Även om vi borde ha full kontroll över den kan personlig produktivitet vara en av de svåraste yrkesmässiga utmaningarna som många människor ställs inför. Oavsett om det handlar om att få jobbet gjort som du vill på den tid du ska eller om att nå personliga mål som går längre än att bara ta ditt ordinarie skift, påverkar din personliga produktivitet hur du känner dig själv och även hur andra intressenter (dvs. din chef, dina kunder, dina kollegor) ser på din yrkesmässiga utveckling.
Att pressa dig själv för hårt i vissa riktningar kan också leda till utbrändhet, ett oavbrutet fokus på samma faktorer som skapar en svår att komma ur en krets av stressade situationer där du blir stressad för att du inte får saker gjorda som du vill på grund av stressen.
Personlig Kanban: En lösning för personlig produktivitet
Det finns olika metoder som människor använder för att hantera, mäta och förbättra sin produktivitet, men en av de mest populära är att använda en personlig Kanban-tavla för att planera och följa upp sitt arbete.
Kanban utvecklades ursprungligen som en leverans- och produktionsmetodik för biljätten Toyota i Japan, men kan idag definieras genom sina mest anmärkningsvärda egenskaper, användningen av enkla kort och kolumner för att visualisera arbetet.
Författarna till boken Personal Kanban, Jim Benson och Tonianne Barry, föreslår att det bara finns två regler med Personal Kanban:
- Visualisera ditt arbete
- Begränsa ditt pågående arbete
Men vad det innebär i praktiken kräver fortfarande lite iteration för att hitta det som fungerar bäst för dig. För att ge ett exempel tar vi en titt på hur en vanlig Kanban-tavla ser ut. Det bör finnas minst tre kolumner (men upp till sex kolumner kan fungera utan att det blir för komplicerat), som kan ritas upp på en whiteboard eller ett flödesschema. Dessa kan vara:
Att göra Att göra Att göra gjort
Rubrikerna ska alltid vara enkla och självförklarande; målet är att inte ägna lika mycket tid åt att definiera etiketter som åt de faktiska uppgifterna. Nästa steg är att skapa kort som ger ett enkelt uttryck för en uppgift (det kan vara enkla post-it-lappar). Korten ska hålla sig till ett enhetligt och enkelt språk, t.ex. med ett handlingsverb och ett substantiv, t.ex. "skriva en ny blogg" eller "sammanfatta intervjuanteckningar".
Korten placeras på tavlan i den relevanta kolumnen, vilket ger dig en visualisering av vad som behöver fokuseras på just nu, vad som står på tur och vad som har uppnåtts. Ett centralt koncept i Personal Kanban är att "begränsa pågående arbete", vilket innebär att ha så få kort som möjligt i kolumnen "Gör". Även om vissa kanske säger att det är omöjligt eftersom de har så mycket att göra, menar Benson och Barry att det är just det som är poängen, att prioritering är effektivast när den är begränsad till en eller två uppgifter och att allt annat är en distraktion.
Bekräfta slutfört arbete med Kanban
När du blir bättre på hur systemet fungerar kan du anpassa Kanban-tavlan så att den passar de specifika detaljerna i ditt arbete. Kanban ger också ett erkännande när du flyttar ett kort från "Doing" till "Done", vilket kanske inte verkar vara en så stor händelse, men det är viktigt att erkänna arbete som vi har slutfört, även om det är från oss själva och bara för några sekunder.
Planview AdaptiveWork är mästare på att förbättra produktiviteten, antingen på en organisatorisk eller personlig nivå, och är glada att kunna erbjuda våra användare ett anpassningsbart Kanban-läge i Planview AdaptiveWork Go. Med ett online-verktyg som stöd för din process kan du ta med dig din personliga Kanban-tavla överallt och alltid vara fokuserad på din produktivitet. Prata med vårt team idag för att få veta mer om hur Planview AdaptiveWork kan få Kanban att fungera för dig.
