Enkelt uttryckt kan man säga att cost management plan är en översikt över projektets uppskattning, fördelning och kontroll av kostnaderna för de resurser som krävs för att slutföra alla projektaktiviteter. Projektets kostnadsplanering är en av de viktigaste delarna av projektets planeringsfasen, och fungerar effektivt som ett skyddsnät som garanterar att projektkostnaderna hålls inom budgetens ramar. I cost management plan analyseras i allmänna termer hur projektkostnaderna kommer att planeras, finansieras och kontrolleras.
En plan för kostnadshantering omfattar flera avgörande förfaranden se till att projektet genomförs inom ramen för den godkända budgeten och kvalitetsnormerna.
Vad ingår i en kostnadsförvaltningsplan?
- Precisionsnivåer: Definierar hur nära de uppmätta värdena ligger varandra, t.ex. avrundning av decimaler i beräknade totaler, vilket kan leda till betydande avvikelser i kostnadsberäkningen. Trots projektets storlek och det faktum att en avsevärd mängd resurser kan användas under ett projekt är det mycket viktigt att fastställa en precisionsnivå redan från början och se till att alla intressenter är informerade och respekterar de överenskomna nivåerna, för att undvika eventuella kostnadsskillnader som kan uppstå.
- Måttenheter: Definiera dimensioner, kvantitet, kapacitet, mängd osv. Eftersom variationer i storlek kan leda till betydande ökningar av material- och produktionskostnader är definitioner av måttenheter en viktig egenskap som måste definieras, särskilt när projektresurser eller förfaranden äger rum i olika länder. Genom att skapa en gemensam referenspunkt kan man underlätta kommunikationen och undvika komplikationer i förståelsen innan de uppstår.
- Tröskelvärden för kontroll: Är regleringen av standarderna för minimi- och maximikostnadsvariationer. Beroende på projektets storlek och dess godkända budget är den viktigast för att förutse ett visst område i budgeten, om det skulle behövas för att få tillbaka den på rätt spår eller om ett projekt inte följer tidsplanen eller om en resurs visar sig kosta mer än vad som ursprungligen beräknats.
- Regler för prestationsmätning: Eftersom alla projekt förväntas ha specifika mål och eftersom produktivitet inte alltid är lika med resultat, är detta en en metod för att mäta graden av fullbordad verksamhet och dess intjänade värde måste fastställas i förväg. När det gäller hur utvecklingen av varje verksamhet ska beaktas är det nödvändigt att fastställa dessa redan i planeringsfasen, eftersom löner och personalresurser vanligtvis utgör den största delen av ett projekts budget.
- Rapporteringsformat: Det är av största vikt att fastställa rapporteringsprotokoll, deras format och frekvens i alla skeden av ett projekt, särskilt med tanke på att ett projekt vanligtvis har mer än två rapporteringsperioder och att rapporteringen kan vara mycket användbar för att upptäcka avvikelser från den ursprungliga planen.
Som projektledare i dagens utmanande affärslandskap är det ganska säkert att du kommer att stöta på frågan "Vad är en kostnadshanteringsplan?". flera gånger under din karriär. Vid dessa tillfällen måste du vara väl förberedd för att kunna svara exakt och specifikt på frågan. Dessutom måste du förstå vikten av att konfiguration av förvaltningskostnader för att projektet ska kunna slutföras på ett framgångsrikt sätt, även om det kanske inte är din starka sida att förutsäga de kommande kostnaderna för projektverksamheten.
Du kommer att ansvara för att hantera och rapportera om projektets kostnader under hela hela dess livscykel, Ju tidigare du utvecklar en uppskattning av kostnaderna och ju mer framsynt du kan vara, desto större är chansen att projektet lyckas. Dessa några råd från Denis Waitley kan vara till stor nytta när du planerar kostnadsstyrningen: "Förvänta dig det bästa, planera för det värsta och förbered dig på att bli överraskad."
