I den första delen av den här serien, How to Use Annual Budgeting to Increase Total Shareholder Return förklarade jag hur de flesta företag gör mindre förändringar i sina budgetanslag från år till år. Jag hänvisade också till en nyligen genomförd studie av McKinsey Quarterly som visade att företagen över tid i genomsnitt fick 30 % högre årlig totalavkastning till aktieägarna genom att göra fler budgetomfördelningar för att återspegla sin företagsstrategi än de företag som inte gjorde det (Hall, Lovallo & Musters, 2012). Jag avslutade med att diskutera en resursfördelningsfunktion som skulle spela en viktig roll för att fatta dessa beslut - en funktion som kallas optimering. I den här bloggen kommer jag att fortsätta samtalet om optimering och diskutera vad det är, varför det är så viktigt och var man kan få tillgång till denna kapacitet.
Finansiell budgetering och planering: Vad är optimering och varför är det viktigt?
Optimering är en process där man bestämmer den bästa fördelningen av resurser inom givna begränsningar. Vid finansiell budgetering och planering är begränsningarna företagets mål och strategiska mål.
Många människor likställer optimering med prioritering, men det finns en skillnad. I en prioriteringsprocess tilldelas budgeten till de investeringar som ger störst avkastning och fortsätter nedåt i prioriteringslistan tills den tillgängliga utgiftsgränsen är nådd. Även om prioriteringsmetoden tar hänsyn till strategiska beroenden mellan projekten och även om den kan anpassas till företagets mål, resulterar den ofta inte i en optimal budgetering. Här är skälet till detta...
En verklig optimeringsmetod erkänner att den bästa avkastningen på investerat kapital faktiskt kan hoppa över några av punkterna i den prioriterade listan. Om till exempel flera högprioriterade projekt kräver större kapitalinvesteringar kan prioritering ta bort möjligheten att ha råd med en större uppsättning projekt, vilket innebär en lägre avkastning. Optimering däremot tar hänsyn till alla faktorer som är kopplade till prioriteringslistan och anpassar investeringarna till företagets mål så att företaget kan förutse högsta möjliga avkastning - vilket gör optimering mycket viktigt för företag som vill anpassa sina årliga budgetar till sina strategiska mål.
Ett företag som vill fördela sina utgifter optimalt har insyn i hur olika finansieringsnivåer påverkar olika investeringar. Företag som betraktar sin rådighet och anpassning till företagets mål som begränsningar har en perfekt position för att uppnå synlighet om de optimala utgiftsnivåerna; därav den 30% högre avkastning som nämns i McKinsey-studien.
Få tag på rätt affärsapplikation
När optimeringen är gjord och med rätt programvara har företagen mer än ett val för att omfördela budgeten. Framåtsträvande företag har vanligtvis en eller flera optimala utgiftsnivåer med tanke på företagets mål. En väl genomförd process som stöds av rätt affärsapplikation kan hjälpa beslutsfattarna att omfördela sina budgetar med en hög grad av förtroende för det förväntade resultatet. Om detta verkar idealistiskt och ouppnåeligt så är det inte så.
Få tillgängliga program utför optimeringar. En väldokumenterad fallgrop som finns i The 15 Pitfalls of Long-Range Planning , konstaterar att många företag försöker "sätta fyrkantiga pinnar i runda hål" - de antar att befintliga verktyg som ERP-applikationer (Enterprise Resource Planning), applikationer för strategisk ekonomi eller planerings- och budgetverktyg kommer att stödja denna kapacitet. Men det gör de inte. Faktum är att det inte är många verktyg som har optimeringsfunktioner inbyggda i sin produkt. Några få gör det. Planview Enterprise, till exempel, har en portföljförvaltningsstrategi för optimering och förstår behovet av att anpassa resursfördelningen till företagets mål.
I detta tillvägagångssätt behandlas resurser och mål inte bara som variabler eller begränsningar som ska anges. Istället integrerar detta tillvägagångssätt data om investeringar och företagsanpassning och drar nytta av dem. Resultatet är en sömlös integrering av företagets mål och genomförande genom att utnyttja kraften i planerings- och budgetprocessen.
Sådana kopplingar ger ledningsgrupper möjlighet att fatta beslut och öka den totala aktieavkastningen med i genomsnitt 30 % per år. Beslutet att införa en affärsapplikation med optimeringsmöjligheter är inte bara ett fynd, det är en stöld!
För mer information om detta ämne kan du läsa The 15 Pitfalls of Long-Range Planning vitbok.
Jag skulle vilja höra från dig. Hur kan en optimering av era finansiella budgetar och er planering hjälpa er att minska klyftan mellan strategi och genomförande? Vilka metoder fungerar och vilka fungerar inte? Dela med dig av dina erfarenheter genom att lämna en kommentar nedan.
Hall, S., Lovallo, D., & Musters , R. (2012). Hur man sätter pengarna där strategin är . McKinsey Quarterly
Relaterat inlägg: Hur man använder årlig budgetering för att öka den totala avkastningen för aktieägarna.
