Som projektledare är det hur ditt team använder sin tid som i slutändan antingen tjänar eller kostar din arbetsgivare pengar. Och i slutändan används dessa siffror ofta som ett mått på din framgång. Dåliga strategier för tidshantering kan inte bara vara skadliga för dina kunder och din dagliga verksamhet, utan även ha en negativ inverkan på ditt resultat. Här är några tips om hur du bäst skyddar teamets tid och undviker onödiga fallgropar, från att ha ett tydligt mål till att hålla distraktioner till ett minimum.
Ha ett tydligt mål
Det första du och ditt team bör göra i början av varje dag är att bestämma vilka de viktigaste målen är för dagen, hur ni ska uppnå dem och vad som minst måste göras. Att göra detta innan du eller någon i teamet svarar på hjälpärenden eller interna frågor är ett bra sätt att hålla fokus på uppgiften samtidigt som du uppmuntrar en positiv moral. Förutom att ha tydliga mål är det viktigt att formulera en arbetslista som återspeglar de viktigaste aktiviteterna som du och ditt team behöver utföra. Listan bör vara dynamisk och ändras i enlighet med företagets behov.
Påverkansvärda aktiviteter
Om du inte är säker på vilka aktiviteter som kommer att ha störst inverkan på ditt projekt är det dags att ta reda på det nu. Istället för att slösa tid på att ta itu med de mindre problemen, ta hand om de större frågorna som du vet kommer att kräva mer av din tid. Detta hjälper dig och ditt team att spara energi under dagen, så att ni får mindre uppgifter som är lättare att utföra och som ni kan ta hand om i slutet av dagen när tröttheten kommer.
Multitasking kan vara skadligt
Alltför många distraktioner innebär mycket slöseri med tid och pengar. Till och med vetenskapen håller med om att Den mänskliga hjärnan kan bara fokusera på en uppgift i taget.; därför är uppfattningen att vi kan utföra flera uppgifter samtidigt bara en illusion. Därför är det viktigt att begränsa multitasking så mycket som möjligt. För att göra det kan du organisera din dag på ett sådant sätt att vissa uppgifter är avsedda för särskilda tidsblock. Detta gäller även planering och datainmatning. Om du försöker vara medveten om hur ofta du multitaskar, skriv ner varje gång du kommer på dig själv med att göra det och gör en poäng av att meditera i en minut. Om du tar ett andetag kan du ta dig an din arbetslista med ett friskt sinne och förnyad kraft.
Håll avbrotten till ett minimum
Ju mer du avstår från avbrott, desto mer tid har du att fokusera på att effektivt slutföra nödvändiga uppgifter. En bra metod för att se till att du inte ständigt blir avbruten är att ta det lugnt när du organiserar dina uppgifter och att avstå från att svara på e-post eller telefonsamtal när du arbetar med något som inte involverar något av dessa saker. Genom att utföra uppgifter med detta målmedvetna arbetsflöde kan du få dem gjorda snabbare och effektivare.
Investera i programvara för tidsplanering
Som du förmodligen redan vet är det viktigt att hantera sin tid för att kunna hålla sig till sina uppgifter. När det gäller strategier för tidshantering är ett av de mest effektiva sätten att se till att ditt team håller sig till sina uppgifter att investera i programvara för tidsuppföljning för projektledning. Planview AdaptiveWork är medveten om detta och har implementerat flera effektiva metoder i sin programvara för tidsuppföljning, inklusive möjligheten att skapa fakturor, exportera tidrapporter och samordna fakturerbara timmar med rätt faktureringssatser.
