Dr. Phil har de mest häftiga one-liners. "Hur platt en pannkaka än är så har den alltid två sidor." Detta är så sant. "Om du ska debattera med mig är det bäst att du inte låter din alligatormun överbelasta ditt kolibrihål." Jag kan inte tolka den här, men jag är säker på att den var helt rätt vid den tidpunkten. Även om Dr. Phils hemsnickrade oneliners kan verka lite kryptiska, slår han dig ibland rakt i ansiktet med en sanning som du aldrig kommer att glömma.
Jag kommer alltid att minnas en sådan Dr. Phil-ism som jag tänkte på under mitt första evenemang för kontinuerlig förbättring på , och det är: "Du kan inte förändra det som du inte erkänner."
Eftersom det är svårt att erkänna att man är ansvarig för sin egen situation, fastnar många människor i ett mönster av att göra något, säger läkaren. Genom att erkänna det du vill förbättra tar du det första steget mot förbättring. Även om doktorn talade till ett gift par när han sa det, gällde det även företaget och relationerna mellan oss i teamet. Erkännandet av det som måste förändras är en av de viktigaste byggstenarna i ett framgångsrikt äktenskap OCH ett framgångsrikt företag.
Dr Phil's ord skulle visa sig vara sanna om och om igen när vi drev på för förändring från djupt inne i företaget i efterdyningarna av vårt evenemang för kontinuerlig förbättring. Så här gick det till:
Bakgrundshistoria
Innan jag kom till Planview AgilePlace arbetade jag som marknadsföringsansvarig för e-handel hos en detaljhandlare. Företaget var försiktigt i sina utgifter och hade traditionellt sett haft en långsam men stadig tillväxt. När ledningsgruppen bestämde sig för att "bli Lean" var det ingen överraskning.
Så när jag blev ombedd att gå med i ett tvärfunktionellt team för att hjälpa till att förbättra företagets process för korrekturläsning av tryckta annonser tog jag chansen. Även om våra tryckta annonser genererade miljontals dollar i intäkter, slösade vi miljontals dollar på omkostnader för att producera dem. Det var pengar som företaget kunde ha gett vidare till våra kunder!
Evenemanget
I fyra dagar satt representanter från reklam, marknadsföring, inköp, butiksverksamhet, IT och andra avdelningar i ett rum tillsammans med whiteboards och staplar av post-it-lappar för att försöka få reda på allt. Varje person kom beväpnad med sina speciella kunskaper, och innan vi visste ordet av var väggarna täckta av post-it-lappar som visade dussintals "värdeflöden" eller arbetsflöden som var och en representerade en del av den större processen.
Här är en förenklad beskrivning av hur vi skapade en ny process:
Kartläggning av den nuvarande processen med hjälp av hundratals klisterlappar (detta tog hela den första dagen). Olika färgade lappar och delar av väggen var avsedda för olika delar av processen.
Identifierade slöseri i den nuvarande processen (tid som går åt till omarbete, korrigering, väntan på omarbetning etc.) och grupperade slöseriobjekt enligt olika typer av arbete.
Kartläggning av en ny process med hjälp av de upptäckter vi gjort.
Utformade handlingsplaner för att införa den nya processen.
Aha-upplevelsen
Vi visste att den här saken var enorm, men allvarligt talat? Vi hade aldrig visualiserat hela processen, så det var upplyftande att se hur stor den var! Det innebar att hundratals personer och en enorm mängd resurser från både inom och utanför företaget arbetade i flera månader bara för att producera en tryckt annons. Vårt företag producerade dussintals tryckta annonser varje år, så du kan föreställa dig de potentiella besparingarna.
Det krävdes mycket arbete för att kartlägga, kartlägga och kartlägga processen på nytt, men de besparingsmöjligheter som vi hittade genom våra diskussioner gjorde det värt det.
Skulle någon verkligen följa den nya processen? Skulle vi kunna påverka (och hantera) denna förändring på ett effektivt sätt?
Att erkänna behovet av förändring
Många av förändringarna berodde på samarbete med andra lag - särskilt de som tidigare inte varit så mottagliga. Den nya processen krävde att människor skulle ställa andra till svars, något som många avdelningar hade misslyckats med att göra eftersom det var lättare på det sättet. Att införa den nya processen skulle bli "som att spika fast gelé i väggen".
Men precis som i ett bra äktenskap krävs det för att lyckas i affärslivet att man är villig att erkänna sina brister och att man är motiverad att göra det arbete som krävs för att ständigt bli bättre. Dr Phil's ord "Du kan inte förändra det du inte erkänner" är så meningsfullt när det gäller kontinuerlig förbättring. Om du inte tar dig tid att granska dina processer och ställa svåra frågor kan du inte ens börja se vad du inte erkänner, än mindre erkänna det och vidta åtgärder för att förbättra det.
Nu när vi kunde koppla den nya processen till ett nummer (beräknat utifrån tid och pengar som använts för att producera en annons) tvingades till och med de mest motståndskraftiga teamen att erkänna att det behövdes en förändring och började faktiskt ta till sig den nya processen! De som en gång var våra största motståndare hade blivit våra mest högljudda förespråkare.
När alla såg fördelarna med att saktar ner för att gå snabbare började våra processförbättringar få genomslag då folk upptäckte att förändringarna faktiskt sparade tid i det dagliga arbetet. Multiplicera detta med hundratals personer, år efter år, och du får inte bara enorma besparingar för företaget, du kan också få ett mer nöjt team och nöjdare kunder i slutändan.
![En global plan för hantering av samarbetsarbete [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
