Kalkylblad kan vara bra i rätt sammanhang, men alltför ofta används de till allt annat än det de är avsedda för. Excel-filer är också ett av de sämsta sätten att försöka samordna projekt och arbetsflöden, vilket resulterar i oändliga iterationer för att justera projektuppdateringar utan att någon någonsin är säker på att de har aktuell information om någonting.
De överanvänds inte bara och sprider ineffektivitet, de är också kända för att vara fulla av misstag. Forskning har visat att nästan 90% av kalkylbladen har fel., och att de sprids i organisationen leder till att dessa fel förvärras och kan orsaka stora långsiktiga problem. Undersökningar av den vanärade energibolaget Enron avslöjade till exempel ett kalkylblad med hela 83,000 fel.
Så vi vet alla varför vi måste gå ifrån kalkylblad, men nästa fråga är att faktiskt avvänja ditt team från deras allestädes närvarande användning och migrera processer från kalkylblad. till programvara för projekthantering som faktiskt byggdes för det ändamålet.
Som projektledare är det ett av dina viktigaste ansvarsområden att se till att effektivare processer som leder till ökad produktivitet integreras fullt ut. Så vad är de bästa sätten att hindra ditt team från att falla tillbaka till gamla vanor när det gäller användning av kalkylblad?
Visa ett gott exempel
Naturligtvis kan du inte förvänta dig att någon av dina medarbetare ska börja tillämpa andra arbetsmetoder om du inte gör det själv. Som projektledare förväntar sig teamet att du ska sätta standarden, så även om det kan vara svårt för dig att gå ifrån Excel är det viktigt att du helt och hållet engagerar dig i nya processer.
Håller integrations- och informationsmöten.
Det skulle vara orättvist att skicka ett direktiv eller ett memo till ditt team och be dem ändra sina levnadsvanor utan att samtidigt ge information och utbildning om hur de kan göra dessa förändringar på ett framgångsrikt sätt.
Håll fullständiga integrations- och informationsmöten för att hjälpa ditt team att komma igång med användningen och funktionerna i din nya programvara. Om några medlemmar fortfarande har problem, låt dem veta att du är tillgänglig för att hantera eventuella frågor.
Definiera vad som är godtagbar och oacceptabel användning.
Även om användningen av kalkylblad nu vida överstiger dess uppdrag.Men den har fortfarande en funktion i en kontorsmiljö, särskilt när det gäller redovisning och spårning av numeriska uppgifter. Ett generellt förbud mot att använda Excel kan bli en alltför stor chock för alla team. Gör det tydligt vilka användningsområden som är tillåtna och vilka som definitivt inte är tillåtna. Försök att dela upp dessa olika användningsområden och placera dem i enkla kategorier, t.ex:
- Dessa är vad Excel är till för
- Dessa är okej, för tillfället
- Dessa är inte tillåtna, aldrig
Sätt upp roliga mål för teamet
Ett av de bästa sätten att ändra vanor är att använda belöningar. Det kan handla om allt från pizza till lunch till fredagscocktails på kontoret eller pengar som doneras till en välgörenhetsorganisation. Du kan basera kvalificeringen för dessa belöningar på ett absolut mål som ska uppnås, dvs. antalet nya kalkylblad som teamet skapat under en vecka eller månad, eller på en glidande skala, dvs. att ju mindre de använder kalkylblad, desto mer fördelaktigt blir det för teamet.
