Det är inte lätt att hålla reda på projektkostnaderna. Det är ännu svårare att relatera dem till resurser, tid och budgetar när projekten fortfarande pågår.
Ofta väntar vi till slutet av månaden (eller till och med längre) för att få se korrekta projektredovisningar. Vid den tidpunkten är det för sent att fatta snabba beslut om ett projekt inte är på rätt spår.
I denna tid av ständiga förändringar måste organisationer ha en noggrann kontroll över sina finanser. Därför räcker det inte längre att vänta till slutet av månaden, milstolpen eller projektet för att få definitiva svar.
Projektets ekonomi måste vara tillgänglig på begäran - i alla skeden - för att ge snabbt och korrekt beslutsfattande.
Varför är det viktigt med projektbokslut på begäran?
Tidigare fokuserade projektens ekonomi på kostnader och intäkter. En sådan förenklad strategi räcker dock inte längre för att projektgrupperna ska kunna anpassa sig till kundernas ständigt föränderliga behov.
Idag är projektekonomi inriktad på att hantera scenarier och göra avvägningar för att stödja kontinuerliga planeringscykler och pågående arbete. Det handlar inte bara om vilka projekt som får finansiering - det handlar om vilken avkastning den investerade tiden och budgeten kommer att ge.
I en sådan här snabbfotad miljö är det viktigt att förstå slutresultatet av varje finansiellt beslut. Alla, från projektgruppen till högre chefer, måste förstå konsekvenserna av varje beslut så att de kan fatta korrekta beslut i rätt tid som bidrar till organisationens övergripande mål.
Exakta ekonomiska data som baseras på faktiska projektresultat kan hjälpa din organisation:
- agera snabbt vid förändrade förhållanden
- Upprätthålla anpassningen till affärsmålen
- Förstå den exakta statusen för ett projekt, inklusive budget, arbetets framskridande och eventuella problem.
- Se till att allt projektarbete, inklusive resursfördelning, är i linje med budgeten och affärsmålen.
- Planera proaktivt för framtiden
- Svara snabbt och korrekt på frågor, t.ex. "Vilka projekt kan vi lägga på is för att hjälpa företaget att sänka kostnaderna?" eller "Hur påverkas arbetsbelastningen och projektresultaten om vi måste minska kostnaderna med 10% nästa månad?"
3 Stegen till bättre projektredovisning
Hittills har de flesta organisationer hanterat projektens ekonomi separat från projektarbetet, ofta med hjälp av ett upphandlingssystem som SAP eller Oracle. Även om det finns en logik i detta tillvägagångssätt är det inte lämpligt för de krav som ställs i dagens kontinuerliga arbetsmiljö. Hur kan du trots allt fatta korrekta beslut om ett pågående projekt om du inte kan koppla ekonomiska uppgifter till pågående eller redan slutfört arbete?
Lösningen är enkel. När du hanterar ekonomin parallellt med arbetet - och använder samma system för båda - blir det lätt att se hur varje projektbeslut påverkar slutresultatet.
Allt som krävs är tre enkla steg.
Steg 1: Identifiera den verkliga kostnaden för arbete i din organisation
Hur omvandlas anställdas timmar till pengar? För att besvara denna fråga krävs två komponenter:
- Kostnader per timme
Man behöver inte gå ner till individnivå, och det är klart att alla inte ska kunna se vad andra individer tjänar. Genom att fastställa genomsnittliga rollbaserade priser kan du uppskatta arbetskostnaderna för olika typer av projektarbete. Om din verksamhet bygger på fakturerbara timmar bör du också fastställa timpriser så att du enkelt kan mäta och spåra vinstmarginalerna medan arbetet pågår. - Noggrann tidsuppföljning
Med rätt system kan tidsuppföljning på individnivå vara snabbt, enkelt och framför allt obligatoriskt. Om du inte registrerar den tid som spenderas på projekt på ett korrekt sätt kommer du aldrig att få veta hur folk spenderar sin tid. Som ett resultat kommer du aldrig att få en korrekt projektekonomi.
Steg 2: Förbättra planering och beslutsfattande på ett proaktivt sätt
Att ha många data är bara användbart om du har insyn i realtid. Om du inte gör det har du helt enkelt ingen effektiv grund för ett sunt beslutsfattande.
När du har system för att spåra projektkostnader och resurser i realtid förbättras din förmåga att fatta snabba och korrekta beslut dramatiskt - både för enskilda projekt och på en bredare strategisk nivå.
Om dina data till exempel visar att en projektfas eller uppgift överskrider budgeten kan du omedelbart besluta hur du ska agera. Om du däremot måste vänta till slutet av månaden för att få exakta uppgifter kan det hända att budgeten redan har överskridits avsevärt, vilket gör att du hamnar i en mycket sämre situation.
