Så här är det: ingen vill ha ineffektiva affärsprocesser eller standarder. De uppstår naturligt med tiden, antingen när metoderna blir alltför omfattande med input och tillsyn och förlorar sitt ursprungliga syfte eller när de helt enkelt blir föråldrade. Även om de inte var avsiktliga kostar ineffektivitet i verksamheten dig troligen tid och pengar just nu, i vissa fall. upp till 20% eller 30% av dina årliga intäkter.
Det finns många olika sätt som ineffektivitet kan smyga sig in i din verksamhet, men att hitta dem och åtgärda dem är en mycket viktig del av att vara en framgångsrik projektledare. Detta kan dock vara svårare än det ser ut, eftersom det ofta är de vanligaste processerna som du har använt i flera år som nu är de mest ineffektiva.
Här är några vanliga operativa ineffektiviteter att hålla utkik efter:
Spreadsheets
De finns överallt och har använts i stort sett sedan tidernas begynnelse, men ändå är kalkylblad en av de största ineffektiviteterna i dagens företag. Det är egentligen inte deras fel, de har helt enkelt aldrig utformats för att utföra de specifika uppgifter som de nu tvingas utföra. Enskilda kalkylblad har varit visade sig innehålla 10s tusentals fel och de kan genomgå hundratals iterationer under sin livstid.
Problem som orsakas av kalkylblad:
- Brist på tydlig synlighet
- Förseningar i uppdateringar och i sökandet efter viktig information
- Dålig förvaltning
- Gör samarbetet svårare
- Ingen automatisk delning av uppdateringar
Att använda något som inte är byggt för det ändamålet kommer inte att vara lika effektiv som något som är. Byte till en snabbare, fullt anpassningsbar och lätt uppdaterbar programvarusystem för projektledning kommer att göra kommunikationen, uppgiftshanteringen och det övergripande projektflödet mycket smidigare.
Dåliga kommunikationskanaler
Alltför många möten kan vara improduktiva, så ledningsgurus har i åratal sagt åt oss att omorganisera dem, hålla dem stående eller helt avskaffa dem. Det är bra, men folk måste ändå veta vad de ska göra och du som projektledare måste veta hur de gör det.
Behovet av god kommunikation är alltså uppenbart och nu är det lyckligtvis så, med den ökande användningen av nya programvarorkan människor få all den information de behöver utan att slösa mer tid än nödvändigt.
Grupper som är isolerade
När ett projekt är i full gång kan det vara helt normalt att grupperna separeras och fokuserar på sina egna uppgifter.Detta kallas "siloed".. Även om det kan verka bra att alla bara ägnar sin tid åt sin specifika arbetsuppgift är det faktiskt en av de mest ineffektiva affärsprocesserna.
Detta beror på att ditt projekt som helhet kanske inte kan dra nytta av de effektivitetsvinster som skapas, eller ännu värre, dubbelt arbete kan utföras. För att förhindra detta bör du försöka bli en länk själv, fylla den eventuella kunskapsluckan och se till att de olika sektionerna förblir enade och fokuserade på det övergripande målet.
Föråldrade system
När ett nytt system installerades var det troligen i teknisk framkant. Men även efter några år är det troligt att den kommer att bli föråldrad. Hastigheten i arbetet kommer inte att vara lägre än för några år sedan, men om en konkurrent har hållit sig uppdaterad kommer de att vara snabbare än du. Om du inte håller dig i framkant innebär det alltså att du inte blir fysiskt långsammare, du håller bara samma takt medan alla runt omkring dig blir snabbare.
