Det kan vara mycket fördelaktigt att samla teamet för att brainstorma om de frågor som projektet står inför. För det första finns det ett stort antal nya idéer som kan komma fram genom att samla alla dessa hjärnor, och för det andra innebär de många olika åsikterna att det är möjligt att överväga flera olika tillvägagångssätt för samma uppgift.
Det är dock inte så enkelt som att samla alla i ett rum och se hur lösningarna hopar sig. Som projektledare kan det vara en stor utmaning att hantera brainstorming-sessioner och utvinna det mesta guldet ur malmen, dvs. att samla många olika personligheter i en relativt informell miljö. Potentialen för positiva effekter av projektbrainstorming är enorm, men det finns också en stor potential för att det ska bli ett enormt slöseri med tid.
Om du vill se till att de brainstorming-sessioner som du anordnar verkligen är produktivaHär är några allmänna riktlinjer som du bör hålla dig till:
- Kvantitet framför kvalitet
Anledningen till att man kallar till brainstormingmöten är att det har dykt upp något som kräver att man tänker utanför boxen för att komma till rätta med det. Målet är alltså att hitta så många kreativa lösningar som möjligt. som ditt team kan uppbåda. Idéerna måste stå i fokus, så uppmuntra ditt team att glömma begränsningar, som kan åtgärdas senare, och skapa så många nya koncept som möjligt. Ju fler möjligheter du har, desto större är chansen att du hittar rätt lösning på situationen.
- Kontrollera negativitet för att uppmuntra engagemang
Brainstorming i ett projekt är bara så effektivt som den nivå av deltagande som teamet har. Ett av de största hindren för att få ut så mycket som möjligt av sessionen är de negativa rösterna i gruppen som ibland anser att deras viktigaste roll är att påpeka problemen med andras förslag. Det är förståeligt att detta inte uppmuntrar till fritt tänkande eller till att tala ut. För en PM är det viktigt att ta itu med detta redan från början. Nämn det i dina inledande kommentarer och första gången någon kommenterar en annans idé negativt, påminn dem om dina inledande kommentarer och att du är där för att samla in idéer som kommer att kritiseras i ett annat skede.
- Använd tidsgränser
Att ha för lång tid på sig att tänka på något kan ofta vara ett hinder snarare än en hjälp. Det kan få människor att ompröva sin idé, ifrågasätta dess potential eller försöka få den att stämma överens med vad andra kan tycka. Att sätta tidsgränser kan vara en bra lösning på detta problem. Till exempel, när det gäller en första skriftlig idé, säg att de har 30 sekunder på sig. När de är färdiga ger du dem ett annat papper och ger dem en minut för nästa idé, och upprepar sedan processen och ger dem 90 sekunder på sig. På så sätt får du tre olika idéer på tre minuter, i stället för att få folk att tänka för länge på den första och inte på resten.
- Anteckna allt
Det kan tyckas uppenbart, men ibland kan projektledare tycka att det påverkar brainstormingens "flöde" att skriva ner saker och ting. Detta kan ske i varierande grad, men om du inte noterar vad som har tänkts ut eller om du lämnar saker och ting till en sista iteration, har hela syftet med sessionen gått förlorat. Att låta varje gruppmedlem notera sina egna idéer eller skriva ner dem på en whiteboardtavla kan vara ett bra sätt att registrera allt som kommer upp.
När du har haft en lyckad brainstorming-session är nästa steg att dra nytta av samarbetet mellan olika team. Så här gör du.