Med hjälp av realtidsdata om projektarbete och ekonomi kan du också identifiera bredare trender. Till exempel:
- Vilka typer av kostnader är det vanligt att du gör för stora utgifter?
- Vilka typer av projekt ger bäst avkastning, antingen genom intäkter eller affärsvärde?
- Vilka team eller individer är mest produktiva när det gäller hur deras tid omsätts i pengar? Och har du rätt blandning av färdigheter och erfarenhetsnivåer för att maximera deras engagemang och minimera dina kostnader?
När det gäller att planera för framtiden är det viktigt att ha en omfattande uppsättning data som visar hur anställda, projekt och portföljer har presterat - och det är precis vad du får när du hanterar projektekonomi och arbete i samma system.
I själva verket blir ditt system för arbetsledning den enda källan till sanning för alla delar av planering, genomförande och övervakning. Detta gör att du kan göra exakta prognoser för projekt- och portföljresultat baserat på aktuella uppgifter om arbete och ekonomi - och justera dynamiskt för att reagera på förändringar.
Du kan till exempel:
- Mät påtagligt effekten av risker, problem och ändringsförfrågningar genom hela godkännandecykeln.
- Förutsäga de ekonomiska konsekvenserna av en ändringsorder.
- Flexibel prognostisering och omprognostisering av alla projektkostnader - både arbetskostnader och andra kostnader.
- Identifiera trender i organisationen så att ledarna kan se var de kan behöva vidta åtgärder.
- Använd historiska data för att uppskatta kostnader och intäkter från ett projekt eller en ny kund innan du börjar.
- Uppskatta projektresurser, kostnader, intäkter och vinster så att du kan ge korrekta offerter till kunderna.
Steg 3: Anpassa och optimera allt arbete mot affärsmålen
Det slutliga målet för allt projektarbete är att stödja affärsmålen, oavsett om det sker genom ökade intäkter, minskade kostnader eller andra mätbara resultat. Att ha en enda källa till sanning för projektarbete och ekonomi gör det oändligt mycket lättare att optimera användningen av projektresurser.
Detta har uppenbara fördelar för organisationen som helhet, men det kan också vara en stor fördel för projekt- och portföljansvariga. Att ha förmågan att visa hur arbete och ekonomi korrelerar med affärsmålen kan vara skillnaden mellan:
1. Behåll alla dina resurser, eller
2. Att förlora dem till ett annat projekt eller en annan prioritering.
För att illustrera detta kan du ta en kundberättelse som nyligen rapporterades till vår vice vd för kundupplevelse, Angela Bunner.
På den här personens organisation inspekterade ledningen alla avdelningar för att se vilka projekt de hade på gång och hur de fungerade. Den här personen hörde från andra avdelningar att inspektionen var slitsam och att mötena pågick i flera timmar.
Men när teamet kom för att inspektera den här personens projekt tog mötet 20 minuter. Hon kunde ta fram instrumentpaneler i Planview AdaptiveWork för att underlätta diskussionen. Dessa instrumenttavlor speglade hennes kapacitetsplan, vad hennes team gjorde och hur deras arbete överensstämde med organisationens mål med hjälp av resurs- och ekonomidata i realtid.
Resultatet: Inspektörerna gick vidare utan att göra några nedskärningar i organisationen eftersom de snabbt och tydligt kunde se vilket värde divisionen hade för affärsresultaten.
Detta är kraften i att ha on-demand-data för både projektarbete och ekonomi - förmågan att fatta snabba och exakta beslut på alla nivåer och se till att resurserna investeras för att på bästa sätt stödja affärsmålen.
Känn till ekonomin för varje projektbeslut
Den här artikeln har täckt grunderna för hur och varför du bör hantera projektets ekonomi och arbete genom ett enda system. I själva verket finns det mycket mer att säga om ämnet.
För en fullständig genomgång kan du se vårt senaste on-demand-webbseminarium, som presenterades av Planview AdaptiveWorks vice vd för kundupplevelse, Angela Bunner. Webbinariet omfattar:
- Varför exakta, aktuella ekonomiska uppgifter baserade på faktiska projektresultat är avgörande för ett sunt beslutsfattande.
- Hur du knyter finansiella data närmare till pågående projektarbete för att säkerställa att du gör rätt avvägningar.
- Hur bättre tillgång till finansiell information om projekt ger fördelar för hela organisationen, från projektsponsorer och portföljansvariga till de team som ansvarar för att leverera varje projekt.
- Argumentet för att hantera projektarbete och tillhörande ekonomi genom ett enda system och hur detta tillvägagångssätt kan gynna ditt företag.
Titta nu: Maximera din påverkan: känn till ekonomin för varje projektbeslut
