När man arbetar med föråldrade system och processer möter team inom olika branscher och funktioner liknande problem: dubbelarbete, kommunikation i silo, ingen enda sanningskälla och brist på spårning. Detta gör att företagen inte kan kontrollera statusen på pågående projekt och förutse framtida arbetsbehov. Det var särskilt ett företag som brukade ha dessa problem -Xtrac.
Xtrac grundades 1984 och är idag världsledande inom motorsport och högpresterande växellådor och transmissioner för bilar och levererar till kända företag som F1, NASCAR, Formula E med flera. Men först ska vi gå in på några av de utmaningar som Xtrac stod inför, som nämndes tidigare, och hur Planview AdaptiveWork (tidigare Clarizen) hjälpte dem att hitta lösningar.
Utmaningarna med begränsad kommunikation och föråldrad information
Motorsportvärlden rör sig snabbt, vilket innebär att Xtrac måste arbeta ännu snabbare för att tillhandahålla teknik och design till sina kunder runt om i världen. Den typen av arbetsmiljö kräver en samarbetsvillig och lättanvänd plattform för projekthantering och genomförande, men det var tyvärr inte vad Xtrac arbetade med.
Utan en enda sanningskälla hoppade de anställda på Xtrac mellan flera dokument, rapportfiler med mera, varav de flesta var statiska. Om de anställda behövde åka iväg för att besöka en kund måste de ladda ner alla dessa filer i förväg. Eftersom den nödvändiga servern fanns på plats på kontoret var den nedladdade informationen redan föråldrad när de anställda kom fram till sin destination.
Denna föråldrade och långsamma process påverkade både Xtracs anställda och deras kunder. Långsam informationsöverföring och felkommunikation ledde ofta till slöseri med tid och kostnader för företaget som annars skulle ha kunnat undvikas med ett effektivare system.
Vid 2015 var det nog, och Xtrac beslutade att vidta åtgärder genom att samarbeta med Planview.
Genomförandeprocessen: Xtrac och Planview AdaptiveWork
Efter år av frustration och ineffektivitet lanserade Xtrac "Projekt X" i 2015 och började introducera 110 anställda på AdaptiveWork-plattformen. Med den nya lösningen hoppades de kunna:
- Säkerställa smidig tillgång till information på distans och på kontoret.
- Redigera och synliggöra projekt på distans och på kontoret.
- Arbeta från en enda källa för all kundinformation och uppdateringar.
- Genomföra den strategiska planeringen för 24 månader, inklusive kartläggning av värme och kapacitetsplanering.
- Förblir funktionell på stationära datorer, bärbara datorer och mobila enheter.
- Minska onödig manuell arbetsbelastning
Genom att implementerade Planview AdaptiveWork började Xtrac ta itu med sina problem och behov. Som en del av det första steget avvecklades alla äldre system, vilket innebar att alla data och all information från tre separata databaser konsoliderades och importerades till AdaptiveWork.
Vi pratade med Phil Smith, projektanalytiker på Xtrac, för att få veta mer om hans erfarenheter under denna övergång. Han berättade att det före genomförandet skulle ta "en halv dag att samla ihop olika dokument" för att skapa en enkel projektöversikt. Det tog också vanligtvis en hel dag för hans chef att förbereda projektmöten.
Med AdaptiveWorks smidiga och flexibla hubb hade Phil och hans team plötsligt all information de behövde på ett och samma ställe. Det innebar att de inte längre behövde ägna en hel dag åt rapportering eller mötesförberedelser. Fördelarna var omedelbara.
Hur Planview AdaptiveWork hjälpte Xtrac att kommunicera när som helst med aktuell information
Phil hade följande att säga om fördelarna och fördelarna med Planview AdaptiveWork för Xtrac: "Den största anledningen till att vi valde Clarizen [nu AdaptiveWork] var att vi fick möjlighet att äga lösningen. Vi hade möjlighet att uppdatera informationen själva utan konsultkostnader. Vi har nu möjlighet att få tillgång i realtid från var som helst i världen."
Med AdaptiveWork kunde Xtrac lista alla åtaganden och prognostiserade möjligheter på ett ställe, vilket gav dem en överblick över verksamheten och förmågan att identifiera potentiella luckor eller flaskhalsar. Dessutom kunde de genom att stapla sina färdplaner på varandra, styra den faktiska resursprognosen och bättre förstå eventuella överlappningar mellan projekten.
Heatmaps för kapacitetsplanering var användbara, särskilt för att visa teamet var de kan ha överåtagit sig när det gäller produktion eller teamtimmar - vilket gör att de kan se över och justera vid behov. För första gången kunde Xtrac se sin faktiska resurstillgänglighet och möjligheterna att omförhandla kundens förväntade tidsramar.
När Xtrac-anställda inte är på kontoret kan de hjälpa kunder på racerbanan. Planview AdaptiveWork gör det möjligt för dem att samarbeta på och driva projekt framåt oavsett var de befinner sig, även på distans. Och ibland innebär det att vi måste åtgärda ett problem direkt när det uppstår.
I 2017 drabbades en Xtrac-kund av ett fel under en tävling. En medlem av Xtrac-teamet tog en bild av skadan och laddade upp den till AdaptiveWork. Bilden väckte en konversation om hur man kan lösa kundens problem. Hela diskussionen följdes upp i ett enda projekt, vilket gav global synlighet så att alla kunde få tillgång till och bidra med idéer.
Xtracs användning av Planview AdaptiveWork har bara ökat och har utökats till över 150 användare på tre platser. Teknikdesign, produktionsplanering, kommersiell verksamhet och bygg- och testteam har alla tillgång till denna enda informationskälla och samarbetar mer än någonsin tidigare. De kan också förlita sig på Planview för fortsatt stöd när de expanderar och utvecklar verksamheten globalt.
Product Portfolio Management Automotive Organizations
Automotive and OEM manufacturers across the globe work with Planview to connect their business from ideas to impact, giving a much-needed boost to helping them deliver what matters most. Learn more about how we can help your automotive business gain real-time visibility, proactively manage risks, provide flexibility to work out of the office, and deliver greater business impact.
