Eftersom vi har tidigare tittat på.Projektets intressenter finns i alla former och storlekar, de kan vara interna eller externa och har olika stor inverkan på projektets utveckling. En sak som är säker är dock att om ditt projekt börjar stöta på hinder, till exempel i form av ständiga förseningar eller kostnadsöverskridanden, kommer dina projektintressenter att börja bli oroliga och ställa frågor om vad som händer.
Då måste en bra projektledare kunna använda sig av en viktig, men sällan utnyttjad färdighet, nämligen att veta hur man hanterar intressenter. Du kanske redan har stött på detta under projektets inledningsfasnär det var nödvändigt att få intressenterna att köpa in sig för att projektet skulle kunna starta. Att lugna missnöjda intressenter halvvägs genom ett projekt kan dock vara en helt annan historia, men optimismen har övergått i cynism och det är inte så lätt att acceptera hoppfulla löften.
Om du befinner dig i en pressad situation och behöver veta hur du ska hantera intressenterna och få dem med på tåget igen, kan du prova några av de här tipsen.
Lyssna på deras problem
En av de största orsakerna till osämja mellan en projektgrupp och andra projektintressenter är när de senare känner att deras problem ignoreras. Det är möjligt att vissa intressenter kan vara överdrivet nyfikna, till den grad att de blir förtryckande, men i allmänhet är intressenter parter som har ett inneboende intresse av projektets resultat och som därför förtjänar att informeras om dess framsteg. Att lyssna på deras frågor hjälper inte bara till att hålla dem delaktiga, utan kan också visa på aktuella eller potentiella projektrisker.
Lyft fram problem så snart som möjligt.
Det kan vara frestande att dölja problem för att undvika att få kritik för små missöden. Problem uppstår dock definitivt när dessa mindre problem blir större. Då kommer man med rätta att ställa frågor om varför projektets intressenter inte informerades tidigare och förtroendet försvagas. Genom att informera alla om riskerna så snart de blir uppenbara kan man immunisera dem mot framtida, större chocker.
Ta ansvar
Som projektledare är det oftast du som har ansvaret. Vissa saker, t.ex. budget- eller kapacitetsbegränsningar, kan ligga utanför din kontroll, men det sista intressenterna vill höra från en PM är ursäkter och djupgående förklaringar till varför någon teammedlem eller process är skyldig till förseningar i projektet. Att ta ansvar, lära sig av misstag och gå framåt med positivitet är tecken på en stark ledare som är villig att ge allt för projektet i stället för att bara vara ute efter sig själv.
Kommunicera projektets status på ett tydligt sätt
Det kan leda till smärta på kort sikt, men att vara så tydlig som möjligt om missade leveranser eller möjliga fallgropar i projektet. bygger starka band mellan dig, ditt team och dina projektintressenter. Oavsett hur illa situationen blir, vara öppen och tydlig om exakt vad som pågår är den enda lösningen som fungerar på lång sikt. Det kommer att hjälpa dina projektintressenter att tro på ditt ledarskap och ger dig också en extra inblick i hur dina problem kan lösas.
Alla projekt kan stöta på problem, så du behöver inte ta illa vid dig om ditt projekt också gör det. Det är hur du hanterar dessa problem när de uppstår som skiljer de goda projektledarna från de genomsnittliga. Att ta sitt ansvar och lyckas hålla projektets intressenter med på tåget när det går igenom en tuff period är en egenskap som varje projektledare måste kunna ta med sig till bordet när det behövs.
