För att lyckas i dagens snabba värld måste man tänka på framgångar bortom idag och imorgon. Det kräver att man ser framför sig och skapar en väg till hållbar framgång över flera konjunkturcykler. I hjärtat av denna strävan finns projektledningskontoret (PMO).
Ett välskött PMO är en av din organisations största värdedrivare. Den levererar affärsresultat snabbt genom projekt och arbete som tillgodoser olika affärsbehov och svarar på nya marknads- och kundkrav.
Men hur säkerställer du att ditt PMO är kapabelt att driva resultat och möjliggöra hållbar, långsiktig framgång? Genom ett framåtblickande tankesätt.
I det här inlägget kommer vi att prata om hur ditt PMO kan vara redo för framtiden. Det här är del tre i vår serie med titeln "Elevate Your PMO". Du kan läsa del ett och två här:
- Att maximera PMO:s värde börjar med en förändring av tankesättet
- Eliminera de kopplingar som undergräver PMO:s värde
Om du inte har gjort det ännu, se till att kolla in våra befintliga webbseminarier i den här serien. Du kan få tillgång till on-demand-versionerna genom att besöka:
Framtiden är på väg, är du redo?
Hela projektvärlden handlar om att forma framtiden för din organisation.
Företagsledare letar ständigt efter sätt att planera för kommande affärsbehov, t.ex:
- Noggrann prognostisering av kostnader och insatser
- Använda scenarioplanering för att bedöma potentiella effekter av beslut
- Balansera avvägningar mellan konkurrerande prioriteringar
- Finansiering av initiativ stegvis, baserat på deras framsteg
- Spåra planerade projektkostnader, tidsplaner och resurser mot de faktiska kostnader, tidsplaner och resurser som använts
PMO spelar en viktig roll när det gäller att hjälpa ledare att uppnå dessa resultat genom att genomföra och leverera projekt. Därför blickar affärs- och projektledare alltid framåt för att planera vart de vill att företaget ska ta vägen.
Hur långt de faktiskt blickar framåt kan dock påverkas av flera faktorer, bland annat projektledningsmetodik.
Vid traditionell projektledning enligt vattenfallsprincipen utarbetas en plan för hela projektets livscykel innan projektet genomförs. De kommer att göra justeringar i planen under tiden, och dessa justeringar görs i allmänhet på ad hoc-basis. Agila team, å andra sidan, arbetar med förväntningen att de kommer att upprepa sina lösningar i framtida cykler och förbättra dem under tiden.
När man jämför de båda typerna av team kan man se hur tidsramen för att blicka framåt varierar beroende på deras metodik. Traditionella vattenfallsteam kan arbeta med planer som sträcker sig flera kvartal framåt, medan Agile-team kan fokusera på tvåveckorssprintar.
Och var befinner sig dagens PMO på det framåtblickande kontinuumet? För många är det inte tillräckligt långt fram. De flesta PMO:er fokuserar på den aktuella portföljen och det aktuella räkenskapsåret. På sin höjd kan de börja titta på nästa år i samband med den ekonomiska planeringen, men det är allt.
Detta kortsiktiga synsätt gör det svårare för organisationer att navigera i förändring genom att motverka deras ansträngningar att kapitalisera på nya marknads- och kundkrav.
Det här är något vi kommer att gå djupare in på i vårt kommande webbseminarium med titeln "Long-Term Thinking for Today's PMO" . Se till att du anmäler dig till det och lär dig hur du blir ett PMO som hjälper företaget att uppnå hållbart affärsvärde som sträcker sig långt in i framtiden.
Moderna PMO:er blickar mot framtiden
Affärsvärlden som vi känner den förändras ständigt, och det är bara logiskt att PMO utvecklas i takt med den. De mest effektiva PMO:erna ändrar sina prioriteringar genom att fokusera mer på affärsresultat än på taktiska resultat. På så sätt blir de en av din organisations mest betrodda strategiska partner.
Det är här det är viktigt att tänka framåt. För att PMO ska ha ett positivt inflytande på företagets strategi måste PMO tänka längre än den omedelbara framtiden. Här är några anledningar till varför:
- Arbetet sträcker sig längre än till nuet: Det arbete som dina team tilldelas existerar inte bara i nuet; det påverkar framtiden
- Framtidens arbete kräver andra resurser: Arbetets karaktär förändras ständigt, och det är viktigt att förutse och förbereda sig för dessa förändringar
- Förändringar är störande: Dålig förändringsberedskap kan få negativa konsekvenser
Sanningen är att förändring kan vara något bra. Du kan använda den för att ta tillvara nya möjligheter och förbättra din konkurrensposition.
Å andra sidan kan förändringar vara störande när organisationer inte förbereder sig för dem. I dessa situationer kan en plötslig förändring kännas som att bli överraskad.
Därför är det avgörande för dagens PMO att se bortom nuet och det omedelbara nästa steget - att se tillräckligt långt in i framtiden för att möjliggöra långsiktig framgång.
Förbättra ditt PMO genom att omfamna framtiden
Att bli ett framtidsinriktat PMO som levererar affärsvärde låter som en fantastisk möjlighet. Men hur omsätter du det i praktiken?
Följ med mig och Dave Blumhorst när vi dyker ner i fördelarna med att se längre in i framtiden. Vi går igenom de steg du behöver ta för att öka PMO:s genomslagskraft och driva affärsresultat som stöder ditt företag idag och längre fram i tiden.
Click here to register for our upcoming webinar titled “Long-term Thinking for Today’s PMO” on Tuesday, September 24, 4:00 pm CEST.
