En av de vanligaste utmaningarna som en projektledare kan förvänta sig att möta är bristande engagemang från intressenterna. Förr eller senare ställs alla projektledare inför situationer där kunder, sponsorer, teammedlemmar eller andra intressenter tycks avvika från projektet.
Ibland är problemet att andra projekt drar bort intressenternas uppmärksamhet, och i andra fall beror problemet på bristande kommunikation. I vilket fall som helst är det projektledarens ansvar att hjälpa intressenterna att återfå fokus på projektet och få det att slutföras på ett framgångsrikt sätt.
Strategierna nedan hjälper dig att bygga upp en stark grund för intressentengagemang och kan också hjälpa dig att få intressenterna tillbaka i ledet när de börjar vandra.
Identifiera dina intressenter på rätt sätt
Det säger sig självt att du bara kan hoppas på att hålla dina intressenter engagerade om du har involverat rätt personer från början. När projektet befinner sig i inledningsfasen, se till att du involverar alla de personer som ska utföra arbetet, liksom de personer som ska ge vägledning och godkänna de slutliga resultaten. Om du försöker involvera fler personer som inte verkligen behöver delta i projektet kommer du att slösa tid och energi på att försöka hålla dem med på tåget. Omvänt gäller att om du utelämnar nödvändiga personer kan de återstående intressenterna få problem med att fatta beslut eller hålla sig motiverade.
Ställ rimliga förväntningar
När du startar ditt projekt, ge en tydlig beskrivning av det engagemang som du vill ha från varje intressent. Detta bör inte bara omfatta roller och ansvarsområden för intressenterna, utan även information om mötestider och mötesfrekvens, eventuella resor som kan förväntas och hur projektinformation kommer att delas under hela projektets gång.
Bryt upp silos
På samma sätt som samhällsledare skapar engagemang i samhället genom att föra samman medborgare som annars kanske inte skulle interagera med varandra, kan projektledare skapa engagemang hos intressenterna genom att Främja kommunikation och samarbete mellan avdelningarna. och grupper som kanske inte är vana vid att dela information. Samarbete Programvara för projekthantering kan ge enorma fördelar i detta avseende. Planview AdaptiveWork, till exempel, erbjuder en mängd olika verktyg och tjänster för att hjälpa även de mest utspridda projektgrupperna att komma i kontakt med varandra och dela information i realtid.
Upprätthåll kommunikationen under hela projektet
En del projektledare är duktiga på att förmedla krav, rolldefinitioner och förväntningar i projektets tidiga faser, men blir sedan märkligt tysta när projektet fortsätter. Gör inte misstaget att anta att dina intressenter kommer att fortsätta att gå framåt på egen hand. Upprätthåll ett konsekvent schema för statusmöten, samtidigt som du tar hänsyn till behoven hos varje grupp av intressenter. Ledande sponsorer kanske bara behöver en uppdatering en gång i månaden, medan andra gruppmedlemmar kanske behöver ett kontaktmöte varje vecka eller till och med varje dag.
