I affärsvärlden sägs det ofta att genomförandet är allt. Det som oftast skiljer framgångsrika organisationer från dem som släpar efter eller ofta misslyckas helt och hållet är inte bra idéer utan bra leveranser. En bra idé eller produkt kan göra dig och din organisation framgångsrika i början. Men utan ett gediget genomförande kommer du att hamna i en ordspråksmässig gyttjeledning av operativa och konkurrensmässiga utmaningar, där ett misslyckande är så gott som säkert. Utan att nämna några namn behöver man inte leta länge i Silicon Valley för att hitta bevis på att teknikjättar blir överkörda av små, namnlösa konkurrenter som överträffar dem i nästan alla avseenden.
Om man accepterar att ett bra genomförande är avgörande för affärsmässig framgång, blir följdfrågan: "Hur säkerställer jag ett bra genomförande i min organisation?". För att hitta svaret kan vi titta på ett stort företag i Silicon Valley som trotsar begreppet "stor organisation = ineffektiv organisation", och som inte av en slump är ett av världens rikaste och mest lönsamma företag. Apple.
Särskilt för ett företag av sin storlek är Apple exceptionellt smidigt och otroligt effektivt när det gäller genomförande. Den smidighet och effektivitet som kännetecknar den beror utan tvekan på en mängd olika faktorer, från leanprinciper till innovativ förvaltning och effektiv rekrytering. Men en viktig egenskap som har fått en stor del av den enorma framgången kan ofta spåras tillbaka till en specifik skillnad i hur saker och ting fungerar i Cupertino: Apple håller enskilda personer ansvariga för varje enskild åtgärd som vidtas.
Det här konceptet är en så viktig del av företagets kultur att Apple till och med har en akronym för det: DRI, som står för "direkt ansvarig person". I Adam Lashinskys bok "Inside Apple: Hur USA:s mest beundrade och hemlighetsfulla företag verkligen fungerar.," utforskar han detta och andra koncept i detalj. Vad han finner är att Apples framgång till stor del beror på dess förmåga att veta vem som arbetar med vilka uppgifter och vem som kommer att "kallas på mattan om något inte görs rätt...".
När ramverket visas i detta kanske negativa ljus kan det till en början låta hårt och oförsonligt. Tänk dock på att det motsatta förhållandet också gäller: När idéer, projekt eller strategier lyckas belönas DRI för sitt arbete på ett sätt som motiverar de anställda mycket bättre än ekonomiska incitament. I Frederick Herzbergs tidlösa "En gång till: Hur motiverar du dina anställda?Han förklarar hur det är mycket mer långsiktigt att motivera anställda på ett sådant sätt som leder till ett bättre arbete och organisatoriska framgångar än att försöka motivera genom att påverka hygieniska faktorer (även kallade "yttre" faktorer) som lön eller arbetstid.
Det är inte bara chefer som behöver veta vem som är ansvarig för åtgärder: en av de största orsakerna till dåligt genomförande i en organisation är att individer ofta inte är medvetna om vad de själva är ansvariga för! I en 2008 artikel publicerad av Harvard Business Review med titeln "Hemligheterna bakom ett framgångsrikt genomförande av strategierskriver Gary Nielson et al. om ett företag som de undersökte och som hade alla de välkända symptomen på en ineffektiv, byråkratisk monolit som kämpar med genomförandet på grund av bristande ansvarsskyldighet:
"Cheferna hade ingen tydlig uppfattning om sina respektive roller och ansvarsområden. De förstod inte intuitivt vilka beslut som var deras. Dessutom var kopplingen mellan prestationer och belöningar svag. Det här var ett företag som var mycket inriktat på mikromanagement och andra bedömningar, och lite på ansvarstagande. Mellancheferna spenderade 40% av sin tid med att motivera och rapportera uppåt eller ifrågasätta sina direkt underställdas taktiska beslut."
Så, bra, tanken på DRI låter bra. Enligt de bevis som lagts fram verkar det logiskt att anta att det är bra att hålla enskilda personer ansvariga för verkställbara åtgärder. Problemet är dock att det är mycket svårare att tillämpa detta koncept i praktiken. Ofta är ledningen inte engagerad i de processer som sker på golvet, och processer som gör det möjligt att upprätthålla ansvarsskyldigheten finns inte på plats. Att hålla enskilda personer ansvariga är inte en enkel "engångslösning", utan snarare en kontinuerlig ledningsutmaning. Och frågan kvarstår, Hur ska vi ta itu med detta problem exakt? Absolut inte genom mikromanagement, som inte bara är fruktansvärt ineffektivt utan också gör de anställda missnöjda och ofta mindre motiverade än tidigare. Eller hur?
Den goda nyheten är att vi lever i en tid där Projekthanteringsverktyg finns som gör det möjligt för ledningen att förbli engagerad i ramverket för genomförandet och förstå vilka åtgärder de ansvarar för vid varje given tidpunkt. Mer än ett halvt decennium efter Web 2.0 finns det samarbetsverktyg som möjliggör insyn i team och grupper och underlättar kommunikationen mycket effektivare än den föråldrade modellen med kalkylblad och statusmöten. Problemet med även dessa verktyg är dock att de inte är särskilt bra på att ta med strukturerade data eller de processer som ett företag har byggt upp under sin existens.
Och det är här vi kommer till syftet med den här artikeln: att presentera Planview AdaptiveWork!
Planview AdaptiveWork är en komplett lösning för hantering av samarbetsarbete som kombinerar en mycket social front-end-upplevelse med en kraftfull och konfigurerbar kärna som kan centralisera var arbete tilldelas och analyseras och till och med automatisera mycket av det som hittills har varit manuella processer. Genom att använda det här verktyget kan organisationer främja en kultur där individer kan hålla varandra ansvariga för de utförbara objekt som de har tilldelats, och veta säkert vilka objekt de själva är ansvariga för.
Förutom att hjälpa organisationer att hålla reda på de strukturerade delarna av vad individer är ansvariga för, fångar Planview AdaptiveWork också upp följande Ostrukturerade element. (ofta kallade "samarbetsobjekt"), till exempel e-post, dokument och anteckningar. Dessa ostrukturerade data gör det möjligt för individer att inte bara veta vilka arbetsuppgifter de ansvarar för vid varje given tidpunkt, utan också det sammanhang där de finns och den kommunikation som sker. som har inträffat i fråga om dessa punkter.
Tillsammans med det faktum att Planview AdaptiveWork är en ren SaaS-lösning, alla, från chefer på C-nivå till anställda på fältet eller på marken, ser den information som är lämplig för deras funktion i realtid via webbläsaren eller mobilappen. Inga fler statusmöten, kalkylblad med mikroförvaltning eller oklarheter om vem som är ansvarig för vad när saker och ting går rätt eller fel.
Snacka om empowerment!
