Vi talade om hur PMO kan vara en av organisationens största strategiska värdeskapare. Men hur säkerställer du att din PMO verkligen är utrustad och kapabel att uppnå de önskade affärsresultaten?
I det här inlägget kommer vi att diskutera hur du kan få ut mesta möjliga värde av din PMO. Och det börjar med att förstå vilket syfte de har i er organisation.
In our on-demand webinar titled “Outcome over Outputs: How the PMO Can Enable Strategic Success,” you will learn the actionable steps you need to take to maximize PMO value and drive enterprise strategy.
Detta webbinarium är den andra delen i vår serie Elevate Your PMO. Om du missade det tidigare webbinariet om att anamma ett sponsormindset kan du få tillgång till det på begäran här.
Förstå syftet med din PMO
Du vill att PMO:s värde ska erkännas och uppskattas i hela organisationen, särskilt av ledningen. Ännu viktigare är att du vill säkerställa att PMO är utrustat för att leverera mer än bara mål - du vill att de ska leverera positiva affärsresultat.
Hur gör ni för att uppnå detta?
Börja med att fråga dig själv: "Varför finns din PMO?"
Om du ställer den här frågan till ett dussin personer är chansen stor att du får ett dussin olika svar.
Det har rått förvirring kring syftet med och funktionen hos PMO:er så länge PMO:er har funnits. Och om det råder förvirring bland era intressenter, projektledare och till och med inom PMO:t självt, kommer det att uppstå en bristande samsyn kring vad PMO:t förväntas uppnå.
Svaret på frågan ovan är ganska enkelt. PMO finns till för att leverera värde till organisationen - precis som alla andra avdelningar.
Dessutom måste PMO ge mer nytta än vad det kostar verksamheten att driva det.
Det låter enkelt. Men hur definierar man värde i detta sammanhang?
Titta djupare på PMO:s värde
Det är här saker och ting blir utmanande. Ofta råder det oklarhet om vad som utgör ett värde. Om du bad olika personer att definiera PMO:s värde skulle du sannolikt få olika svar. Men återigen, svaret på frågan ovan behöver inte vara komplicerat.
Tänk på det på följande sätt.
När din organisation vill ha eller behöver något godkänner ledarna projekt som uppfyller denna önskan. Exempel på sådana behov är:
- Ökade intäkter, ökad vinst och större marknadsandel som kommer från projektet
- Kostnadskontroll och riskreducering vid införande av ett nytt verksamhetssystem
Det kan finnas tusen anledningar till att ditt företag vill starta projekt för att uppnå ett specifikt mål. Det är viktigt att komma ihåg att PMO:er ansvarar för att skapa och upprätthålla en miljö som säkerställer projektframgång. De måste konsekvent uppnå de önskade affärsresultaten.
I slutändan är det detta som är PMO:s värde - förmågan att förverkliga era affärsmål.
Eliminera kopplingen genom att anta en resultatdriven strategi
Du kan göra din PMO till ett värdedrivande kraftpaket genom att fokusera på de önskade resultaten.
Alltför många PMO:er har en alltför taktisk inställning till projektgenomförande och projektframgång. De förbättrar projektens förmåga att leverera resultat - produkter, system, processer och så vidare.
Resultatet kan tyckas viktigt just då, men det är inte det som skapar värde. Ingen chef kommer att fira att ni höll tidsplanen, omfattningen och budgeten om projektet misslyckas med att uppfylla era affärsmål.
Av den anledningen bör PMO också hjälpa projektledare och team att inse vikten av resultat snarare än output. Detta säkerställer att allt projektarbete är i linje med organisationens strategiska prioriteringar.
- Interna användare får system, processer och arbetssätt som skapar värde
- Kunderna får de produkter och tjänster de vill ha
- Företagsledare inser äntligen vad det innebär att ha en PMO som en strategisk värdeskapare
När PMO prioriterar resultat framför output levererar de de bästa fördelarna för organisationen.
Att knyta ihop säcken
Du vill få ut så mycket som möjligt av din PMO. Det första steget för att uppnå detta är att se till att alla har samma, korrekta uppfattning om hur PMO:s värdeskapande ser ut.
När de företagsledare som godkänner, finansierar och definierar PMO:s roll är överens om att dess syfte är att driva affärsresultat, kan du identifiera mål och syften som stöder detta syfte. När PMO inser vikten av att möjliggöra resultat lägger de mindre tid på styrning, statusrapportering och processefterlevnad. Med andra ord slutar de att enbart fokusera på den taktiska sidan av saken.
Lär dig hur du gör för att ställa om. Följ med mig och Dave Blumhorst för att lära dig hur din PMO kan övergå till att bli en resultatfokuserad enhet som skapar värde i hela företaget.
Watch our on-demand webinar titled “Outcomes over Outputs” to learn more.
