alla inblandade. Detta är också ett utmärkt tillfälle att diskutera potentiella förbättringar av styrelsen och hur man kan börja införliva styrelsemätningar i teamets arbetsflöde.
Genom att hålla ett sådant här möte regelbundet kan du se till att ditt team tillämpar ständiga förbättringar, inte bara i det som de arbetar med utan också i hur de får arbetet utfört.
