Under lång tid, alltför lång tid faktiskt, har kalkylblad varit det främsta verktyget som organisationer använder för budgetering, planering och prognoser. Det har blivit en del av DNA:t för hur organisationer fungerar, grunden för den dagliga rapporteringen och överföringen av viktig information. Vissa lag utbyta hundratals kalkylblad varje dag, Detta trots att nästan 90% av kalkylbladen har fel., med en undersökning av Enrons användning av kalkylblad där man fann ett kalkylblad med mer än 83,000 fel.
Varför är kalkylblad fortfarande så vanliga? En anledning är att det alltid har varit så, elektroniska kalkylblad har funnits sedan slutet av 1960-talet och i takt med att användningen av datorer ökade, tog kalkylbladen över världen också. De har verkligen en funktion, men tyvärr är det sätt på vilket de används av många företag i bästa fall otympligt och tidskrävande och i värsta fall utsätter din organisation för enorma förluster och risker med regleringar..
Eftersom det är en sådan hörnsten i modern affärsverksamhet skulle man kunna tro att en övergång från manuellt inmatade kalkylblad till en automatiserad version skulle motsvara en onödig hjärntransplantation. Det är komplicerat, dyrt och innehåller stora riskfaktorer.
Egentligen är det precis tvärtom. Fördelarna med automatiserad och molnbaserad projektplanering är många och genomförandet är snabbt, flexibelt och smärtfritt. Man behöver faktiskt inte uppfinna hjulet på nytt för att få en bil att gå snabbare, det räcker att ge den en bättre motor.
Hur automatisering av data kan förändra din värld:
- Kontrollpaneler och övervakning: Genom att ha en enda plats där du enkelt kan få tillgång till alla faktorer som rör projektets framskridandekan du dramatiskt minska den tid som går åt till att söka eller begära den information du behöver. Med varje enskild arbetssträcka och mätning uppdaterad och lagrad i molnet kan alla användare följa ett projekt på distans utan att behöva dela dussintals eller till och med hundratals kalkylblad.
- Styrning och efterlevnad: Bestämmelserna i Sarbanes-Oxley-lagen om ansvarsskyldighet, ansvar och öppenhet gör att enkel tillgång till data är en viktig del av god företagsstyrning. Automatiserad inmatning av projekt- och organisationsdata gör det möjligt för revisorer att stänga bokföringen snabbare, vilket minskar belastningen på de risker som är förknippade med dig och gör att du kan minska den tid som går åt till att se till att allt är förenligt med lagstiftningen.
- Samarbete i realtid: En av projektledarens viktigaste uppgifter är att vara länken mellan teamet och andra intressenter. Tyvärr innebär detta att en stor del av deras arbete går åt till att samla in och dela med sig av projektuppdateringar via kalkylblad, vilket är långt ifrån den mest fördelaktiga användningen av deras tid. Med automatiserad spårning kan varje teammedlem få tillgång till och ange sin individuella status och på så sätt skapa en centraliserad portal från vilken alla intressenter kan övervaka och kommunicera om projektets framsteg och behov.
- Inskolning av nya anställda: När en ny medarbetare introduceras är det sista de behöver mängder av kalkylblad i inkorgen för att "få dem att komma igång". Hastighet är det sista den ger dem. Det bästa sättet att hjälpa en ny medlem att förstå hur ett team eller en organisation fungerar är att ge honom eller henne tillgång till historiska projektregister som han eller hon enkelt kan söka efter för sitt specifika expertområde.
Kalkylark förstör ditt företag och ju längre din organisation bygger sina funktioner kring dem, desto mindre kan du stoppa dem. Samtidigt är de fördelar som automatiserad spårning ger när det gäller synlighet, tidsbesparing och beslutsfattande obestridliga. Vad är anledningen till att du inte redan har bytt?
