Som Senior Director för Planview AdaptiveWorks Global Sales Engineering Center of Excellence leder jag ett passionerat team som ser till att våra kunder utnyttjar alla Planview AdaptiveWorks funktioner, verktyg och verktyg i sin miljö och med sina team. Eller med andra ord: vårt jobb är att optimera WOW-faktorn i Planview AdaptiveWorks innovationsmaskin!
Som du kanske kan förvänta dig får vi dagligen en stor mängd förfrågningar och frågor som rör nya projekt, resor, säljtekniska resurser, helpdesk, BI-rapporter och listan är lång. Varje begäran och ärende utvärderas oberoende och kan omfatta något eller några av följande: poängsättning, ledningens godkännande, resurstilldelning, internt/externt samarbete, gemensam redigering av dokumentet, avslutande osv.
Nyligen har flera kunder uttryckt intresse för att lära sig hur vi använder Planview AdaptiveWorks tidsuppföljning för att se till att vår process för utvärdering av förfrågningar och ärenden är strömlinjeformad, flexibel, genererar affärsinsikter och möjliggör skalbarhet. Som svar på detta intresse tänkte jag att det skulle vara till hjälp att ge följande enkla 6-stegsbeskrivning (med skärmdumpar). Den hjälper dig att konfigurera Planview AdaptiveWorks tidsregistreringsfunktion i ditt företag. Från början tar installationen cirka 15 minuter.
Observera också att denna funktion inte är begränsad till att hantera och utvärdera förfrågningar och frågor. Den kan användas för en mängd olika användningsfall som involverar säljtekniker, professionella tjänster, kundsuccéteam och så vidare. Det är en mycket mångsidig och kraftfull funktion, men som du kommer att se är det snabbt och enkelt att installera och ändra!
SEX STEG FÖR ÖKAD SYNLIGHET:
Steg 1 - Skapa ett projekt
1. Skapa ett projekt som innehåller alla tidsangivelser för förfrågningar och ärenden.
Skapa projektet med en milstolpe som heter "Cases". All tid kommer att läggas på denna milstolpe.
2. Ställ in projekttypen till "Other" så att den filtreras från rapporterna
3. Se till att milstolpen "Fall" är rapporteringsbar.
Steg 2 - Konfigurera ett anpassat fält för tidsangivelser
Som administratör går du till Inställningar
Gå till configure
Välj Timesheet från vänster sida ITEM TYPES och lägg till ett nytt anpassat fält:
Med följande uppgifter:
Totalt investerade insatser
Ett frivilligt, men rekommenderat tillägg är ett anpassat fält för att innehålla en sammanfattning av all tid som rapporterats för en begäran
1. Nytt anpassat fält på ärendenivå
2. Typ av fält: Varaktighet
3. Formelbaserat fält för sammanfattning av relationer
4. Fälttetikett: Insatser
5. Typ av sammanfattning av formel: Summa
6. Relation: > Varaktighet ($R_TimesheetEntries.Duration)
7. Klicka på Spara och lägg till det här fältet i dina vyer
Steg 3 - Inställning av åtgärden "Rapportera tid".
1. Välj objektstypen Fall och lägg till en ny anpassad åtgärd:
2. Ge en titel ("Report Time"), med en minsta användarinmatning på:
Förutom "Reported Date", "Time Spent" och "Comment" kan du gärna lägga till viktig information som ska samlas in när du lämnar in tid.
3. Lägg till en åtgärd "New Item" av typen Timesheet
i avsnittet Set Actions och ange följande fält för den nya tidtabellsposten:
- $ReportedDate = ReportedDate
- $Duration = TimeSpent
- $WorkItem = "M-xxx" (Klicka på Formula Options -> Objects -> Milestone, för att hitta milstolpen i steg 1)
- $Comment = Kommentar
- $C_ReportedonCase = CurrentObject()
4. I det sista avsnittet, Framgång, lägg till: "Tid som angetts framgångsrikt"
5. [Valfritt] Det rekommenderas starkt att lägga till en andra åtgärd för att skapa ett nytt postobjekt för automatisk publicering av den angivna tiden och kommentaren. Det leder till bättre anpassning och öppenhet inom teamet
6. Spara och aktivera den anpassade åtgärden
7. Det bör se ut så här när du körs genom begäran -> Anpassade åtgärder -> Rapporttid:
Steg 4 - Lägg till relationen i din(a) profil(er)
1. Gå till Inställningar -> Profiler (som administratör)
2. Välj den relevanta profilen, eller huvudprofilen som gäller för alla profiler, och välj Begäran under Ärenden -> Fält & Relationer -> Redigera.
3. Flytta "Timesheet Entries" till höger.
4. Upprepa #2 och #3 för Issues om du vill kunna rapportera tid även där.
Steg 5 - [Valfritt] Konvertera panelvyn från miniatyrbild till rutnät
1. Det rekommenderas att du redigerar vyn och ändrar Timesheet-posterna från miniatyr till rutnät med de relevanta kolumnerna som visas.
Steg 6 - Skapa rapporter & Dashboards
Rapporter och instrumentpaneler baserade på ovanstående uppgifter bör skapas fritt utifrån de specifika behoven.
En exempelrapport kan vara en rapport om en viss typ av begäran, där man tittar på hur mycket tid som rapporterades förra månaden:
1. Kör på begäran och deras relevanta tidsangivelser
2. Filtrera bara de förfrågningar som är öppna eller i arbete och som har rapporterats för den senaste månaden.
3. Skapa ett staplat stapeldiagram
X-Axis = ..Reported By
Gruppering = .Title
Y-Axis = Custom ->..Duration
4. Det kommer att ge något i stil med:
Om du behöver mer stöd för att konfigurera denna fördelaktiga Planview AdaptiveWork-funktion - en funktion som vi använder varje dag för att stödja våra interna team och WOW våra kunder - kan du kontakta din Planview AdaptiveWork Customer Success Specialist.
