"Effektiv kommunikation gör det i sin tur möjligt för oss att få bättre psykologisk kontakt med andra, vinna över människor, förhandla bättre och skapa bättre samverkan." (Jan de Jonge, företagspsykolog)
Det är ingen hemlighet att effektiv kommunikation är en viktig ledarskapsförmåga (och livskunskap) som krävs för att kunna skapa bättre kontakt med människor i hela organisationens hierarki, med kunder, chefskollegor, styrelsen, investerare och så vidare, samt för att kunna genomföra mer framgångsrika förhandlingar, engagera team och genomföra strategiska initiativ.
Men att bli en mästare i kommunikation är ingen enkel uppgift.
Det är därför som det kan vara mycket praktiskt att förstå den underliggande psykologi som driver (eller hindrar) effektiv kommunikation.
Viktiga psykologiska principer för effektiv kommunikation
När vi funderar på att förbättra vår kommunikationsförmåga tänker vi ofta på hur vi skulle kunna säga saker bättre. Men enligt flera ledande företagspsykologer och kommunikationsexperter finns det faktiskt tre mycket viktiga psykologiska principer för effektiv kommunikation - som inte har något att göra med vad du faktiskt säger.
Dessa är:
- Du måste vara lika bra på att lyssna som du är på att tala;
- Ditt kroppsspråk säger mycket, ibland till och med mer än dina ord;
- När du skapar förtroende med din medkommunikatör blir dina ord mycket mer engagerande och övertygande.
Lyssna innan du pratar
God kommunikation innebär två saker: att prata och att lyssna. Enligt Dr. Neel Burton, författare till "Heaven and Hell: The Psychology of the Emotions" och andra böcker, skulle vi alla tjäna på att: "Lyssna mer, prata (eller skriva) mindre. Mindre är verkligen mindre, och ofta bättre än mer."
Så hur kan vi bli bättre på att lyssna?
För det första genom att faktiskt visa att vi lyssnar genom att nicka och återge det som sagts. På så sätt förmedlar vi budskapet att det är viktigt för oss att höra vad den andra personen har att säga. En sådan uppmärksamhet kommer i sin tur att öka engagemanget, eftersom människor är mycket mer engagerade i dem som ger dem en känsla av att de verkligen vill lyssna på dem.
För det andra bör vi också proaktivt kontrollera vår förståelse genom att ställa frågor och ge feedback.
En annan textmassa
Kroppsspråkets betydelse kan inte underskattas. I en berömd studie på där verbala signaler (dvs. vad som sades) ställdes mot icke-verbala signaler (dvs. kroppsspråk), konstaterades det att när orden säger en sak, men kroppsspråket säger något annat, är det fem gånger mer sannolikt att vi tror på de ickeverbala signalerna.
Och när verbala och icke-verbala signaler inte stämmer överens uppfattas kommunikatören som oärlig och förvirrande - vilket naturligtvis i hög grad undergräver effektiviteten i alla kommunikationsinsatser.
Så hur kan vi säkerställa uppriktighet och tydlighet med vårt kroppsspråk?
Enligt affärspsykologen Jan de Jonge är ett effektivt sätt att utnyttja kroppsspråket för effektiv kommunikation att upprätthålla ögonkontakt - vilket också förmedlar äkthet och självförtroende.
Ett annat kraftfullt sätt att uttrycka uppriktighet är att matcha kroppsspråket med budskapet. Om vi till exempel säger till en gruppmedlem att vi uppskattar deras bidrag till projektet bör vi sträva efter att skapa förtroende, vilket förmedlas genom en "öppen hållning". Se till att vi inte korsar våra ben och armar och att vi sitter rakt upp. Dessa har visat att de framkallar komfort och samhörighet i motsats till slutna och restriktiva ställningar med korsade ben och armar.
.
Att spegla den andra personens beteende rekommenderas också, eftersom att spegla icke-verbala beteenden skapar en känsla av att ni är på samma sida. Sådan spegling kan innebära att man imiterar varandras kroppshållning, hållning, gester eller ansiktsuttryck, och bör göras på ett mycket subtilt sätt, annars kommer det att uppfattas som påtvingat och oäkta.
Det är en fråga om förtroende
"Förtroende är ofta kopplat till ledarskap och makt, men det är ingen självklarhet. För att vara effektiv måste en ledare förtjäna sina väljares förtroende för att försäkra sig om deras deltagande och lojalitet." (Forbes)
Vår tredje princip handlar om förtroende, där effektiv kommunikation i hög grad påverkas av relationens status och det förtroende som finns mellan dem som kommunicerar.
Om vi hör talas om ett riskfyllt projekt eller om vi ombeds att lägga ner mer tid än vi tror att vi har för ett visst projekt, påverkas vår vilja att ställa upp av om den person som ber oss är någon vi litar på (och tycker om) eller om det är någon som ännu inte har bevisat att den är pålitlig.
Det är därför som affärskommunikation faktiskt är en pågående process, snarare än ett isolerat mål.
Enligt Dr. Dennis T. Jaffe finns det sex byggstenar för tillit:
Tillförlitlighet och pålitlighet: är trogen ditt ord och uppfyller dina åtaganden.
Öppenhet: delar viktig information med teamet och berättar för medlemmarna vad som händer.
Kompetens: visar att man har förmågan att genomföra det som utlovas.
Uppriktighet, äkthet och kongruens: som säkerställer överensstämmelse mellan vad du säger och vad du gör. Om du till exempel säger att det är viktigt att lyssna, se till att du inte avbryter folk när de talar.
Rättvisa: ser till att allt fokus och all energi inte bara ligger på en eller ett fåtal ledare, utan att även de andra medlemmarna i teamet beaktas.
Öppenhet och sårbarhet: Om du inte kan erkänna dina misstag eller be om ursäkt när du har fel, om det är befogat, kommer andra människor inte att känna sig bekväma med att vara oense med dig och inte heller att dela med sig av sina tankar och idéer. Detta leder till en miljö som inte uppmuntrar till pluralism och - i slutändan - hindrar innovation.
Sammanfattningsvis handlar kommunikationsnirvana inte bara om att vara en trollkonstnär av ord. För att säkerställa en effektiv kommunikation mellan chefer skulle vi snarare tjäna på att vara lika bra på att lyssna som vi är på att prata, att anpassa vårt kroppsspråk till våra uttalade ord och att kontinuerligt investera i att säkra våra medkommunikatörers förtroende.
Det går inte att underskatta den roll som effektiv kommunikation spelar för ledningsgruppernas framgång. Enligt Jon Hamm, medarbetare på Harvard Business Review, general partner på VSP Capital, författare och chefscoach:
"Ledarskapets verkliga uppgift är att inspirera organisationen att ta ansvar för att skapa en bättre framtid. Jag tror att effektiv kommunikation är ledarens mest kritiska verktyg för att få detta att hända."
Om Planview AdaptiveWork Eagle
Eagle är en plattform för initiativhantering som optimerar ledningens samarbete, ger insyn och möjliggör den smidighet som krävs för att framgångsrikt genomföra strategiska initiativ.
För mer information, gå till: https://www.clarizen.com/product/clarizen-eagle/.
