När ett projekt närmar sig sitt slut kan känslorna vara blandade, ofta någonstans mellan glädje över ett väl utfört arbete och lättnad över att det äntligen är över. Det som ofta missas är dock, i det skede då slutleveranserna överlämnas eller ett slutdatum närmar sig, är det som egentligen ska hända i slutet, det ögonblick då man "släcker lamporna" och avslutar projektet på ett riktigt sätt.
Det är inte nödvändigtvis svårt att godkänna ett projekt, men om man gör det dåligt kan det få långvariga effekter och om man gör det bra kan det ge ett betydande mervärde till det avslutade projektet. Det är alltså lätt att förstå varför det är nödvändigt att veta hur man skriver av ett projekt, även om det är en färdighet som man bara relativt sällan kan uppleva på egen hand.
Hur man godkänner ett projekt
Kontrollera checklistor och anteckningar om att göra saker och ting på nytt.
När det är dags att avsluta ett projekt kan det vara förvånansvärt lätt att glömma små (eller till och med större) leveranser eller delar av projektet. Dessa ingår ofta i förtydliganden och kundmöten, men de kommer aldrig med i en projektplan. Det är alltid bra att gå tillbaka till anteckningarna från sådana möten och de individuella checklistorna för arbetssträngar för att se till att kunden får allt som utlovats.
Begär kundens godkännande
När du har kontrollerat detta kan du kontakta de relevanta intressenterna på klientsidan och be dem utföra samma kontroller på sin sida och, om de är nöjda, att godkänna projektet för resultaten och det övergripande kontraktet.
Gör en projektgenomgång
Ett utmärkt sätt att få ut mer värde av projektet är att göra en efteranalys med teamledare, hela teamet eller andra intressenter. Detta kommer att avslöja viktig information om processer och hur de fungerade, t.ex. vad som fungerade bra, vad som inte fungerade och vad som bör göras annorlunda i framtiden.
Begär feedback från kunderna
Efter att de har godkänt projektet kan det också vara mycket fördelaktigt att be kunden att ge ärlig feedback om hur projektet gick. Att få en utomstående syn på teamets arbete kan vara ovärderligt för att förbättra ert sätt att arbeta framöver.
Släpp ut ditt team
Ett team är en samling av resurser med de specifika färdigheter som krävs för att utföra det aktuella arbetet, men efter det att projektet har avslutats finns det inte längre något behov av den specifika sammansättningen av teamet. Detta är ett utmärkt tillfälle tillfälle att tacka alla för deras hårda arbete och till och med fira genom att ordna en fest eller åtminstone något roligt på kontoret innan teamet delar upp sig och börjar arbeta med nya projekt.
Arkivhandlingar
Även om det kan tyckas att många av de dokument som används under projektet inte kommer att ha någon större relevans längre, kan erfarenheten visa att samma situationer och strukturer med största sannolikhet kommer att dyka upp igen. Ta dig tid att tydligt identifiera och förvara allt som har använts. A molnbaserat projektledningsverktyg som Planview AdaptiveWork. är perfekt för att snabbt och enkelt få tillgång till projektdokument.
Skriv en kortfattad rapport
Som avslutning på projektets sign off-process skriver du en liten rapport för dig själv och andra intressenter eller chefer. Beskriv kortfattat hur väl projektet följde den ursprungliga projektplanen, vilka risker eller problem som uppstod och om projektet i stort sett var en framgång.
