De föddes i en tidigare tid, enklare dagar då allt var tillåtet; det var 80-talet, dokumentens vilda västern-period. Kalkylblad skapades, först för siffror, vilket var logiskt, men de stannade inte vid siffror. I och med Excel och Windows hegemoni spreds dessa rader och kolumner över hela världen tills de dök upp i alla aspekter av våra liv och användes av alla för allting.
En bilresa? Kalkylblad. Planerar du en fest? Kalkylblad. Förbereder du dig inför din fantasiutkast? Kalkylblad. Driver du ett komplext projekt som innebär integration av tre separata flerspråkiga plattformar, i sju tidszoner och med 12 olika team? Kalkylblad. De fyrkantigaste bitarna användes för att passa in i alla pusselbitar.
Inte längre en bra passform
Med nästan 90% av kalkylbladen innehåller idag fel och mediet är verkligen olämpligt för de uppgifter som det används för, är det dags att göra uppror mot denna tysta ockupation av våra arbetsliv och förenas som en enda skrikande grupp: "Död åt kalkylblad". Ja, "död" är nog lite väl starkt men åtminstone en stadig avstängning från att försöka använda Excel, Google Sheets, Apple Numbers och alla andra för saker som de helt enkelt inte är avsedda för.
Kalkylblad kan helt enkelt inte fylla den funktion som moderna (eller tidigare) projektledare behöver, men ändå håller projektledarna fast vid dem som ett hushåll med en trasig diskmaskin. Den är bekant, den är en del av familjen och den kan fortfarande utföra något slags arbete, men inte alltid och mycket sällan på det sätt som det är tänkt. I den moderna strävan efter effektivitet, snabba beslut och små marginaler som avgör projektets framgång skulle det vara ganska chockerande att kalkylblad fortfarande är så vanliga om man skulle se objektivt på saken.
Ett kalkylblad är en statisk plattform för dynamisk information. Information som är avgörande för projektets framgång kan komma när som helst, men ett kalkylblad kan inte reagera på egen hand. Beslut måste fattas, men ett kalkylblad kan bara berätta vad planen var från början, inte hur långt alla de enskilda kuggarna i maskinen har vänt.
Använd i stället programvara som är avsedd för komplexa projekt
Även om kalkylblad kan fylla en viss funktion, finns det verkligen något behov av att fortsätta med dem? Den uppenbara lösningen finns redan här i form av , en specialbyggd programvara för projektledning online. Fördelarna är många och gör redan livet för projektledare runt om i världen mycket enklare.
Med möjligheten att automatisera processer, ställa in rapporttyper och information som ska delas kan du spara mycket tid genom att undvika den mödosamma och otacksamma uppgiften att extrapolera information från dussintals olika källor för att ge den till olika intressenter.
Skillnaderna slutar inte där. Med information i realtid till hands blir det möjligt att enkelt tilldela uppgifter och resurser, allt i samma verktyg. Dessutom kan du skapa enkla kommunikationskanaler för teamet för att öka samarbetet och förbättra arbetsflödena.
Så om du fortfarande använder kalkylblad för huvuddelen av dina projektledningsaktiviteter är det förmodligen dags att göra det rätta. Med Planview AdaptiveWorks programvara för projektledning online och de fantastiska appar som finns tillgängliga för den på Apps Marketplace kan kalkylblad äntligen, om inte helt och hållet utrotas, så i alla fall få sin sista tid i solen.
